Přizpůsobení pro používání softwaru jako služby
Díky smlouvám na používání softwaru jako služby se oddělení IT mohou zbavit monotónní správy a poskytování podpory pro aplikace. Váš tým však musí vědět, jak tuto novou situaci vyhodnotit a spravovat.
Souhrnně
| • | Když se středně velká firma rozhoduje, zda si pronajme další softwarovou aplikaci, musí se rozhodovacího procesu zúčastnit také oddělení IT. |
| • | Váš tým by měl posoudit poskytovatele služby ze všech možných hledisek, od ukazatelů výkonu po doporučené postupy zabezpečení. |
| • | Předem si vytvořte plán pro přesunutí aplikace zpět do společnosti. Pokud je aplikace úspěšná, můžete se případně rozhodnout ji spravovat sami. |
Takže, na obzoru je další velký softwarový projekt a vaši obchodní manažeři se výrazně přiklánějí k pronájmu, nikoli k zakoupení aplikace. Pokud zastáváte funkci manažera IT, bude vás to svádět k pocitu nicnedělání. Koneckonců pronájem softwaru jako služby od jiné společnosti znamená starat se v oddělení IT o jednu aplikaci méně, je to tak?
Není tomu tak.
Jednou z výhod, které zvyšují atraktivitu řešení softwaru jako služby (SaaS), je, že snižuje nároky na často přetížené oddělení IT ve středně velké firmě a může organizaci ušetřit spousty peněz na podpoře a údržbě informačních technologií. Nevracejte však aplikaci dodavateli, aniž byste si podrobně neprostudovali podmínky poskytování služby a nevytvořili plán pro dlouhodobé udržování tohoto vztahu. To může dokonce zahrnovat reorganizaci oddělení IT nebo vyškolení zaměstnanců na provádění jiné řady úkolů týkajících se dodavatele a správy smlouvy. Vytvoření správně definovaného plánu správy softwaru jako služby bude také užitečné, pokud se později rozhodnete přenést software zpět do firmy.
Jako partner dané společnosti může oddělení IT poskytnout užitečné poradenství týkající se rozhodnutí o využívání softwaru jako služby. V některých případech je nejlepší strategií fázovaný přístup. „Správnou dlouhodobou strategií může být řešení nasazené v sídle společnosti, ale z důvodů rychlého nasazení se [společnost] může rozhodnout pro krátkodobé pronajímání softwaru mimo firmu,“ říká Kevin Faulkner, produktový marketingový manažer pro společnost Microsoft Dynamics CRM v Redmondu, Washington. „Společnost Microsoft nabízí to nejlepší pro oba přístupy [díky svému produktu Microsoft CRM]: Pronájem s možností nákupu. Tato kombinace je atraktivní zejména pro zaměstnance středně velkých firem.“
Jakmile se obchodní manažeři rozhodnou využít software jako službu, je nutné zajistit ochranu svoji i organizace tím, že se před podepsáním jakékoli smlouvy zaměříte na často přehlížené podrobnosti poskytování softwaru jako služby.
Objasnění konečných cílů s akcionáři firmy
Pronájem softwaru jako služby je natolik lákavý, že někdy někteří výkonní pracovníci středně velkých firem uzavřou smlouvy sami, bez účasti pracovníka oddělení IT. „Rozhodnou se to udělat a vyhradí si na to část rozpočtu – bez čekání,“ říká Robert Bois, ředitel oddělení výzkumu společnosti AMR Research Inc. v Bostonu. Někdy to může mít katastrofální následky: Pokud výkonní pracovníci pečlivě nevybrali hostitelského poskytovatele a aplikaci, bude migrace obtížná. Aby se předešlo těmto potenciálním důsledkům, mělo by být oddělení IT součástí rozhodovacího procesu od začátku, aby mohlo identifikovat potřeby a cíle na straně firmy a porozumět jim. Vyhodnoťte jednotlivé potenciální dodavatele pomocí následujících ukazatelů. Pokud vedoucí oddělení trvá na přijetí rozhodnutí bez oddělení IT, informujte jej o doporučených postupech pro výběr a správu poskytovatelů služeb.
