Vnitrofiremní týmový portál za použití služby Windows SharePoint Services jako účinný nástroj pro zefektivnění týmové spolupráce

Studie ke stažení Vnitrofiremní týmový portál za použití služby Windows SharePoint Services jako účinný nástroj pro zefektivnění týmové spolupráce 354 KB Soubor PDF Aktualizace: 29. ledna 2004 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Služby Video ukázka řešení: Vysoká kvalita (.mpg, 170 MB) Nízká kvalita (.mpg, 30 MB) Překladatelský servis skřivánek, s.r.o. působí na trhu již od roku 1994. V současné době poskytuje služby, jež zahrnují překlady a tlumočení ve všech jazycích a jejich kombinacích a jazykovou výuku realizovanou podle požadavků našich klientů, ve 36 provozovnách v České republice a zahraničí (Slovensko, Polsko, Maďarsko, Bulharsko, Slovinsko, Lotyšsko,Čína). Společnost je českého původu, bez zahraničního kapitálu a v současné době se z hlediska tržeb i rozmístění poboček řadí k největším jazykovým agenturám ve střední a východní Evropě. V rámci systému zabezpečení jakosti podle norem EN ISO 9001:2000 získala certifikát společnosti TÜV. Patří též mezi registrované dodavatele pro Evropskou unii (CCR CZE-23379) a Evropský parlament. Cílem společnosti je plně využít svůj tržní potenciál a převzít významnou úlohu na světových trzích. Profil partnera Společnost CDL SYSTEM a.s. působí na českém trhu informačních technologií již od roku 1992. Orientuje se na dodavatelsko-inženýrskou činnost při výstavbě infrastruktury informačních systémů, zajištění provozuschopnosti ve velmi krátkých reakčních dobách v nepřetržitém provozu a implementaci podnikových informačních systémů pro střední a velké společnosti. Společnost CDL SYSTEM a.s. se především zaměřuje na spolupráci s vedoucími výrobci v jednotlivých oborech jako jsou např. společnosti Microsoft nebo Hewlett-Packard. S podporou uvedených společností také provozujeme prezentační, demonstrační a testovací středisko iCentrum. Cílem tohoto projektu je zejména prezentace podnikových řešení společnosti Microsoft na technologiích HP a mnoho dalších konzultačních služeb. Kontakty: Překladatelský servis skřivánek, s.r.o. Ing.Pavel Skřivánek Majitel společnosti Tel: +420 241 090 944 E-mail: Překladatelský servis skřivánek Mgr.Filip Hroch Generální ředitel Tel: +420 241 090 944 E-mail: Překladatelský servis skřivánek Ing.Roman Pecl Technický ředitel a koordinátor projektu RAP Tel: +420 603 816 856 E-mail: Roman Pecl Na Dolinách 22, 147 00 Praha 4 www.skrivanek.cz CDL SYSTEM a.s. Bc. Jaroslav Kunc Obchodní kontakt Tel: +420 475 238 128 E-mail: Jaroslav Kunc Ing.Jan Lukšík Technický kontakt Tel: +420 475 238 147 E-mail: Jan Lukšík Klíšská 31, 400 01 Ústí nad Labem E-mail: info www.cdl.cz www.cdlsystem.com Výchozí situace Před vytvořením vnitrofiremního portálu měla společnost k dispozici firemní intranet, který byl ovšem statický a většina komunikace mezi členy týmů probíhala na bázi emailů. Řešení Aby byly splněny požadavky a cíle společnosti na realizaci vnitrofiremního týmového portálu přístupného i ze vzdálených poboček a určeného pro prezentaci vnitrofiremních informací, dokumentů, kontaktů a týmovou spolupráci, bylo zvoleno řešení, jehož základem je použití služby Microsoft Windows SharePoint Services (WSS). Výhody • zefektivnění sdílení dat • sjednocení a zjednodušení správy dokumentů a veškerých informací k danému projektu • zlepšení a zefektivnění komunikace v rámci celé společnosti • zvýšení produktivity práce vzhledem k sjednocení a unifikaci přístupu k různým typům dat Software a služby • Microsoft Office XP • Microsoft Office 2003 • Microsoft Windows 2003 Server • Microsoft FrontPage 2003 • Microsoft Windows SharePoint Services • Microsoft Outlook 2003 • Microsoft Exchange Server 2003

Situace

Před vytvořením vnitrofiremního portálu měla společnost k dispozici firemní intranet, který byl ovšem statický a většina komunikace mezi členy týmů probíhala na bázi emailů. To bylo časově náročné a často docházelo k redundanci dokumentů. Problematický byl i přístup zaměstnanců z provozoven mimo centrálu ke společným datům - chyběla centrální evidence dokumentů, úkolů či seznam lidí podílejících se na daném projektu.

Důvody pro změnu:

Iniciativy společnosti:

Jedním z dalších důvodů byl i vstup České republiky do Evropské Unie, a tím pádem účast společnosti Překladatelský servis skřivánek, s.r.o. na různých tenderech Evropské Unie, upřednostňující pro své projekty společnosti, pokrývající co nejvíce jazyků a zemí.

Pro produkty Microsoft se společnost Překladatelský servis skřivánek, s.r.o. rozhodla především pro jejich komplexnost, provázanost jednotlivých nástrojů a rovněž pro jejich snadnou správu a přívětivé uživatelské prostředí, které umožní zaměstnancům věnovat čas především své práci a nikoli časově náročnému studiu, jak s danou aplikací či nástrojem zacházet.

