Komunikační technologie se po několikaleté přestávce začaly rychle měnit. Rychle roste počet organizací, které se velmi snaží zajistit pro své mobilní pracovníky efektivnější způsoby správy hlasové pošty. IT správci dostávají ve stále vyšší míře úkoly zaměřené na zajištění zabezpečeného a intuitivního přístupu k jednotnému zasílání zpráv za účelem optimalizace produktivity a snížení režie správy.
Exchange Server 2010 uvedený požadavek řeší při současném snížení nákladů a v porovnání s tradičními systémy hlasové pošty nabízí nebývalou flexibilitu, která umožňuje zvýšení denní produktivity díky konsolidaci e-mailů a hlasové pošty do jediné složky s doručenou poštou. Služba Jednotné zasílání zpráv současně uživatelům poskytuje jedinečný a rychlý nový způsob přístupu k informacím prostřednictvím telefonu, počítače nebo mobilního zařízení.
Služba Jednotné zasílání zpráv systému Exchange Server 2010 umožňuje následující činnosti:
- Můžete přijmout hlasovou poštu bezprostředně po jejím doručení, a to prostřednictvím funkcí převodu řeči na text náhledu hlasové pošty, které umožňují rychle a efektivně reagovat na hlasovou poštu i bez telefonu nebo reproduktoru počítače.
- Můžete spravovat systém hlasové pošty a e-mailový systém pomocí jediné platformy. Můžete koncovým uživatelům povolit vytváření přizpůsobených pozdravů a nastavení individuálních možností přesměrování hovorů.
- Můžete spravovat službu Jednotné zasílání zpráv prostřednictvím skriptovatelných příkazů usnadňujících vytváření přizpůsobitelných pracovních postupů.
- Můžete vytvořit vysoce dostupné a spolehlivé infrastruktury služby Jednotné zasílání zpráv odpovídající potřebám organizace.
- Můžete nastavit rozsvícení indikátoru čekající zprávy na telefonu, který oznamuje doručení nové zprávy hlasové pošty.
Popisy funkcí
Náhled hlasové pošty: Exchange Server 2010 umožňuje snadněji procházet jednotlivé hlasové zprávy. Uživatel může díky funkci převodu řeči na text v produktu Exchange Server 2010 číst obsah zvukových záznamů stejným způsobem, jako by četl e-mail. Pokud je výsledná hlasová zpráva otevřena pomocí aplikace Microsoft Office Outlook 2010, změní se navíc náhled hlasové pošty na aktivní zobrazení. Všechna rozpoznaná jména, kontakty a telefonní čísla budou označeny ikonami, které může uživatel vybrat pro přidání kontaktů, volání pomocí aplikace Office Communicator nebo odeslání e-mailu. Procházení zvukového záznamu bylo zjednodušeno tak, že po kliknutí na některé místo v textu přejde hlasová pošta na dané slovo a bude pokračovat v přehrávání.
Chráněná hlasová pošta: Exchange Server 2010 řeší problém neoprávněné distribuce zpráv zabezpečením jejich obsahu, určením uživatelů s povoleným přístupem k danému obsahu a nastavením povolených operací uživatelů pro obsah. Produkt pomocí služby AD RMS (Active Directory Rights Management Services) nastavuje oprávnění Nepředávat dál u hlasových zpráv určených odesílatelem (uživatel zprávu označí jako soukromou) nebo zásadami správy. Tímto způsobem znemožní předání chráněné hlasové pošty dál neoprávněným osobám v přehrávatelné podobě bez ohledu na použitého poštovního klienta.
Indikátor čekající zprávy: Služba Jednotné zasílání zpráv nyní uživatele s podporovaným stolním telefonem upozorňuje na přítomnost nové či nepřečtené hlasové pošty, a to rozsvícením indikátoru společně s údajem o počtu. Uživatelé si mohou zároveň nakonfigurovat účet pro upozornění na textové zprávy, aby jim mohl být doručen začátek obsahu náhledu hlasové pošty ve formě zprávy SMS.
Automatický telefonický systém: Uživatelé často hledají zaměstnance organizace, ale neznají číslo jeho linky nebo přesné telefonní číslo. Automatický telefonický systém služby Jednotné zasílání zpráv systému Exchange umožňuje uživatelům snadno přejít k osobě, se kterou se pokoušejí spojit během volání organizace, pomocí klávesnice telefonu nebo hlasových příkazů umožňujících navigaci ve struktuře nabídky, volání uživateli nebo vyhledání uživatele a následnému volání. Automatický telefonický systém nabízí následující možnosti:
- Můžete vytvořit přizpůsobitelnou sadu nabídek pro volající.
- Můžete definovat informativní pozdravy, pozdravy pro pracovní dobu, pozdravy pro mimopracovní dobu a pro dovolené či svátky.
- Můžete popsat způsob prohledávání adresáře organizace a postup připojení k lince uživatele.
- Můžete povolit externím uživatelům volání operátora.
Pravidla pro odpověď na volání: Služba Jednotné zasílání zpráv nabízí uživatelům větší kontrolu nad voláním. V případě prodejce je například možné namísto toho, aby byl důležitý potenciální zákazník přesměrován na hlasovou poštu, je přesměrován na mobilní či domácí telefon. Pravidla pro odpověď na volání umožňují kromě zanechání hlasové pošty nastavit vlastní pozdravy pro volající a možnosti vyhledání uživatele nebo přesměrování hovoru. U uvedených pravidel lze navíc určit podmínky (jako je například ID volajícího, denní doba nebo stav pro volný čas či zaneprázdněnost), které koncovým uživatelům nabízejí větší kontrolu nad konkrétním způsobem telefonického kontaktování.
Outlook Voice Access: Uživatelé v současnosti mohou pomocí aplikace Outlook Voice Access získat větší přehled o svých složkách Doručená pošta, a to prostřednictvím klávesnice telefonu nebo hlasových příkazů. Tímto způsobem je zajištěn přístup ke schránce odkudkoli, pokud je uživatel mimo dosah svého počítače nebo zařízení připojeného k Internetu. Uživatelé se nyní již nemusí obávat pozdního příchodu na schůzky nebo toho, že při cestách nebudou v kontaktu, protože mohou ihned zavolat do své schránky a spravovat kalendář, kontakty a e-maily.
Podpora jazyků: V současné době může více uživatelů poslouchat e-maily a hlasovou poštu a odpovídat na ně ve svém rodném jazyce či dialektu. Exchange Server 2010 nabízí široké možnosti podpory jazyků společně s podporou 16 jazyků, včetně tří variant angličtiny, dále mandarínštiny, kantonštiny, evropských a severoamerických verzí španělštiny a francouzštiny a několika dalších evropských jazyků.
