Včasné zavedení informačních technologií: pro a proti
Aktualizoval Fawn Fitter
Někteří manažeři IT se snaží co nejdříve vyzkoušet nejnovější technologie, zatímco jiní vyčkávají, jak si nové produkty povedou. Který přístup je pro vaši firmu nejvhodnější? Uvádíme některá pro a proti ke každé ze strategií.
Souhrnně:
| • | Tím, že informační technologie zavedete jako první, můžete rychleji využívat výhod nových produktů, ale současně jste vystaveni vyšším rizikům. |
| • | Pokud jste „rychlým následovatelem“, je vaše společnost chráněna před důsledky spoléhání se na neprokázanou technologii, ale zároveň se snižuje vaše konkurenceschopnost. |
| • | Zvažte postoupení více rizik IT v zájmu konkurenční výhody (i když společnosti v konzervativních oblastech, jako je zdravotní péče a výroba, musí být opatrnější). |
Když nahrávací studia, filmová produkční studia a televizní stanice po celém světě potřebují vylepšit zvuk vysílání i nahrávek, volají společnosti Euphonix Inc. Společnost s 80 zaměstnanci a sídlem v kalifornském Palo Altu je předním výrobcem zařízení pro zvukovou produkci pro trhy s profesionální zábavou a vysíláním.
Se zcela digitalizovanou produktovou řadou a sítí propojující její pobočky s prodejními pobočkami na celém světě využívá společnost Euphonix technologie stejně samozřejmě jako kterýkoli z jejích sousedů v Silicon Valley. Andy Izsak, vedoucí oddělení informačních technologií, říká, že přesvědčuje akcionáře firmy o tom, jak je výhodné být v první linii, pokud jde o nové systémy a řešení. Proto Izsak nabídl společnosti Microsoft, aby vyzkoušela systém Euphonix jako web verze beta pro vyzkoušení aplikace Microsoft Dynamics CRM 3.0.
„Již jsme používali dřívější verzi aplikace Microsoft CRM a těšili jsme se na nové funkce a vylepšení možností používání verze 3.0,“ vysvětluje Izsak. „Bylo dobré vytvořit web verze beta, takže jsme mohli zahájit proškolení uživatelů a implementovat možnosti přizpůsobení hned, jak to bylo možné.“
V důsledku toho prodejci společnosti Euphonix po celém světě mohou stahovat nejnovější údaje o zákaznících a pracovat s nimi online i offline a management může shromažďovat informace pro marketing, prodej a služby, které pomohou zvýšit přesnost předpovědí prodeje v reálném čase.
Aby navíc technologie Euphonix mohla lépe sloužit svým zákazníkům, mohou společnosti, které ji implementovaly mezi prvními, informovat představitele firmy o vývoji v oblasti předních technologií, které mohou vylepšit její produkty, říká Izsak. Samozřejmě zažil určité produkty, které nefungovaly podle očekávání, ale nemá v plánu změnit strategii. „Nikdy jsem neměl tak hrozné zkušenosti, že bych to už nechtěl nikdy zopakovat,“ říká.
Chcete, aby vaše oddělení IT následovalo společnost Euphonix a srovnalo krok s předními technologiemi a nejnovějšími verzemi produktů? Nebo byste raději, aby toto riziko na sebe vzali vaši konkurenti nebo kolegové a vy jen přihlíželi a poučili se z jejich zkušeností? V některých případech společnosti adaptují kombinovanou strategii vedení v některých oblastech a následování v jiných. Uvádíme některá pro a proti každého z uvedených přístupů.
Proč byste měli být prvními, kdo implementují informační technologie
 | Pokud váš generální ředitel chce být v čele, ale uživatelé nemají rádi změny, je třeba tuto skutečnost do rozhodnutí zahrnout. |  | | John Matterson
Tectura | |
|
Středně velké firmy si mohou často dovolit směle nasadit novou technologii. V menších společnostech může i malá investice do informačních technologií zvýšit efektivitu nebo služby zákazníkům do dostatečné míry, abyste se dostali před konkurenty.
