Klíčem k inovaci je pomoc uživatelům při komunikaci a spolupráci

Počínaje systémem Microsoft Windows Vista a softwarem a sadami obchodního softwaru a konče službou Microsoft Dynamics, spojuje nová technologie aplikací uživatele a jejich nápady.

Souhrnně:

Před několika desítkami let odborník na řízení Peter Drucker poukázal na to, že inovace se nevztahuje pouze k vědě a výzkumu, ale spíše ke „změně v chování zákazníků, učitelů, zemědělců, očních chirurgů, zkrátka lidí.“

Stručně řečeno, klíčem k inovaci je lidský prvek – a tento fakt se od doby, kdy Peter Drucker svůj výrok pronesl, nezměnil. Co se však změnilo, je způsob, jakým lidé při prosazování inovativních řešení pracují. V současné době zaměstnanci pracují nejen v kanceláři, ale i doma, na cestách a u zákazníků. Potřebují spolupracovat v rámci celé společnosti. Musejí používat a sdílet rostoucí množství informací, které jsou sice životně důležité, ale často také zmáhající. A s neustále se zvyšujícím tempem inovace musejí pracovat tak rychle a produktivně, jak jen to je možné.

Vzrůstající měrou čelí manažeři informačních technologií ve středně velkých podnicích požadavkům na pomoc při řešení těchto problémů a hledání způsobů, jak zaměstnancům pomoci při komunikaci a spolupráci (a v neposlední řadě při inovaci), ale současně s ohledem na náklady.

Mobilita, spolupráce a týmová práce

V současné době se vývoj produktů společnosti Microsoft ubírá novým směrem, protože je třeba zaměřit se na pracovníky rozmístěné v různých zeměpisných oblastech. Celá řada chystaných produktů usnadňuje středně velkým podnikům propojit uživatele a sdílet informace a myšlenky a současně přináší větší efektivitu procesů v oblasti informačních technologií.

Například operační systém Microsoft Windows Vista, jehož vydání je naplánováno na leden 2007, obsahuje množství funkcí, které usnadňují pracovníkům na cestách neustálý kontakt. Středisko Windows Mobility Center například zaměstnancům umožňuje přizpůsobit své systémy novému prostředí, sítím a činnostem pomocí konfiguračních nastavení, která se nacházejí v centrálním umístění.

Systém Windows Vista také poskytuje jednotné uživatelské rozhraní s názvem SyncManager, které zajišťuje synchronizaci dat z různých zařízení. To znamená, že uživatelé mohou lépe spravovat kalendář a e-mailové informace v osobních diářích (PDA), kontaktní informace v mobilních telefonech a soubory v počítačích a na souborových serverech propojených v síti.

Společnost Microsoft v loňském roce získala společnost Groove Networks se sídlem v Beverly ve státě Massachusetts a v současné době integruje software pro spolupráci této společnosti se sadou Microsoft Office a službou Windows SharePoint Services. Software Groove umožňuje uživatelům rychle vytvářet pracovní prostředí pro spolupráci a sdílet data, soubory, zprávy, formuláře, schůzky, kalendáře a další.

Software Groove je provozován v počítačích uživatelů a využívá technologii typu peer-to-peer k automatické aktualizaci souborů v počítačích jednotlivých členů týmu. „Stačí spustit aplikaci a veškeré pracovní prostředky, například složky, jsou umístěny na pevném disku, “ říká Ryan Hoppe, marketingový manažer společnosti Groove Networks.

„Software zajišťuje, že veškeré změny, které provedete, budou zkopírovány do pracovního prostředí ostatních členů týmu,“ dodává. Jakmile člen týmu vypne svůj počítač, uloží systém aktualizace na server, který slouží jako prostředník. Poté, co se daný člen týmu znovu připojí k síti, promítnou se změny automaticky ze serveru do počítače daného uživatele. Menší společnosti, které nechtějí spravovat přenosový server, se mohou přihlásit k odběru přenosových služeb spravovaných společností Microsoft.

