Potravinářství a farmacie

Mrazivý business s Microsoft Dynamics AX ve společnosti Nowaco

Společnost NOWACO měla jako jeden z hlavních požadavků na nový podnikový systém vyřešení logistiky skladu, v němž je třeba pracovat s co nejpřesnějšími údaji. Dalším problémem, který měl nový systém řešit, byly vysoké časové nároky na zpracování dat v prodejní oblasti, kde je nutné zpracovat několik tisíc dokladů denně. Po nařízení EU č. 178/2002 bylo také potřeba zavést adresné skladování (traceability).

Na výrobcích ze závodů Nowaco si denně pochutnají stovky tisíc lidí, aniž by tušili, že jejich jídlo předtím prošlo desítkami firemních procesů v podnikovém systému Microsoft Dynamics AX.

Společnost Nowaco dříve využívala podnikový informační systém Microsoft XAL, v roce 2005 se rozhodla pro výměnu komplexního podnikového informačního systému.

Obchodní cíle
Nový podnikový informační systém společnosti Nowaco měl řešit následující požadavky v rámci podnikových procesů:

Společnost Nowaco také kladla důraz na to, aby nový informační systém využíval moderní technologie, které umožňují snadné napojení na externí aplikace, vlastní vývoj a modularitu systému.

Popis celkového řešení
Holdingová skupina NOWACO Group si na přelomu roku 2005 - 2006 vybrala nový podnikový informační systém pro plánování a řízení firemních zdrojů (ERP) společný pro všechny společnosti skupiny NOWACO v České republice, na Slovensku a v Maďarsku. Po náročném výběru zvolila řešení od společnosti IT SYSTEMS a.s. založené na Microsoft Dynamics AX 4.0.

Microsoft Dynamics AX je moderní systém přizpůsobený novým trendům podnikové komunikace. Vznikl tak, aby vyhověl rozdílným požadavkům na flexibilitu, výkon, efektivitu a bezpečnost. Charakterizují ho nízké náklady na pořízení systému a vlastnictví řešení, stejně jako rychlá návratnost investice.

Systém je plně navržen pro lokální i mezinárodní společnosti, čemuž je přizpůsobena celosvětová podpora a garance rozvoje společnosti Microsoft.

Oblast dopravy a konsolidace řeší externí software integrovaný s Microsoft Dynamics AX.

Hlavní důvody, proč společnost Nowaco vsadila na informační systém Microsoft Dynamics AX byly následující:

Společnost Nowaco se pro Microsoft Dynamics AX rozhodla v době, kdy se již pozvolna chystala na trh nejnovější verze 4.0. Tato skutečnost ještě více hrála do karet jednomu z kritérií při výběru nového systému. Nowaco chtělo mít k dispozici podporu pro nový systém co nejdéle, avšak nejméně 8 let. Na druhou stranu to znamenalo pustit se do doposud neprobádaných vod.

Společnost Nowaco se nakonec rozhodla nasadit rovnou novou verzi 4.0. Velice tomu pomohlo začlenění tohoto projektu do TAP programu (Technology Adoption Program), v rámci něhož implementátoři testovali a poskytovali zpětnou vazbu Microsoftu o funkčnosti nové verze v reálných podmínkách a měli zajištěnou podporu přímo u vývojového centra Microsoftu.

Termín nasazení úzce související s termínem restrukturalizace celé společnosti však musel být zachován, přičemž při implementaci nového systému samozřejmě existoval požadavek na optimalizaci firemních procesů.

To se také povedlo. Nowaco, poučené z minulé implementace, již vědělo, že je důležité, aby společnost maximálně při analýzách a nasazení systému spolupracovala s dodavatelem. Navíc významně pomohl fakt, že s dodavatelem IT SYSTEMS již Nowaco několik let spolupracovalo.

Počáteční analýza trvala tři měsíce a přinesla své ovoce. S analytiky dodavatele spolupracovali pracovníci coby klíčoví uživatelé na všech třech úrovních řízení a nezřídka byl přizván i zaměstnanec přímo z provozu. S tím výsledkem, že i v dobře a bezproblémově fungujících procesech byl nalezen potenciál k optimalizaci a dosažení ještě větší efektivity. Někdy takový impuls přišel třeba z dceřiné společnosti na Slovensku, která sice používala stejné systémy, nabízela stejné produkty, ale v průběhu let jednoduše přišla na to, že by něco šlo dělat jinak a lépe a do zbylých 10 společností už se tato myšlenka nedostala.

Díky profesionalitě a nasazení IT SYSTEMS se vše dařilo nakonec stihnout přesně podle plánu vytyčeného datem finální restrukturalizace všech 11 společností. Během 5 měsíců tak bylo pro 3 největší distribuční firmy ve skupině implementováno společné podnikové řešení, které umožnilo centralizovat celou správu i hardwarová řešení, snížit tím náklady na IT a zrychlit a zefektivnit řízení i reporting.

Den „D“ nastal v sobotu 30. 12. 2006, kdy byla během jediného dne za plného provozu na nový systém převedena všechna 3 distribučních depa v ČR, a mohla tak být sloučena v jednu společnost.

Ještě tentýž den (sobota je v Nowaco pracovní) tak proběhly fakturace, kterých je v průměru 5000 denně, v novém systému. Od 2. ledna 2007 již celá firma „jela“ na novém systému, a byla tak mezi prvními na světě, které nasadily Microsoft Dynamics AX 4.0.

Plánovaná implementace nenarušila obchodní činnost společnosti. Především díky dobře vedenému projektu a disciplinovanosti pracovníků na straně zákazníka i na straně dodavatele.

Nová verze informačního systému Microsoft Dynamics AX 4.0 přinášela řadu specifik. Tento fakt vyvolal zvýšené nároky na řízení projektu z důvodu měnících se podmínek v jeho průběhu. Během něj došlo také ke spojování právních subjektů zákazníka. To s sebou přinášelo i poměrně složitý přenos dat ze tří různorodých ERP systémů (Microsoft XAL, Microsoft Navision a Magis). Tyto náročné podmínky však neměly vliv na plánované zahájení provozu v Nowaco Czech Republic s.r.o.

Výsledky a přínos pro firmu
Společnost Nowaco předpokládá velmi rychlou návratnost investice díky přínosům nového řešení, mezi nimiž lze jmenovat především:

Také byla dokončena implementace podnikového informačního systému v Nowaco Slovakia a od 1.5.2007 byl zde zahájen ostrý provoz. V Nowaco Hungaria se implementace v současnosti připravuje.

Nahoru