E-mail výrazně zlepšil naše možnosti sdílení informací, ale zároveň zvýšil riziko neoprávněného přístupu k citlivým položkám komunikace a informacím a jejich náhodné distribuce. K naléhavosti problému přispívá zvláště rostoucí počet nařízení požadujících ochranu osobních informací zákazníků i zaměstnanců. Produkt Exchange 2010 je zaměřen na dokonalejší řízení informací distribuovaných prostřednictvím e-mailu a vychází z již komplexní sady funkcí pro ochranu a kontrolu informací s možností efektivnějšího zachycení, moderování, šifrování a blokování e-mailu. Uvedené funkce společně správcům přinášejí širší nabídku možností řízení bez ohledu na to, zda chcete proaktivně řídit e-maily pomocí automatických zásad nebo poskytnout uživatelům upozornění a nástroje pro dokonalejší správu jejich vlastních postupů ochrany informací.
Popisy funkcí
Pravidla ochrany přenosu: Tato pravidla v případě použití společně se službou AD RMS (Active Directory Rights Management Services) umožňují správcům u e-mailu (včetně příloh ve formátu aplikací systému Office a formátu XPS) po odeslání zprávy automaticky nastavit ochranu pomocí Správy přístupových práv k informacím. Tímto způsobem zajistíte trvalou ochranu souboru bez ohledu na jeho místo určení a v závislosti na sadě šablon zásad služby AD RMS, která je k dispozici v nasazení této služby, znemožníte předávání dál, kopírování či tisk. I hlasovou poštu lze chránit tím, že znemožníte její předání dál neoprávněným uživatelům.
Podpora Správy přístupových práv k informacím v aplikaci Outlook Web Apps (OWA): Tato podpora umožňuje uživatelům nativně (stejným způsobem jako v aplikaci Outlook) číst a vytvářet zprávy chráněné pomocí Správy přístupových práv k informacím. Přístup ke zprávám chráněným pomocí Správy přístupových práv k informacím lze v aplikaci OWA získat prostřednictvím prohlížeče Windows Internet Explorer, Firefox nebo Safari. (Není vyžadován žádný modul plug-in.) K dispozici je fulltextové vyhledávání, konverzační zobrazení a podokno náhledu.
Pravidla ochrany aplikace Outlook: Umožňují před odesláním zprávy automaticky aktivovat aplikaci Outlook za účelem nastavení šablony RMS podle identit odesílatele či příjemce. Vzhledem k tomu, že jsou zprávy v počítači chráněny ještě před odesláním na server Exchange, umožňuje tato funkce organizaci zablokovat pro poskytovatele služeb třetí strany nebo správce serveru Exchange zobrazení citlivého obsahu doručovaného mezi zaměstnanci.
Dešifrování přenosu: Umožňuje agentům přenosu přístup ke zprávám chráněným pomocí Správy přístupových práv k informacím, aby mohli provádět akce, jako je například filtrování obsahu, nastavení podpisů prostřednictvím pravidel přenosu nebo antispamová či antivirová kontrola. Dešifrování přenosu je zároveň možné použít u zaznamenávání deníku a tímto způsobem zajistit, aby sestavy deníku odesílané do poštovních schránek deníku nebo produktů jiných výrobců pro archivaci obsahovaly dešifrovanou kopii (tj. kopii ve formátu prostého textu) zpráv chráněných pomocí Správy přístupových práv k informacím, včetně příloh ve formátu aplikací systému Office a ve formátu XPS. Uvedený postup umožňuje indexování a prohledávání zpráv chráněných pomocí Správy přístupových práv k informacím pro účely právního zjišťování nebo dodržování předpisů.
Dynamické podpisy: Umožňují automaticky nastavit podpis v dolní části e-mailu na základě atributů daného odesílatele ve službě Active Directory. Tuto funkci lze také nakonfigurovat na nastavení podpisů HTML ve formátu RTF s konkrétními písmy, logy a dalšími prvky.
Rozšířené podmínky pravidel přenosu: Umožňují moderování, šifrování pomocí Správy přístupových práv k informacím, podepisování či blokování e-mailu na základě podrobnějších podmínek, jako je skutečný obsah přílohy aplikace systému Office, atributy uživatele ve službě Active Directory (například oddělení, země, manažer) nebo různé typy zpráv (například automatické odpovědi, položky kalendáře a další).
Tipy pro e-mail: Upozorňují odesílatele e-mailu za určitých podmínek, které mohou vést k porušení zásad nebo způsobit riziko nechtěného doručení. Uvedená funkce bude například u e-mailu generovat upozornění v případě, že odesílatel chce odpovědět všem nebo odesílá e-mail velké skupině či externímu příjemci. Tipy pro e-mail jsou k dispozici v aplikaci OWA i Outlook 14.
Moderování: Umožňuje přesměrovat e-mail na manažera nebo důvěryhodného správce, aby jej mohli zkontrolovat. Recenzent může pak zprávu schválit či zablokovat. V případě zablokování může zaslat zpět odesílateli vysvětlení.
