Přizpůsobení oddělení IT pro potřeby globálních aliancí
Publikováno: 12. července 2006
Aktualizoval Howard Baldwin
Pokud se vaše firma začne při obchodování spoléhat na globální partnery, vaše oddělení IT musí být připraveno se přizpůsobit. Zde naleznete několik tipů, které mohou zaměstnancům vašeho oddělení IT pomoci při spolupráci s globálními partnery.
Souhrnně:
| • | Zapojte se včas, abyste mohli informovat spolupracující obchodní manažery o potřebě integrace dat mezi partnery. |
| • | Ujistěte se, že vaši zaměstnanci chápou problémy firmy, které spojenectví v alianci přináší. |
| • | Snažte se porozumět problematice mezinárodní komunikace. |
| • | Prozkoumejte problémy týkající se mezinárodní bezpečnosti a ochrany osobních údajů. |
Skutečný příběh: Společnost, která dosahovala růstu pomocí sběru dat, měla nakonec sedm samostatných počítačových systémů, které neumožňovaly vzájemnou výměnu informací. Poté co tato společnost uzavřela partnerství s jinou firmou, její vedoucí pracovníci téměř ihned zjistili, že nový partner potřebuje informace ze všech sedmi systémů, aby mohla aliance řádně fungovat.
 | Oddělení IT je nedílnou součástí organizační struktury, takže jeho zaměstnanci se musí také účastnit plánování partnerství. |  | | Larraine Segil
Vantage Partners | |
|
Oddělení IT společnosti bylo nuceno přesměrovat zdroje tak, aby mohlo vytvořit společný archiv pro dodávání informací partnerovi. To se ukázalo být tak komplikované, že společnost nakonec pro zajištění spolupráce nainstalovala Microsoft Office SharePoint Portal Server. Podle Larraine Segil, spolupracovnice losangeleské poradenské firmy Vantage Partners zaměřené na aliance a partnerství, která spolupracuje s touto společností, se uzavření aliance zpozdilo o měsíce z důvodu řešení problémů s integrací dat.
Smutnou pravdou je, že toto konkrétní oddělení IT nebylo připraveno pro splnění potřeb aliance. Aliance vyžadují vzájemnou komunikaci mezi partnery a tato společnost nemohla vyměňovat informace ani ve svých vlastních systémech. Než dokáže oddělení IT účinně podporovat růst firmy, zvláště v globálním měřítku, je nutné, aby správně fungovalo samo o sobě.
Zde naleznete čtyři tipy, jak by se měli pracovníci IT přizpůsobit potřebám aliancí, globálních nebo tuzemských.
1. Zapojte se do plánovacího procesu.
„Oddělení IT je nedílnou součástí organizační struktury, takže jeho zaměstnanci se musí také účastnit plánování partnerství,“ říká Segil.
Jednoduše řečeno, aliance se opírají o spolehlivou, především elektronickou, komunikaci. A to je místo, kde se uplatní IT. Pro hladký průběh komunikace musíte co nejlépe vyhodnotit, jak systémy (vaše a vašich partnerů) skutečně fungují.
Vezměme například výrobu a úkol zajistit, že data z montážní linky budou řádně aktualizovat systémy zásobování. Čím dříve se do procesu zapojíte, tím více času budete mít na zdokonalení informačního toku, nezávisle na tom, zda probíhá prostřednictvím výměny zjednodušených informací z databází nebo transakcí ve formátu XML. „Společnosti vstupují do globálních aliancí, protože se snaží získat konkurenční výhodu, ale přitom zapomínají, že vytvářejí složitější dodavatelský řetězec,“ poznamenává Kris Ruckman, ředitel kanceláře společnosti Grant Thornton v Charlotte ve státě Severní Karolína, která se specializuje na poradenskou činnost pro středně velké firmy.
2. Ujasněte si obchodní požadavky.
Jaký je přesně účel aliance? Je to zvýšení prodeje? Je-li tomu tak, zeptejte se manažerů prodeje, jak by k tomu mělo dojít. Obchodní zástupci potřebují mít přístup k vašemu systému řízení vztahů se zákazníky (CRM), zatímco prodejci si mohou stáhnout informace pro příslušnou zemi z vašeho webu. Pokud prodáváte online, zhodnoťte, jak vaše stránky působí na mezinárodní zákazníky.
