Vzhledem k tomu, že objem e‑mailů v organizacích stále roste, stala se postupně potřeba systematické archivace těchto informací jednou z hlavních priorit. Archivace ulehčí uživatelům práci s e‑maily. Při uvolnění místa v poštovní schránce uživatele totiž dojde ke zvýšení výkonu. Díky archivaci dokážou organizace také lépe plnit požadavky, které jsou na ně kladeny v souvislosti s dodržováním předpisů a elektronickým právním zjišťováním. Mohou totiž e‑maily snadněji spravovat a prohledávat. Aby bylo možné reagovat na tyto potřeby, je Exchange Server 2010 nyní vybaven novými funkcemi pro archivaci, které v kombinaci s dalšími rozšířenými funkcemi pro správu poštovní schránky, včetně pokročilých zásad vyhledávání ve více poštovních schránkách, zadržování obsahu pro právní účely a podrobných zásad uchovávání informací, přináší komplexní řešení. Tato integrovaná funkce, která je snadno použitelná a snadno nasaditelná, umožňuje organizacím přestat využívat samostatná řešení pro archivaci a zjednodušit procesy dodržování předpisů a právních zjišťování.
Popisy funkcí
Osobní archiv: Další poštovní schránka spojená s primární poštovní schránkou uživatele. Zobrazuje se společně s primárními složkami poštovních schránek v aplikaci Outlook. Tímto způsobem má uživatel přímý přístup k e‑mailům v rámci archivu stejným způsobem, jak kdyby byly v primární poštovní schránce. Uživatelé mohou přetahovat soubory PST do osobního archivu – výsledkem je jednodušší přístup online a efektivnější možnosti právního zjišťování v organizaci. Položky pošty z primárního archivu mohou být také automaticky odebírány z osobního archivu, a to pomocí zásad uchovávání informací. Lze tak snížit velikost primární poštovní schránky a optimalizovat práci s ní. Uživatelé mohou navíc pomocí aplikace Outlook prohledávat osobní archiv a primární poštovní schránku souběžně.
Zásady uchovávání informací: Umožňují použít nastavení uchovávání informací pro konkrétní položky nebo složky v poštovní schránce. Zásady konfiguruje správce serveru Exchange. Zobrazují se navíc v každém e‑mailu společně se záhlavím, ve kterém je uvedena použitá zásada a datum odstranění. Pomocí těchto záhlaví mohou koncoví uživatelé snadněji zjistit, na kdy je nastaven konec platnosti e‑mailu, a v případě, že má být e‑mail zachován po delší dobu, použít novou zásadu vypršení platnosti. Správci mohou také nastavit výchozí zásady, pomocí kterých lze zprávy přesouvat z primární poštovní schránky do archivu automaticky.
Prohledávání více poštovních schránek: Umožňuje vyhledávat položky pošty ve více poštovních schránkách. Těmito položkami mohou být e‑maily, přílohy, položky kalendáře, úkoly a kontakty, ale také soubory chráněné Správou přístupových práv k informacím. Vyhledávání ve více poštovních schránkách funguje souběžně jak pro primární poštovní schránky, tak pro osobní archivy pomocí snadno použitelného ovládacího panelu. To umožňuje autorizovaným uživatelům oddělení lidských zdrojů, právního oddělení a oddělení zajišťujícího dodržování předpisů hledat položky pošty i bez asistence IT oddělení. Pro účely právního zjišťování lze e‑mail nalezený při hledání položek pošty zkopírovat a přesunout do zadané poštovní schránky nebo externího úložiště, které případně definuje správce pro účely dalšího přezkoumání. Příklady rozšířených možností filtrování: odesílatel, příjemce, zásady vypršení platnosti, velikost zprávy, datum odeslání či přijetí, kopie či skrytá kopie a regulární výrazy.
Zadržování obsahu pro právní účely: Umožňuje okamžitě uchovávat odstraněné a upravené položky v poštovní schránce uživatele (e‑maily, události, úkoly atd.) jak z primární poštovní schránky, tak i z jejich osobního archivu. Zabránění odstranění pro případ soudních sporů lze nastavit u jednotlivých poštovních schránek nebo v rámci podniku. Součástí je také možnost automatického upozornění uživatelů na to, že obsah jejich poštovních schránek je zadržován pro právní účely.
