Městský úřad Příbram zpřehlednil úředníkům práci díky Microsoft Dynamics NAV
|
Situace
Městský úřad Příbram vykonává státní správu v rámci přenesené působnosti na svém území i v rámci rozšířené působnosti pro obce s více než 37 900 obyvateli.
Moderní městský úřad musí nabídnout nové efektivnější metody komunikace s ostatními organizacemi veřejného sektoru, komerčními partnery a občany. Vrcholové orgány úřadu potřebují dynamické informace k přijetí kompetentních rozhodnutí.
To vše v situaci, kdy rozpočty správních organizací jsou omezovány a kvantum informací a vazeb mezi nimi prudce vzrůstá. Logicky se tedy hledají informační a manažerské systémy pokrývající kompletní paletu činností úřadu, s průhlednou správou a nízkonákladovým provozem.
Stávající systém Městského úřadu Příbram nesplňoval nároky na poskytování informací pro efektivní práci úřadu. Nepokrýval celou šíři (dokonce ani většinu) agend úřadu, databáze nebyly jednotné a pořizovaly se duplicitně na více místech, což přinášelo kromě vyšších nákladů na pořízení dat i větší pravděpodobnost lidské chyby.
Agendy byly řešeny odděleně bez vzájemné vazby. To znamenalo nižší efektivitu práce referentů a dokonce nižší výnosy z výběru poplatků a pokut. Původní systém – tvořený směsicí PVT Fenix, VITA software, Dataprotect, CNS, DTG a dalšími drobnými systémy – nebyl schopen řešit případy občana a úřadu komplexně.
Nebyly k dispozici manažerské výstupy důležité pro rozhodování vedení města. Při zvažování o řešení situace se ukázalo, že úpravy a přizpůsobení stávajících programů by znamenalo neúměrné finanční náklady, prakticky v úrovni nákupu nového systému.
Obchodní cíle
Město Příbram si pro nákup nového systému stanovilo několik cílů:
| • | Komplexní informační systém nastavený pro potřeby města Příbram, který splňuje dnešní i budoucí požadavky na IS veřejné správy a legislativní požadavky České republiky |
| • | Může prokázat srovnatelné reference |
| • | Dostatečně otevřený pro jeho rozšiřování v budoucnosti, např. o portálové řešení komunikace Úřad-občan |
| • | Zázemí silného producenta systému, který zaručí jeho podporu a další rozvoj |
Základní podmínka pro realizaci spočívala v získání pružného a komplexního systému poskytujícího dynamické informace pro personál i management úřadu, s jednoduchou správou a nízkými provozními náklady.
Další podmínkou byla sjednocená datová báze využitelná pro všechny úlohy nového informačního systému a záruka rozšiřitelnosti o nově vznikající agendy, jejichž design si může provést sám administrátor systému.
|
Řešení
Městský úřad Příbram v rámci výběrového řízení vyzval k účasti významné dodavatele ekonomických systémů na českém trhu a po zvážení řady nabídek vybral řešení PROXIO společnosti MARBES CONSULTING s.r.o.
Smlouva byla podepsána v červnu 2006, od začátku září následovala II. Etapa zahrnující instalaci a systémové nastavení, integraci jednotlivých komponent systému, přípravu a převod dat pro zkušební provoz, vyškolení klíčových uživatelů a akceptaci systému pro zkušební provoz. III. Etapa v prosinci 2006 byla obdobím zkušebního provozu, zapracováním změn a připomínek z tohoto provozu, a doškolením ostatních uživatelů (celkem 130 osob).
Po šesti měsících od zahájení projektu proběhla úspěšná akceptace nasazení PROXIO s přechodem od 1.1.2007 do rutinního provozu vlastními zdroji zadavatele. Nový systém slouží každodenní činnosti úřadu a o spokojenosti uživatelů svědčí i požadavek na jeho rozšíření o agendu evidence komunálního odpadu a rozšíření směrem k příspěvkovým organizacím města.