Podle Jima O’Gary, viceprezidenta pro rozvoj obchodu společnosti FrontRange Solutions na úrovni Microsoft Gold Certified Partner, která sídlí v Dublinu ve státě Kalifornie a zabývá se vývojem aplikací pro malé a středně velké firmy, musí navíc vaši zaměstnanci pochopit, jaké množství informací je nezbytné (tj. jednotlivé datové body nebo týdenní trendy), jaká má být četnost komunikace, jakým způsobem si strany vyměňují informace a jaké jsou mechanizmy podávání zpráv. Pokud vedoucí pracovníci požadují více informací, než jim poskytuje týdenní přehled zasílaný e-mailem, je potřebné zvážit řešení problémů s formátováním a doručením.
3. Udržujte infrastrukturu sítě, která nezbrzdí partnery.
Jedná-li se o první vstup společnosti do globální aliance, musí oddělení IT pochopit nejen, jaké informace se přenášejí, ale také jakým způsobem. Nejrozumnější volbou pro komunikaci v Evropě a Asii je pro středně velké firmy vytvoření virtuální privátní sítě (VPN), navrhuje Robert Douglas, prezident poradenské firmy Planet Magpie se sídlem v San Jose ve státě Kalifornie, která je zaměřena na středně velké firmy. Ty se nejsnáze spravují po stránce zabezpečení a šířku pásma.
Pokud si budou partneři často vyměňovat velké multimediální soubory, Douglas radí, aby používali hardwarová zařízení, která se nazývají akcelerátory pro rozlehlé sítě. Umístěním jednoho akcelerátoru na každý konec sítě může tato technologie poskytnout až 90procentní kompresi souborů.
Pro přístup k ostatním druhům aplikací, jako jsou fakturační nebo účetní systémy, Douglas doporučuje použít software pro emulaci terminálu, který umožňuje přistupovat k datům v konkrétních aplikacích. Další možnost: instalace webového portálu Microsoft SharePoint, kam mohou být zapisovány nebo odkud mohou být získávány informace. Příslušné strany obdrží při změně informací oznámení a vy máte k dispozici průběžně aktualizovaný archiv dat souvisejících s projektem.
4. Naplánujte zabezpečení a ochranu osobních údajů.
Bez ohledu na používaný mechanizmus přenosu musí oddělení IT kontrolovat zabezpečení a ochranu osobních údajů při komunikaci v alianci. To je zvláště důležité v mezinárodních partnerstvích, kde duševní vlastnictví, jako jsou návrhy produktů a aplikační software, představuje pro vlastníka klíčový majetek. (Nebude nikdy na škodu, když s právním oddělením ověříte specifické místní předpisy nebo kulturní postoje k ochraně osobních nebo firemních dat.)
Kromě toho, říká Ruckman, musí oddělení IT mít hlavní kontrolu nad ukládáním a archivací dat. Pracovník na určité pozici ve firmě může vlastnit data a rozhodovat o přístupu k nim a o jejich uchování, ale za bezpečné provedení těchto operací zodpovídá oddělení IT.
Účast v procesu ukončení partnerství
Na konci partnerství – a většina partnerství někdy skončí – má oddělení IT často nevděčnou úlohu zajistit konečné rozvázání vztahu. „Vytvořte si strategii týkající se řešení problémů s archivací a kompatibilitou dat,“ říká Douglas z firmy Planet Magpie. V mnoha odvětvích musí společnosti uchovávat data po určitou dobu. Manažer IT potřebuje určit, kdo bude ukládat a přenášet informace a zajišťovat jejich integritu.
Pro udržení globálního partnerství jsou komunikace a spolupráce tím nejdůležitějším a pracovníci IT na tyto aktivity dohlíží. Pokud máte přehled o oblastech probíhající komunikace a o způsobech spolupráce zaměstnanců, můžete nabídnout větší a lepší představu o možnostech zdokonalení procesu.
|
Společnost Microsoft a zabezpečení Chcete-li získat další informace o nových možnostech zabezpečení od společnosti Microsoft, vyzkoušejte server ISA Server 2006. Nejnovější verze zvýší zabezpečení poboček a vzdálených kanceláří, a poskytne tak uživatelům rychlý a bezpečný vzdálený přístup k aplikacím a datům. Jedná se o součást řady Microsoft Forefront, která pomáhá zajistit ochranu klientských počítačů, serverových aplikací a rozhraní sítě. |
Howard Baldwin žijící v Sunnyvale ve státě Kalifornie přispívá svými články na web centra středně velkých firem společnosti Microsoft. Jeho práce se objevily v časopisech CIO, Optimize a InfoWorld.