Mark Mattis, ředitel firmy Ascentium, která je globální konzultační firmou v oblasti obchodu a technologií a partnerem společnosti Microsoft na úrovni Microsoft Gold Certified Partner se sídlem ve Bellevue, stát Washington, popisuje výhody, které mohou společnosti zvážit, pokud si informační technologie osvojí mezi prvními:
| • | Získání individuálně nastavených nabídek dodavatelů. Společnost Microsoft poskytuje vybraným společnostem, které informační technologie přijaly mezi prvními, přímý přístup k týmům zabývajícím se vývojem produktů za účelem přizpůsobené podpory výměnou za poskytnutí zpětné vazby týkající se výkonu produktů. |
| • | To má vliv na návrh a výkon a poskytuje lepší hodnotu koncovému produktu. |
| • | Školení zaměstnanců a rychlejší získání výhod nové technologie může zajistit náskok před konkurencí. |
A co více, zahrnutí rizika může vaše zaměstnance v oblasti IT posílit. Pokud se o vás bude vědět, že používáte novou technologii, pomůže vám to přitáhnout a udržet si zaměstnance, kteří mají rádi inovace a osvojují si nové dovednosti, uvádí John Matterson, výkonný ředitel společnosti Tectura, což je konzultační firma zabývající se globální infrastrukturou a integrací a partner na úrovni Microsoft Gold Certified Partner se sídlem v kalifornském Redwood City.
Průkopnictví v oblasti IT však může být i riskantní, protože některé produkty slibují více, než pak skutečně poskytují, a verze beta mohou být stále plné chyb.
Průkopníci potřebují také finanční prostředky a příslušnou firemní kulturu podporující postupování rizik a zotavení z nich v případě, že se produkty ukážou jako nefunkční. Firmám střední velikosti mohou chybět dovednosti potřebné pro používání verze beta programu, získávání zpětné vazby a budování podpory uživatelů při současném zaměření na každodenní úkoly provozování firmy, upozorňuje Matterson.
Mattis často radí klientům, aby si nekupovali nový software, dokud není vydána první oprava zabezpečení, což je potvrzením, že byly vyřešeny nejvýraznější problémy s první verzí.
Kdy má smysl rychle následovat průkopníky
Pokud vaše společnost podniká v obecně konzervativním oboru, jako jsou například finanční služby, zdravotní péče nebo vláda, je třeba zvážit důsledky příliš včasného přijetí technologie u zákazníků a jeho dopad na vaši pověst.
Mattis zmiňuje jednoho klienta, nemocnici, která zakoupila první verzi aplikace pro správu lékařských údajů. Tento software vyžadoval tolik oprav, že jednoho dne musela nemocnice na několik hodin zavřít pohotovostní ambulanci. Pokud nejhorší možná situace, která může nastat, představuje pro vaši firmu tak vysoká rizika, nechte s novou technologií nejprve hazardovat jiné firmy, radí Matterson.
Rychlé následování průkopníků má další přínosy:
| • | Produkt nebo technologie se na trhu osvědčily. |
| • | Rozvinutý produkt má známý časový rozsah implementace, který se nezpozdí neočekávanými změnami. |
| • | Vaše společnost může upgradovat přírůstkově, což snižuje náklady na nasazení i školení a současně chrání zastaralá data. |
Příliš mnoho opatrnosti však může být také na škodu, pokud budete zaostávat příliš. Nejen, že ztratíte náskok před konkurencí, ale vaše oddělení IT bude možná muset udržovat nákladné zastaralé systémy. Jakmile se vám konečně podaří upgradovat, budete možná muset přeskočit několik dřívějších verzí produktu. To může vyžadovat značné investice do konzultací, které vám pomohou s plánem migrace, jenž se může ukázat jako zdlouhavý a náročný.
Několik tipů pro rozhodování, zda budete průkopníkem nebo následovatelem
Bez ohledu na vaše vlastní preference, pokud jde o vedení nebo následování, musíte připravit obchodní podklady, které ukážou vyššímu managementu, jak vaše plány splňují celkové strategické požadavky. „Pokud váš generální ředitel chce být v čele, ale uživatelé nemají rádi změny, je třeba tuto skutečnost do rozhodnutí zahrnout,“ říká Matterson.
Aby vaše argumentace zajistila více než jen průkopnictví v oblasti IT, doporučuje Mattis představení plánu zvládání rizik. Měl by zahrnovat podklady pro koncepci, metriky pro úspěšnost, podněty pro dodavatele, aby rychle reagovali na problémy, a pilotní program, který představuje novou technologii paralelně se stávajícími systémy, takže vaše organizace neselže ani v případě, že selže nový produkt.
Nakonec Mattis zdůrazňuje, abyste před implementací produktů nezapomněli na řádné proškolení personálu. „Lidé se nadchnou pro novou technologii,“ poznamenává. „Takže je důležité udržovat jejich očekávání spjatá s obchodními požadavky a skutečnými možnostmi softwaru.“
Fawn Fitter je nezávislá autorka žijící v San Franciscu, která se specializuje na obchod a technologie. Přispívá do publikací včetně Fortune Small Business, Worthwhile a Knowledge Management.
