Údržba SAM

Nepolevte ve svém úsilí a získejte maximální výhody správy softwarových aktiv

Díky přijetí spolehlivých zásad a postupů pro pořizování softwaru, jeho úschovu, inventarizaci a používání jste na dobré cestě k implementaci úspěšného průběžného plánu SAM. Než budete pokračovat dále, přesvědčte se, že plán zavedený ve vaší organizaci umožňuje:

• Centralizovat nákupy softwaru a díky tomu si udržet přehled a kontrolu

• Standardizovat softwarové tituly a zajistit tak, aby zaměstnanci používali stejné verze

• Vytvořit databázi inventáře softwaru nebo tabulku umožňující sledovat licence na software

• Vyřadit z provozu zastaralé pracovní stanice a software

Postup krok za krokem: vytvoření a údržba plánu

Krok 4: V tomto kroku získáte tipy pro uvedení plánu SAM do chodu a dozvíte se, jak zajistit jeho pokračování − aby vám vaše úsilí přinášelo maximální hodnotu nyní i v budoucnu.

Přehrát lekci (US)

Udržení správy softwarových aktiv

• Analýza softwaru: Udržujte si neustálý přehled o tom, co vlastníte, což vám umožní co nejlépe využívat a co nejúčinněji podporovat vaše softwarová a hardwarová aktiva. Nejlepším postupem je plánovat investice do softwaru předem, to vám poskytne možnost kontrolovat náklady a přijímat kvalitnější strategická rozhodnutí v souladu s růstem vaší společnosti.

• Uchování softwaru v bezpečí a udržení přehledu o něm: Pokračujte ve své práci na inventarizaci a dodržujte rozvrh pravidelné inventarizace, který vám poskytne neustále aktuální informace a jistotu, že zachováváte soulad s licenčními podmínkami.

• Snížení nákladů na podporu: Proveďte standardizaci aplikací a systémů, která umožní optimalizovat vaše aktiva a snížit náklady na podporu.

• Školení: Postarejte se, aby zaměstnanci byli dobře vyškoleni a zapojili se do procesu implementace a údržby vašeho plánu SAM.

Analýza softwaru

Znalost toho, co máte

Zkuste pro svou organizaci vytvořit „mapu“ softwaru a hardwaru. Přehled o nainstalovaném softwaru, ve kterých je počítačích a kde se tyto počítače v celé vaší organizaci nacházejí, může být velmi užitečný, zejména pro tým technické podpory. Tyto informace můžete zahrnout do databáze inventáře softwaru, vytvořit je pomocí samostatné tabulky nebo je zmapovat pomocí diagramu zobrazujícího umístění všech počítačů, jejich uživatele a jaký software je v nich nainstalován

• Šablona tabulky pro software a hardware (Soubor aplikace Microsoft Office Excel, 16 kB)

• Příklad mapy softwaru a hardwaru (Soubor aplikace Microsoft Visio, 264 kB

Znalost toho, co potřebujete

Je důležité zjistit, jaké softwarové tituly vaše organizace potřebuje ke svému podnikání a jak se tyto potřeby mění s růstem společnosti. Ve spolupráci s klíčovými pracovníky jednotlivých oddělení si ujasněte, jaký software jejich zaměstnanci potřebují k plnění pracovních úkolů. Zeptejte se zaměstnanců, jaký software a jaké nástroje používají. Získávejte informace od zaměstnanců v ročních, půlročních nebo čtvrtletních intervalech. Vyhodnoťte také dovednosti zaměstnanců, abyste mohli zjistit, zda jejich pracovní zařazení odráží jejich potřeby softwaru.

Po provedení této analýzy můžete vyřadit veškerý software, který není používán pro obchodní účely, a poskytnout zaměstnancům software, jenž potřebují ke své práci.

Stáhnout dotazník o softwaru pro zaměstnance (US)

Udržení přehledu

Dodržujte rozvrh pravidelných inventarizací

Svůj plán SAM jste dali do chodu tím, že jste provedli podrobnou výchozí inventarizaci veškerého softwaru a licencí. Po položení těchto důležitých základů je dalším krokem vytvořit rozvrh pravidelných inventarizací, které zajistí aktuálnost těchto informací. Konkrétní rozvrh inventarizací bude pravděpodobně vycházet z velikosti vaší společnosti, zvyklostí nákupu a rychlosti růstu.

