Ochranný svaz autorský zefektivnil svou činnost s produktem Webtica HelpDesk na platformě Microsoft
|
Situace
OSA - Ochranný svaz autorský pro práva k dílům hudebním, o.s. byl založen roku 1919 českými skladateli, textaři a hudebními nakladateli. Dnes zastupuje více než 6000 skladatelů, textařů, hudebních nakladatelů a dědiců autorských práv. Kromě toho OSA na základě recipročních smluv s partnerskými organizacemi zastupuje až milion zahraničních autorů a její repertoár tvoří několik milionů skladeb.
Hlavní činností OSA je kolektivní správa autorských práv k hudebním dílům a zhudebněným textům. Jde zejména o udělování souhlasu k užití děl, výběr a výplaty autorských odměn autorům, dědicům a hudebním nakladatelům.
OSA funguje na principu clearingového centra. Komunikuje s mnoha subjekty od autorů až po velké společnosti užívající autorská díla a převádí mezi nimi finanční prostředky. Této činnosti se věnují interní zaměstnanci i externí spolupracovníci, kteří dohromady tvoří skoro 150členný tým.
Firemní procesy a komunikace probíhaly dříve s využitím Microsoft Office, e-mailovou komunikací anebo na základě papírových dokumentů. To však nebylo transparentní pro management OSA, který neměl efektivní přístup k informacím nutným pro řízení a další rozvoj společnosti.
|
Obchodní cíle
Nové řešení dostalo za úkol splnit tyto požadavky:
| • | Přizpůsobit se procesům uvnitř společnosti OSA, které jsou velmi specifické a unikátní. |
| • | Zjednodušit firemní komunikaci, její zdokumentování, historii a integraci do ostatních systémů (e-mailové služby, ekonomický systém, OSA IS, intranet a další). |
| • | Sledovat průběh práce na jednotlivých úkolech, umožnit dohledání odpovědnosti za jejich vyřízení nebo naopak nevyřízení. |
| • | Zajistit statistiku a reporting činností a následnou optimalizaci organizace firmy a snižování nákladů. |
| • | Propojit centrály a pobočky OSA v rámci jednoho workflow systému. |
| • | Zaručit integraci s produkty a technologiemi Microsoft. |
|
Řešení
OSA nasadila informační systém Webtica HelpDesk pro systematizaci a zefektivnění činností v oblastech správy a řešení požadavků souvisejících s vnitrofiremními procesy. Cílem bylo vytvoření řady serverových služeb, které jsou nezávislé na typu klientského softwaru a kterým může být jak webová aplikace, tak i desktopová aplikace Windows. Výhodou tohoto přístupu, označovaného jako Software+Service, je možnost využívat nejlepších možností počítačů a operačních systémů při zachování přenositelnosti a dostupnosti.
OSA v minulosti využívala mnoho rozdílných produktů a lze říct, že má zkušenosti prakticky se všemi možnými systémy. Nyní si vybrala platformu Microsoft a to z důvodu vysoké technické úrovně na straně serverových systémů i aplikací v podobě Microsoft Office.
Za hlavní vývojářskou platformu byla zvolena technologie .NET z důvodu špičkové kvality, vynikajících vývojových nástrojů a integrace s produkty Microsoft. Společně s novou infrastrukturou se OSA rozhodla vyvíjet nový informační systém postavený na .NET Framework 3.5 a dalších produktech Microsoft. S tím souvisí i reorganizace společnosti a zefektivnění procesů integrované do výše popsané infrastruktury.
Za tímto účelem OSA zvažovala několik stávajících řešení na trhu a nakonec vybrala produkt společnosti Webtica Software, který pokrývá všechny stanovené požadavky, bylo možné jej prakticky okamžitě nasadit a integrovat do vývojového týmu a do vyvíjeného informačního systému pro společnost OSA.
Zvolený produkt splňuje technické požadavky, jako je platforma .NET Framework 3.5, má plně přizpůsobitelné workflow specifickým procesům společnosti OSA, je integrován s Microsoft Active Directory, poskytuje základní repository dokumentů (případně je možné jej napojit na jiný DMS systém) a mimo jiné je možné jej provozovat nad databází SQL Server tak i Oracle.
V neposlední řadě je důležité i uživatelské rozhraní, které je primárně založeno na webových technologiích a umožňuje OSA tento systém používat v rámci intranetové centrály v Praze, nabízí se však také přístup z poboček anebo napojení na webové rozhraní pro autory, nakladatele a uživatele.
Snadná integrace, která se opírá o nové technologie jako Windows Communication Foundation a také přizpůsobení zcela specifickým procesním požadavkům OSA pomocí Windows Workflow Foundation, umožňují společnosti produkt zavádět do všech svých odborů a činností, aniž by bylo nutné dělat programové úpravy anebo nákladné konzultační činnosti umožňující plně automatizovat práci v OSA.
Přínosy
Produkt Webtica HelpDesk byl nejdříve integrován do IT oddělení a vývojových činností ve společnosti OSA. V této části firmy byly nároky nejvyšší a po jeho nasazení došlo ke zpřehlednění a centralizaci projektového řízení do jednoho úložiště. Kromě IT pracovníků softwarově orientovanou část využívají i členové představenstva a dozorčí rady, kteří mohou připomínkovat nebo sami navrhovat funkční požadavky, návrhy a změny týkající se systémů OSA.
Po pilotní fázi je systém zaváděn do ostatních odborů a poboček OSA. Cílem je sjednotit firemní procesy související s vývojem, správou, údržbou a provozem stávajících i budovaných informačních systémů a aplikací a to pomocí Webtica HelpDesk.
V tuto chvíli (září 2008) je vývoj systémů v OSA řízen pomocí Webtica HelpDesk, kde jsou programátorům, technikům i administrátorům přidělovány jejich úkoly. Ty pak mohou být složené z úkolů pro celý tým a rozpadají se na dílčí činnosti a každá z nich je vázáná na konkrétní odpovědné pracovníky a je sledováno jejich plnění podle nastaveného workflow. To se týká jak jednotlivých úkolů, tak i celkového průběhu. Úkoly mohou být přidělovány také samostatně, kdy se pracovník stává řešitelem daného úkolu a je sledován a připomínkován průběh řešení.
Systém nyní umožňuje rozdělovat a řídit činnosti oddělení OSA jak interně, tak i externě na základě požadavků zaměstnanců OSA (např. požadavky při nefunkční síti, konfigurace počítačů atd.).
Následovala implementace Webtica HelpDesku do ostatních oddělení OSA a také do organizačních a řídících složek, jako je například představenstvo a dozorčí rada. Jednotlivá oddělení OSA v tomto systému evidují svoje úkoly, jejich stav a jejich provádění, mohou je vzájemně provazovat a kaskádově vytvářet a dělit na menší úkoly. Společně s představenstvem také vedoucí jednotlivých odborů sledují s pomocí statistik, jak jsou jednotlivé činnosti a úkoly plněny a podle toho rozhodují o přesunu zaměstnanců či posilování jednotlivých činností, nebo naopak jejich zrušení a snižování nákladů s ohledem na nízkou efektivitu.
