Systém Microsoft Office 2007: Zákazníci popisují své zkušenosti se zvýšením produktivity

Systém Microsoft Office 2007 již není tou starou sadou Office. Nejnovější verze této sady počítačových aplikací pro zvýšení produktivity od společnosti Microsoft překročila hranice pouhého softwaru pro editaci textu, tabulky a prezentace, který tvoří její jádro. Nyní zahrnuje dříve samostatné nástroje pro spolupráci, které usnadňují a zefektivňují sdílení informací, zlepšení týmové práce a vytváření vlastních aplikací. Tento článek se zabývá komentáři od zákazníků.

Souhrnně:

Již v době, kdy byla verze 2007 stále ještě ve verzi beta, nainstalovalo si ji s pomocí týmu Rapid Deployment Team společnosti Microsoft 30 až 40 středně velkých firem z celého světa. Níže naleznete zkušenosti dvou z těchto průkopnických společností.

Nahoru

Menningerova klinika: Více času pro pacienty, přesnější lékařské záznamy

Menningerova klinika, psychiatrická léčebna v Houstonu s kapacitou 159 lůžek, používá verzi 2007 systému Office k upgradu svého řešení pro správu záznamů o pacientech, jak uvádí její ředitel pro informační technologie (IT) Terry Janis. Systém MCIS (Menninger Clinical Information System) shromažďuje záznamy o pacientech od přijetí po propuštění a následnou ambulantní péči.

V současnosti musí personál Menningerovy kliniky zadávat data do systému několikrát – do pěti databází aplikace Microsoft Office Access a navíc do jedné vlastní aplikace založené na databázi serveru Microsoft SQL Server. V léčebně však pro sloučení zmíněných databází a vytvoření formulářů pro zadávání dat prostřednictvím prohlížeče začali používat Office SharePoint Server 2007 a aplikaci Office InfoPath 2007. Aplikace Office InfoPath 2007 umožňuje vytváření dynamických formulářů, které zjednodušují procesy a zdokonalují shromažďování informací, zatímco Office SharePoint Server 2007 usnadňuje sdílení výsledků prostřednictvím portálu, který je integrován s počítačovými aplikacemi a nástroji systému Office 2007.

Zdokonalená verze systému MCIS s více než 24 novými funkcemi byla ve vývoji od počátku roku 2006 a její nasazení bylo plánováno na konec listopadu 2006. Pan Janis uvádí, že po jejím spuštění by 240 zaměstnanců kliniky používalo rozhraní systému Office 2007 pro přístup k záznamům o pacientech v jediné centrální databázi. Díky eliminaci nadbytečného zadávání dat umožní systém MCIS personálu kliniky trávit více času péčí o pacienty a méně administrativní činností. Tím by měl poklesnout počet chyb a zároveň by se měla zvýšit kvalita i bezpečnost péče. Kromě toho byly náklady na vývoj jen poloviční oproti nákladům na předchozí verzi systému MCIS.

„Takový typ aplikace samozřejmě uživatelé nezískají se sadou Office 2007 automaticky,“ poznamenává Janis. „Pro systém front-end [Office] je však snazší přistupovat k mnoha dalším technologiím, což u předchozí verze nebylo možné.“

Menningerova klinika nasadí počítačové aplikace ve verzi 2007 po dokončení vývoje systému MCIS.

Nahoru

Městský úřad v Deventeru: Lepší veřejné služby

Když obyvatelé města Deventer v Nizozemsku potřebují zaplatit poplatky, požádat o povolení nebo uskutečnit jiné jednání s městskou radou, vyplňují formuláře, které pak úředníci ručně zpracovávají. To vše se změní příští rok s dokončením nového řešení webu města Deventer, který bude podporovat přibližně 100 různých transakcí.

Web kombinuje funkce aplikace Office InfoPath 2007 a serveru Forms Server ve verzi 2007 se správou záznamů Meridio pro Office SharePoint Portal Server 2003, říká Gert Koerselman, vedoucí oddělení správy informací a dokumentů v městě Deventer. Bude rovněž zahrnovat aplikaci pracovních postupů.

Koerselman říká, že se toto město s 96 000 obyvateli rozhodlo pro účast v programu Early Adopter Program pro systém Office 2007, aby využilo kratší dobu implementace, minimální požadavky na údržbu a nízké požadavky na školení u tohoto softwaru. Jak tvrdí, ve skutečnosti na školení na podporu softwaru a vývoj formulářů stačil méně než den.

V červenci 2006 spustilo město Deventer první fázi upgradu svého webu s dvanácti formuláři online, vytvořenými a formátovanými v aplikaci Office InfoPath 2007. Obyvatelé nyní mají zpětnou vazbu během zadávání formulářů: Systém vrací neúplné nebo nesprávně vyplněné formuláře s žádostí o další informace. Výsledkem je, jak říká Koerselman, že úředníci obdrží mnohem více úplných a přesných formulářů, což jim umožňuje rychleji reagovat na požadavky.

„Na základě svých zkušeností doporučujeme jiným společnostem s tímto projektem [zavádění systému Office 2007] začít co nejdříve,“ dodává Koerselman. „Analýza a popis procesů a formulářů zabere více času než implementace serverového a softwarového prostředí."

Nové nástroje a funkce, které jsou součástí verze 2007, mnohonásobně přesahují počítačové aplikace sady Office, které společnosti střední velikosti již dlouho používají pro vytváření a sdílení informací. Díky usnadnění spolupráce prostřednictvím propracovaných aplikací, které umožňují generovat formuláře, vytvářet weby, uspořádávat data a zefektivňovat obchodní procesy, a to vše v rámci dobře známého prostředí sady Microsoft Office, pomáhá systém Office 2007 středně velkým firmám provádět inovace stejným způsobem, jako si to mohou dovolit mnohem větší společnosti.

Fawn Fitterová je nezávislá autorka žijící v San Franciscu, která se specializuje na obchod a technologie. Přispívá do publikací, mezi které patří Fortune Small Business, Knowledge Management a Computerworld.

Nahoru