Dobrým způsobem, jak mít inventarizaci pod kontrolou, je zadávat všechny nové nákupy softwaru do systému ihned po jejich dodání jako součást zásad pořizování softwaru. Tato praxe by se měla stát součástí standardního procesu proplácení faktur nebo přejímky softwaru a měla by být dodržována u všech nákupů. Tento krok vám také pomůže při udržování veškeré dokumentace sloužící jako doklady o vlastnictví a instalačních médií.

Vytvoření standardního procesu přejímky softwaru (US)

V tomto kroku může být vhodné instalovat nástroje pro správu softwarových aktiv, které umožňují soustavné sledování instalací v počítačích zapojených do sítě a poskytují inventarizační sestavy v reálném čase.

Další informace o nástrojích pro správu softwarových aktiv (US)

Namátkové kontroly

Ani v případě použití pokročilých nástrojů pro správu softwarových aktiv není možné spoléhat se výhradně na to, že tyto nástroje zajistí pořádek v inventarizačních informacích a jejich aktuálnost. Pro zajištění hladkého fungování plánu SAM je nutné provádět pravidelné namátkové kontroly inventarizace. Můžete provádět namátkové kontroly náhodného vzorku konkrétních počítačů nebo konkrétních softwarových titulů. Určete toleranci chyb – pokud mezi inventárním seznamem softwaru a namátkovou kontrolou bude významný rozdíl, je vhodné provést úplnou inventarizaci softwaru. Tyto náhodné kontroly provádějte alespoň ve čtvrtletních intervalech. Jednou ročně proveďte úplnou inventarizaci a výsledky zaneste do souhrnné sestavy.

Může být také vhodné najmout externí agenturu, jež bude provádět pravidelné audity vašeho inventáře a tyto výsledky porovná s vašimi vlastními zjištěními. Můžete se rozhodnout spolupracovat s nezávislými konzultanty, kteří své znalosti v této oblasti doložili pomocí kompetence SAM společnosti Microsoft, vyžádat si pomoc od svého prodejce softwaru, nebo se dokonce obrátit přímo na výrobce softwaru se žádostí o pomoc v tomto procesu.

Získat pomoc od partnerů s kompetencí SAM

Bezpečné uložení softwaru

Je důležité zajistit, aby veškerá licenční dokumentace a alespoň jedna kopie každého softwarového titulu a verze byly uloženy v bezpečí pod zámkem. Aby bylo možné předejít případnému zneužití nebo krádeži, k vlastním softwarovým materiálům by měl mít přístup pouze omezený počet zaměstnanců. V tomto ohledu hrají důležitou roli vytvořené zásady vztahující se k uložení softwaru a zotavení po havárii.

Další informace o bezpečném uložení softwaru a dokumentace

Snížení nákladů na podporu

Snížení nákladů pomocí standardizace softwaru a procesů

Pomocí standardizace aplikací a systémů používaných ve společnosti můžete omezit počet programů a zařízení, která vaši zaměstnanci musejí podporovat, a ve svém důsledku tak snížit náklady na podporu.

Kdykoli to bude možné, vyhněte se vlastním interně vyvíjeným řešením, protože režie spojená s podporou vlastních aplikací je mnohem větší než u softwaru dodávaného formou předem připravených balíčků. Při použití balíčků softwaru se zaměstnanci oddělení podpory mohou v případě problémů obrátit na výrobce, ale u interně vyvinutých aplikací se nemají ke komu uchýlit.

Podporujte zaměstnance v tom, aby se snažili automatizovat veškeré opakující se úkoly, které vykonávají. To jim pomůže zaujmout přímočařejší přístup k úkolům, jež provádějí, a ušetřit velké množství času. Postarejte se o to, aby všechny automatizované úkoly byly zdokumentovány, a vytvořte postupy pro jejich kontrolu a ty pravidelně aktualizujte.