Získejte konkrétní představu o podmínkách smlouvy
U zahajovacích jednání bude nutné se podrobně seznámit s procesy a postupy poskytovatele smlouvy na software jako službu, včetně dohod o úrovni poskytovaných služeb (SLA) a postupu pro zajištění zabezpečení. „Pokud potřebujete zajistit dostupnost softwaru na 99,99999 procent, většina hostitelských poskytovatelů služeb toto nenabízí,“ říká Bois. Požádejte o předložení hodinového, denního, týdenního a měsíčního profilu výkonu aplikace a o údaje v jednotlivých regionech a stanovte minimální přijatelné úrovně výkonu. Zkontrolujte, zda smlouva obsahuje ustanovení o přijatelné náhradě, pokud poskytovatel nesplní zaručené hodnoty výkonu. Další aspekty, na které je třeba se zaměřit: zaručená kapacita sítě a šířky pásma, pokyny pro testování aplikace a zajištění uživatelské podpory. Přesvědčte se, zda má poskytovatel více síťových připojení k aplikaci SaaS od poskytovatelů Vrstvy 1 a zda je schopen eliminovat zdržení a zajistit krátké minimální doby odezvy.
Plán pro zabezpečení
Podle Stephena Ibarakiho, dlouhodobého analytika odvětví působícího v Torontu a laureáta ocenění Computing Canada's Lifetime Achievement Award v roce 2005, se v případě aplikací pro správu vztahů se zákazníky (CRM) některé společnosti obávají o bezpečnost dat zákazníků uložených u jiné společnosti. Správci IT by měli položit poskytovateli služeb seznam kontrolních otázek týkajících se opatření pro zajištění zabezpečení, včetně šifrování citlivých dat, zásad ochrany osobních údajů, obnovení v případě zhroucení, postupů pro zajištění obchodní kontinuity a fyzického zabezpečení, říká Ibaraki.
Správa vztahů
Správci IT by měli převzít zodpovědnost za dohled nad vztahem s poskytovatelem služeb, pokud je to možné. „Trvejte na jasných, dokumentovaných zásadách určujících zodpovědnost a úroveň služeb a spolupráce, s pravidelnou, plánovanou komunikací mezi stranami,“ říká Ibaraki. „Tím zajistíte, že vztah bude profesionální a v souladu s cíli společnosti.“ Nejdůležitější je však udržovat s poskytovatelem SaaS atmosféru spolupráce, jako kdyby se jednalo o podnikové oddělení IT.
Vytvořte náhradní plány
Oddělení IT by také mělo naplánovat, jak přenést aplikaci v určitém okamžiku zpět do firmy, přestože výkonní pracovníci společnosti takový postup nepředpokládají. Pravdou je, že většina středně velkých firem bude muset v určitém okamžiku integrovat své důležité softwarové aplikace (například systémy CRM a plánování podnikových zdrojů), což může vyžadovat jejich převedení zpět do firmy.
„Oddělení IT musí vyhodnotit, jak bude zapadat mezi zbývající formáty podnikových dat,“ i pokud poskytovatel bude spravovat aplikaci několik let, říká Faulkner.
Převedení pronajaté aplikace do firmy může být problematické, varuje Ibaraki, zejména pokud má aplikace dva různé formáty, jeden pro používání ve firmě a druhý pro hostovaný model. „Budete muset data převést, zajistit jejich integritu a zjistit, jak je bude možné používat paralelně, dokud nebude převod dokončen,“ říká.
Externí správa poskytovatelem služeb může pro vaši středně velkou firmu znamenat výhodný způsob, jak získat nejnovější aplikační software. Jako správce IT máte úkol pomoci společnosti spravovat konkrétní podmínky smlouvy a udržovat pokračující vztah s poskytovatelem softwaru jako služby.
 | Lauren Gibbons Paul žije ve Wabanu ve státě Massachusetts a často píše o problémech s technologiemi středně velkých firem. Má 15letou praxi jako novinářka, dříve byla zaměstnána v redakci časopisu eWEEK a redakcích dalších publikací pro firmy. Můžete se s ní spojit na adrese Lauren.paul@comcast.net. |
