Úřad pro ochranu osobních údajů díky platformě Microsoft zrychlil práci s dokumenty
|
Situace
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) je nezávislým orgánem, který provádí dozor nad dodržováním zákonem stanovených povinností při zpracování osobních údajů, vede registr povolených zpracování osobních údajů, přijímá podněty a stížnosti občanů na porušení zákona a poskytuje konzultace v oblasti ochrany osobních údajů.
Informační systém v ÚOOÚ vychází z požadavků zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, kdy jsou orgány veřejné správy povinny provádět tzv. řídící kontrolu - čili kontrolu plánovaných a realizovaných finančních operací.
Řešení realizuje základní část Vnitřního kontrolního systému, který umožňuje provádění Řídící kontroly, včetně elektronického podepisování a archivace dokumentů. Systém realizovaný na platformě Microsoft je provozován na Úřadě pro ochranu osobních údajů a byl dodán a je průběžně upravován společností DYNATECH.
Úřad pro Ochranu osobních údajů před zavedením nového systému prováděl Řídící kontrolu formou papírových formulářů, které popisovaly připravované operace při uzavírání závazků (objednávky, smlouvy) a jejich úhrady (faktury, pokladní doklady). Tyto formuláře byly dle vnitřních předpisů přenášeny mezi odpovědnými pracovníky k vyjádření, odsouhlasení a podpisu.
Obchodní cíle
Mezi základní požadavky na nový systém patřilo nahrazení papírových formulářů elektronickými a zajištění oběhu těchto dokladů prostřednictvím workflow tak, aby vše bylo v souladu se zákonem č. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Současně mělo dojít k propojení na stávající aplikace a užívané počítačové prostředí.
Cíle související s novým řešením lze shrnout do těchto bodů:
| • | Přesné definování a dokumentace schvalovacích a kontrolních postupů |
| • | Počítačová podpora pro vytváření, oběh a schvalování dokumentů a také digitální podepisování dokumentů |
| • | Důvěryhodnost a prokazatelnost Řídící kontroly - dokumentace průběhu pracovního postupu, zaručený elektronický podpis všech osob provádějících řídící kontrolu na všech elektronických dokumentech |
| • | Vazba pracovního postupu a řešení na organizační strukturu a přítomnost osob na pracovišti, rozpočet, evidenci majetku, účetnictví, infrastrukturu ICT (Active Directory, Microsoft SQL Server, karty a certifikáty) |
Řešení
Informační systém Řídící kontrola je systém na platformě Microsoft, který obsahuje formuláře a workflow pro podporu rozhodovacího a schvalovacího procesu při nákupu zboží a služeb a uskutečňování plateb.
|
Systém je založen na těchto základních principech:
| • | elektronická výměna dokumentů (workflow) | ||||||
| • | schvalovací proces musí být dokladovaný nejméně 2 elektronickými podpisy na jednom dokumentu | ||||||
| • | správci rozpočtových položek, správce rozpočtu a hlavní účetní musí znát čerpání svého rozpočtu ve 3 různých stavech
| ||||||
| • | systém je nezávislý na ostatních aplikacích jako jsou například ekonomické a personální systémy a účetnictví | ||||||
| • | aplikace pracuje jako tenký klient |
Přínosy
Základní přínosem projektu je definování pracovních postupů v souladu s platnou legislativou a jejich podpora prostřednictvím počítačové aplikace, což vede k efektivnější činnosti úřadu nejen při vykonávání Řídící kontroly, ale i při zpracování standardních dokladů jako jsou Objednávky, Smlouvy, Faktury, Cestovní příkazy a další doklady.
Mezi hlavní přínosy patří:
| • | Automatizovaně vytvářené dokumenty a dokumentované postupy jejich schvalování dle rolí uživatelů v organizaci |
| • | Aktuální informace o stavu a čerpání rozpočtu, včetně plánovaných a realizovaných závazků, o stavu schvalování žádanek, uzavírání závazků a úhradě faktur |
| • | Přidělování úkolů v souladu s organizační směrnicí a podle přítomnosti pracovníků na pracovišti |
| • | Kontrola dodržení termínů při plnění termínů úkolů a jejich eskalace při prodlení |
| • | Provázanost organizační struktury a aplikačních rolí a nezávislost aplikace na personálním obsazení jednotlivých tabulkových míst |
| • | Integrace s ekonomickým a personálním systémem |