Informační systém PROXIO tvoří:
| • | integrovaný ekonomický systém Microsoft Dynamics NAV v. 4.0 (s rozšířením o aplikace ROZPOČET a Výkaznictví, zahrnující i oblast Mzdy & Personalistika) |
| • | centrální evidenční systém (zahrnující registr obyvatel a adres, registr nemovitostí, evidence partnerů města a evidence nemovitého majetku, matriku, volební agendu) |
| • | centrální agendový systém AGENDIO (s možností nadefinovat si libovolnou novou agendu), včetně správy stavebního řízení a nástrojů pro výplaty sociálních dávek občanům města, včetně evidence a sledování průběhu soudních sporů, evidence žadatelů o byt, smluv uzavíraných organizací a další agendy |
| • | integrovaný systém spisové a archivní služby |
| • | centrální správu systému a jeho jednotlivých komponent včetně správy uživatelských oprávnění k jednotlivým funkcím systému a okruhům dat |
| • | otevřené rozhraní pro komunikaci s GIS systémem |
Jádrem ekonomického systému je produkt Microsoft Dynamics NAV úzce integrovaný s agendou Příjmy & Poplatky, úlohou ROZPOČET + Výkaznictví, Centrálním evidenčním systémem a systémy Personalistika & Mzdy a Majetek. Jeho integrace s komponentami řešení PROXIO je následující:
| • | Evidence smluvních partnerů – Microsoft Dynamics NAV Evidence zakládá partnery města a je jedinečným zdrojem všech potřebných informací a současně místem správy všech partnerů úřadu. Předává do Microsoft Dynamics NAV detailní informace o smluvních partnerech Města Příbram. |
| • | ROZPOČET – Microsoft Dynamics NAV Úloha ROZPOČET slouží k tvorbě, schvalování a úpravám rozpočtů Města Příbram. Detailní informace o schváleném a upraveném rozpočtu jsou dávkově předávány do Microsoft Dynamics NAV. |
| • | ROZPOČET (Výkaznictví) – Microsoft Dynamics NAV Modul slouží k tvorbě tiskových sestav a exportů výkazů, které předepisuje legislativa ČR (FIN 2-12M, rozvaha, příloha, …). Microsoft Dynamics NAV tomuto modulu slouží jako datový sklad. |
| • | Příjmy & Poplatky – Microsoft Dynamics NAV Agenda Příjmy & Poplatky předává do Microsoft Dynamics NAV předpisy závazků a pohledávek, které jsou následně v Microsoft Dynamics NAV zaúčtovány. Příjmy & Poplatky přebírají z Microsoft Dynamics NAV informace o úhradách napárovaných na jednotlivé předpisy včetně doposud nespárovaných plateb (přeplatky, mylné platby). |
| • | Majetek - Microsoft Dynamics NAV Majetek automaticky předává do modulu Finance systému Microsoft Dynamics NAV účetní předpisy jako nezaúčtované finanční doklady. Microsoft Dynamics NAV dochází k zaúčtování majetku (odpisy, pořízení, …). |
| • | Personalistika & Mzdy – Microsoft Dynamics NAV Modul Lidské zdroje v Microsoft Dynamics NAV je využíván pro evidenci zaměstnanců úřadu. Podobně jako v oblasti majetku vstupují do modulu Finance systému Microsoft Dynamics NAV účetní předpisy ze systému Personalistika & Mzdy. V modulu Finance dochází k zaúčtování mezd a platebních příkazů pro odesílání mezd na bankovní účty zaměstnanců. |
Integrace s ostatními komponentami řešení PROXIO (mimo Microsoft Dynamics NAV):
| • | Agenda Příjmy & Poplatky – spisová služba Integrace je řešena on-line prostřednictvím aplikačního rozhraní, které podporuje komunikaci na úrovni dokumentů (popisné informace a obraz dokumentu). |
| • | Agenda Příjmy & Poplatky – geografický systém Vazba na GIS MISYS (produkt společnosti GEPRO) je rovněž realizována prostřednictvím aplikačního rozhraní, které podporuje tyto základní funkce:
|
Jednotlivé komponenty systému PROXIO disponují obecným komunikačním rozhraním pomocí technologií WebServices/SOAP, které umožňuje výše uvedené propojení aplikací.
Přínosy
Implementace systému PROXIO na Městském úřadě Příbram plní všechny požadavky na pružný informační systém veřejné správy:
| • | Ideově a technologicky moderní koncepce IS umožňující budoucí rozšiřitelnost, s vysokou mírou otevřenosti a přizpůsobivosti specifickým požadavkům úřadu, s úzkou integrací mezi ekonomickým, správním, dokumentačním, manažerským i geografickým subsystémem |
| • | Robustnost, stabilita a bezpečnost systému (lokalizace, podpora produktu v ČR) |
| • | Zlepšení uživatelského komfortu a snížení nákladů na správu a provoz (jednotné uživatelské prostředí, centrální administrace) |
| • | Přesná identifikace majetku města |
| • | Transparentní hospodaření s majetkem města |
| • | Přehled o finančních tocích |
| • | Optimalizace čerpání finančních zdrojů |
Zákazník získal velmi stabilní a komfortní informační systém pro efektivní řízení organizace s možností jeho rozšiřování dle budoucích potřeb.