Další tipy pro snížení nákladů na podporu (US)

Školení zaměstnanců v oblasti správy softwarových aktiv

Zřízení školení a zapojení zaměstnanců

V této fázi by už všichni zaměstnanci, od nejvyššího vedení dolů, měli mít obecné znalosti o správě softwarových aktiv a jejích požadavcích. Po úplné realizaci vašeho plánu SAM musíte udržet nastolený trend a zapojení zaměstnanců pomocí průběžných školení a zásad pro zvýšení informovanosti. Nedovolte, aby zaměstnanci podlehli v oblasti správy softwarových aktiv sebeuspokojení. Pořádejte pravidelná školení pro nově přijaté i stávající zaměstnance.

Je důležité zaměstnance vždy informovat o všech změnách v plánu SAM, aby dokázali udržet krok s novými zásadami a postupy. Je nutné zaměstnancům připomínat, že jim správa softwarových aktiv pomáhá zvládat každodenní rutinní úkoly a zajišťuje hladký chod organizace. Znalosti a vyškolení v oblasti správy softwarových aktiv jsou obzvláště důležité v případě nově přijatých zaměstnanců. Neváhejte zdůraznit význam správy softwarových aktiv i záběr vašeho plánu a také to, jaký je jeho vztah ke každodennímu provozu společnosti. Zvažte vytvoření „úvodní sady“ s popisem vašeho plánu a postarejte se, aby její kopii obdrželi všichni nově přijatí zaměstnanci.

Zvažte následující kroky, které ulehčí průběžné školení a zvýší informovanost v oblasti správy softwarových aktiv:

• Vytvořte souhrn plánu a zodpovědností zaměstnanců a zajistěte jeho širokou dostupnost mezi pracovníky ve vaší organizaci.

• Postarejte se, aby všechny nové zásady byly včas oznámeny všem zaměstnancům.

• Neustále zaměstnancům připomínejte význam správy softwarových aktiv pro organizaci a začleňte ji do firemní kultury.

• Upozorňujte zaměstnance na možná rizika spojená s nedodržením řádných technik a postupů správy softwarových aktiv.

• Postarejte se, aby všichni zaměstnanci věděli, jaké nástroje správy softwarových aktiv mají k dispozici, a aby absolvovali školení o jejich využití a výhodách.

• Sestavujte pravidelné zprávy o dosaženém pokroku a poskytujte je příslušným zaměstnancům.

• Pravidelně vyhodnocujte nástroje, které používáte pro udržení chodu správy softwarových aktiv, a posuzujte, zda jsou pro vaši organizaci vhodné.

Informace o výhodách programu Software Assurance (US)

Udržení nastoleného trendu

Zvažte následující kroky, které pomohou zajistit, aby dosažené výhody nebyly zaměstnanci ignorovány, zapomenuty nebo chápány jako samozřejmost:

• Postarejte se, aby se správa softwarových aktiv stala součástí práce všech zaměstnanců, od nejvyššího vedení dolů, a začleňte její procesy do jejich každodenních postupů.

• Zajistěte, aby všichni nově přijatí zaměstnanci byli seznámeni s programem SAM, a aby stávající zaměstnanci tento plán dodržovali.

• Přesvědčte se, že zaměstnanci vědí, jaké výhody správa softwarových aktiv přináší přímo jim a jak vylepšuje jejich pracovní postupy.

• Umožněte, aby se váš plán mohl vyvíjet, a zajistěte jeho soustavné vylepšování − s tím, jak bude růst velikost a vyspělost vaší organizace, musí v plánu docházet ke změnám a musejí být dodržovány nové postupy

• Vytvořte opatření, která řeší problémy ještě předtím, než se projeví

• Pravidelně kontrolujte své dodavatele a přesvědčte se, že dodržují pokyny a osvědčené postupy v odvětví; ověřte, že se jejich záznamy shodují s vašimi

• Získejte certifikaci od nezávislých agentur a zajistěte, aby vaše společnost dodržovala pokyny a osvědčené postupy v odvětví

Tyto kroky vaší organizaci pomohou zajistit pokračování nového plánu SAM, udržet nastavenou laťku a postupem doby umožní zvýšit úroveň vyspělosti vaší organizace v oblasti správy softwarových aktiv a celkovou návratnost investic.