Software Groove a služba Windows SharePoint Services se doplňují, což zvyšuje důležitost jejich vzájemné integrace. „Služba SharePoint představuje skvělé prostředí pro větší týmy, software Groove je určen pro relativně malé pracovní skupiny, které spolupracují na jednom projektu a potřebují některé činnosti provádět velmi rychle,“ říká Ryan Hoppe.

Jestliže chce například marketingový tým vytvořit nový doplňující materiál k určitému produktu, mohou členové týmu na webu služby SharePoint vyhledat doporučené postupy a šablony a stáhnout je do pracovního prostředí Groove. Odborníci na obsah v mateřském podniku a pobočkové týmy tak mohou spolupracovat s tvůrci a návrháři mimo společnost na vytvoření nového materiálu. Tým poté může odeslat hotový materiál zpět na web služby SharePoint a zpřístupnit jej tak všem uživatelům ve společnosti.

Z důvodu snížení využití šířky pásma, což je klíčovým faktorem pro oddělení výpočetní techniky, které pracuje s technologií peer-to-peer, předává software Groove v síti pouze provedené změny, a nikoli celé soubory.

Společnost Microsoft dodává software Groove Server Manager, který poskytuje odborníkům v oblasti IT širokou škálu nástrojů pro centrální správu, čímž pomáhá zajišťovat soulad těchto distribuovaných systémů se zásadami IT. „Oddělení výpočetní techniky může vytvořit účet pro každého uživatele softwaru Groove v organizaci a nastavit zásady na základě účtu a skutečného počítače,“ říká Ryan Hoppe.

Inovace a přední linie

Inovativní nápady stále více pocházejí z předních linií obchodování, zejména od pracovníků, kteří jsou v těsném kontaktu se zákazníky a procesy. Výsledkem toho je, že řada středně velké podniků chce svým zaměstnancům umožnit co nejlepší využití podnikových dat a co nejefektivněji je propojit s organizací jako celkem.

Za tímto účelem se rodina systémů plánování podnikových zdrojů Microsoft Dynamics přesouvá k doručování obsahu na základě role uživatele v organizaci. Společnost Microsoft vytvořila rozdělení na přibližně 50 rolí, například na prodejce či konzultanty. „Jakmile se uživatel přihlásí, systém danou osobu rozpozná a na základě určené role jí přidělí jedinečné osobní uživatelské rozhraní,“ vysvětluje Peter Darling, ředitel oddělení marketingu produktů skupiny Microsoft Dynamics AX (dříve Microsoft Business Solutions–Axapta) se sídlem v dánském Vedbaeku. To znamená, že uživatelé mají k dispozici odpovídající, snadno použitelné informace a nástroje a nemusejí se potýkat se záplavou obsahu, který je třeba spravovat.

Předurčené role také usnadňují práci zaměstnancům oddělení IT. Přiřazení uživatelských práv a funkcí celé řadě jednotlivých klientů se může stát pro zaměstnance oddělení IT hotovou noční můrou,“ říká Peter Darling. Přesto však společnosti mohou na základě předem vytvořené role přizpůsobit jednotlivé role tak, aby odpovídaly specifickým potřebám společnosti.

Systém Microsoft Dynamics také poskytuje uživatelům v přední linii propracované nástroje pro vytváření analýz. Dříve muselo oddělení IT požadované nové typy sestav vytvořit ručně. „Tím jste šikovné pracovníky oddělení IT museli odvést od jejich práce a nechat je, aby dva týdny vytvářeli novou sestavu,“ říká Peter Darling. Řešení Microsoft Dynamics na druhou stranu pamatuje na infrastrukturu zadávání dotazů, kde osoba na úrovni uživatele (nikoli pracovník oddělení IT) může vytvářet vlastní dotazy s minimálním úsilím v několika málo hodinách.

„Dáte-li pracovníkům na uživatelské úrovni možnost, aby sami hledali odpovědi na své otázky a nové způsoby získávání podnikových dat, je to obrovský posun ve způsobu, jakým tito lidé pracují s informacemi,“ říká Peter Darling.

Peter Haapaniemi je spisovatel a přispěvatel na web Microsoft Midsize Business Center, který bydlí ve Farmingtonu, Michigan.

Nahoru