Jak určit správné klíčové výkonnostní ukazatele pro vaši firmu

Pro mnoho společností je v současné době důležitá otázka: Která podmnožina údajů o firmě je nejdůležitější informací ve strategii zlepšení obchodování?

Souhrnně:

Určení úspešnosti vaší organizace závisí na rozpoznání a upřednostnení opravdu důležitých ukazatelů. Při použití nevhodných ukazatelů můžete získat neúplný nebo nevýznamný obraz o firmě. Ještě horší je, že nevhodné klíčové výkonnostní ukazatele (KPI) mohou vytvořit falešné presvědčení o směrování společnosti.

Alan Walker, viceprezident finanční služby londýnské kanceláře společnosti Hitachi Consulting a odborník na řízení výkonnosti, vypráví o bance ve Velké Británii, která postupovala neodborně při výběru ukazatelů. Banka se snažila zvýšit příjmy novým typem účtu. Nejvyšší funkcionáři banky stanovili cíle pro počet nových účtů, který by měla každá pobočka prodat. Manažerům poboček bylo sděleno, že budou ohodnoceni podle toho, jak dobře splní tento plánovaný objem prodeje.

„Manažeri s velkým elánem obcházeli staré a nové zákazníky, aby uzavřeli smlouvu na tyto účty,“ říká Walker. „To vše se zdálo velmi rozumné.“

V tom spěchu s prodejem těchto nových účtů se však zapomnělo na klíčové finanční měřítko. Nové účty vynesly bance menší zisk než jiné zavedené produkty. Tato důležitá informace nebyla oznámena manažerům poboček, kteří dlouhou dobu přesvědčovali zákazníky, aby převedli své jiné (a pro banku lukrativnější) účty na nový, méně výnosný produkt..

Chvíli vypadaly číselné údaje o prodeji úžasně. Došlo pouze k jednomu problému. Banka přicházela o peníze v důsledku výměny starých účtů na novejší.

„Zisk společnosti radikálně poklesl,“ říká Walker.

V tomto případě si měli nejvyšší funkcionáři banky položit tyto základní otázky: Co je cílem současné nebo nové strategie? Co bude považováno za úspěch? Jaká měrítka by měla být použita k posouzení tohoto úspěchu? A nakonec, mohlo by dojít v důsledku zaměření na určité klíčové výkonnostní ukazatele k nějakým neúmyslným následkům?

Místo měřítka „nově otevřené účty“ se banka měla zaměřit na „nově otevřené účty pro nové zákazníky“, poznamenává Walker.

Rozpoznání rozdílu mezi dobrými a špatnými klíčovými výkonnostními ukazateli

Obětujte čas a zamyslete se, abyste oddělili dobré klíčové výkonnostní ukazatele od špatných. Špatné ukazatele mají sklon být mnohoznačné. Dobré klíčové výkonnostní ukazatele vyžadují zvážení všech skutečností, které mohou ovlivnit konečný výsledek.

Jednoduše definovaný klíčový výkonnostní ukazatel, jako je míra rostoucího prodeje, není dostatečně určitý. Zjištujete objem prodeje podle peněžní hodnoty (v dolarech, eurech, korunách) nebo podle prodaných jednotek? Jakým způsobem berete v úvahu vrácené zboží? Pak zahrntě cíle do klíčového výkonnostního ukazatele. Chcete stanovit plánovaný růst prodeje objemem v dolarech nebo procentuálním nárustem a pro jaké časové období?

Nahoru

Při určování klíčových výkonnostních ukazatelů usilujte o zapojení všech oddělení firmy

Nastavení správné skupiny cílů a měřítek by mělo být výsledkem skupinového úsilí zahrnujícího každého zaměstnance firmy. Gavin Boyd, ředitel afrického oddělení divize Balanced Scorecard Collaborative společnosti Palladium v Johannesburgu, říká, že zjištování výkonu firmy často vyžaduje změny v chování zaměstnanců, které nejsou vždy populární.

„Lidé někdy vůbec nereagují pozitivně, když si uvědomí, že je jejich práce hodnocena,“ říká Boyd, jehož organizace pomohla přibližně 2 500 společnostem implementovat podnikové informační systémy.

Semináře, na kterých se sejdou členové správní rady a řídicí pracovníci z různých organizačních jednotek, mohou pomoci při hledání shody ohledně klíčových výkonnostních ukazatelů. Dalším krokem je uspořádání seminářů v odděleních, kde vedoucí pracovníci vysvětlí stálým zaměstnancům klíčové výkonnostní parametry, které budou zjištovány v jejich oddělení, a důvod jejich zjištování. Vedoucí pracovníci by měli uvážit spojení odměn pro zaměstnance a postihu s výkonem zjištěným ve vztahu ke klíčovým výkonnostním ukazatelům. „To posílí důležitost klíčových výkonnostních parametrů,“ říká Walker.

Nahoru

Klíčové výkonnostní ukazatele se opírají o integrovaná data ze všech oddělení

Dalším úkolem po stanovení klíčových výkonnostních ukazatelů je jejich přesné zjištování ve všech těchto totožných organizačních jednotkách. Jim Brown, viceprezident společnosti Aberdeen Group, která se specializuje na oborové srovnávací testy zaměrené na vývoj produktu, doporučuje vytvořit centrální archiv dat pro všechny podnikové skupiny. Například při sledování vývoje produktu může být nutné zahrnout údaje o prodeji a marketingu, řízení, nákupu materiálu, výrobě, prodejcích a dokonce o dodavatelích a zákaznících (například server Microsoft SQL Server poskytuje datové úložiště a analytické nástroje pro správu firemních dat).

Pro zprávu The Product Lifespan Management for Small to Medium-Size Manufacturers Benchmark Report (Srovnávací test managementu z hlediska životnosti produktu malých a středně velkých výrobců), vydanou v březnu 2006, provedla společnost Aberdeen průzkum mnoha středně velkých výrobních společností, aby zjistila, jak sledovaly své klíčové výkonnostní ukazatele. Výzkumní pracovníci zjistili, že v 80 procentech organizací uvedených jako „nejlepší ve své třídě“ dohlížel na data klíčový vedoucí pracovník společnosti.

Stejný průzkum ale také zjistil, že pouze 40 procent organizací uvedených jako „nejlepší ve své třídě“ shromažďovalo a analyzovalo data prostřednictvím různých řešení analýzy dat (BI). Žádná ze společností s nejnižším hodnocením tento krok neprovedla. Brown očekává, že počet společností používajících systémy klíčových výkonnostních ukazatelů se bude zvyšovat s rostoucím počtem zaváděných produktů pro analýzu dat.

„Není reálné spravovat klíčové výkonnostní ukazatele bez použití automatizace,“ ríká. „Pokud nemáte informace v použitelné formě, nemůžete je spravovat.“

Fred Bayles je nezávislý spisovatel žijící v Bostonu. Je bývalým národním dopisovatelem agentury Associated Press a listu USA TODAY.

Nahoru