Modernizace IT v oblasti konektivity centrály s pobočkami a hardwarového vybavení serverů i stanic umožnila přechod na nejnovější prostředí Microsoft Windows Server 2003 a Windows XP, Microsoft Office System 2003 a zprovoznění Windows SharePoint Services.

Pro samotnou implementaci produktů byl vybrán certifikovaný partner společnosti Microsoft s.r.o. společnost CDL SYSTEM a.s., která již dříve se společností Překladatelský servis skřivánek, s.r.o. spolupracovala při výběru nového firemního informačního systému. Jednání i samotná implementace probíhaly velmi korektním a rychlým způsobem.

Obchodní cíle

Hlavním cílem pilotního projektu v rámci programu Rapid Adoption Program bylo otestovat provázanost Microsoft Office Systemu s portálem, postaveném na Microsoft Windows SharePoint Services, které umožňují zvýšení produktivity práce všech zaměstnanců společnosti.

Jednotlivé cíle byly následující:

Řešení

Aby byly splněny požadavky a cíle společnosti na realizaci vnitrofiremního týmového portálu přístupného i ze vzdálených poboček a určeného pro prezentaci vnitrofiremních informací, dokumentů, kontaktů a týmovou spolupráci, bylo zvoleno řešení, jehož základem je použití služby Microsoft Windows SharePoint Services (WSS). Tato služba je standardní součástí operačního systému Microsoft Windows Server 2003.

Pro bezpečný klientský přístup ze vzdálených poboček bylo využito virtuálních privátních sítí (VPN), jejichž podpora je standardně implementována jak na straně Windows Serveru 2003, tak na straně klientů Windows 98, 2000 i XP).

Uživatelský přístup k portálu, který byl následně vytvořen a nakonfigurován podle požadavků společnosti Překladatelský servis skřivánek, s.r.o., je řešen prostřednictvím internetového prohlížeče Internet Explorer 5.5 nebo 6.0 a pro přístup k dokumentům je využito aplikací Microsoft Office 2003.

Pro komunikaci, plánování schůzek, vedení kontaktů a kalendářů se plánuje využití poštovních klientů Microsoft Outlook 2003 a poštovní server Microsoft Exchange Server 2003 a to zejména díky nadstandardní podpoře ze strany portálového řešení Windows SharePoint Services.

V prvopočátku testovalo novou verzi Microsoft Office 2003 zhruba 25 uživatelů z různých oddělení (např. jazyková škola, projektoví manažeři, překladatelé a korektoři, vedení společnosti a IT oddělení).V průběhu ledna se plánuje rozšíření na všechny uživatelské stanice ve společnosti.

Portál Windows SharePoint Services je ve fázi pilotního projektu, kterého se účastní cca 10 zaměstnanců společnosti.

Harmonogram prací

Příklad pilotního projektu:

Účastní-li se společnost tenderu Evropské Unie na překlady, je k tomu zapotřebí mít k dispozici různé dokumenty a nabídky, které musí sdílet a zpracovávat větší množství zaměstnanců z různých provozoven. Pokud chce společnost nabídnout například překlad zároveň do českého a do maďarského jazyka, je vytvořen týmový web, kam je možné ukládat veškeré dokumenty pro vypsaný tender a pracovat s nimi (což znamená diskutovat nad dokumenty, předávat si úkoly, informace a zprávy). Přístup k týmovému webu má každý zaměstnanec spolupracující na daném projektu. Na týmovém webu je též udržována historie verzí jednotlivých dokumentů.

Tato komunikace dříve probíhala pouze na bázi emailů, byla tudíž mnohem časově náročnější, nepřehledná a složitá na evidenci všech dokumentů a jejich posledních verzí.

Přínosy

Možnosti budoucího vývoje K plnohodnotnému využití portálu se do budoucna plánuje zakoupení a zprovoznění Microsoft Exchange Server 2003. Díky tomuto produktu dojde k celkovému sjednocení veškerých kontaktů, úkolů, kalendářů a uživatel bude mít k dispozici úplné informace a jejich správu ze svého poštovního klienta Microsoft Outlook 2003 jež bude úzce spolupracovat s portálem.

Školení V průběhu implementace proběhlo školení pro správce portálu, jelikož je implementovaný systém založen na běžně známých internetových technologiích, nebylo školení nijak časově náročné. Po úspěšné realizaci celého systému byli koncoví uživatelé seznámeni se strukturou a funkčností portálu spolu s použitím aplikací v rámci Microsoft Office Systemu. Součástí webového portálu je uživatelská příručka v českém jazyce, kde je možné získat mnoho užitečných informací a rad.

Podpora Ze strany společnosti CDL SYSTEM a.s. je do budoucna zajištěna hot-line podpora a konzultace dalšího využití portálového řešení i podpora při vývoji aplikací, které by byly integrovány do portálu a rozšiřovaly jeho využití a funkčnost.

Technologie:

Použité technologie společnosti Microsoft

Ukázky – screenshoty

Úvodní stránka intranetového portálu společnosti Překladatelský servis skřivánek

Práce se sdíleným pracovním prostorem, který může obsahovat libovolné typy dokumentů

Práce s dokumentem otevřeným z portálu v aplikaci Word (zobrazení "Sdíleného pracovního prostoru")

Nahoru