Tipy pro pracovníky IT týkající se přizpůsobení klíčových výkonnostních ukazatelů vaší firmě
Publikováno: 12. července 2006
Aktualizoval Fred Bayles
Podobně jako při sestavování žebříčku úspěšných společností Fortune 1000, stále více středně velkých firem používá propracované softwarové aplikace pro sledování svých klíčových výkonnostních ukazatelů (KPI), finančních a dalších aspektů, aby získali přehled o výkonu firmy. Ale zdá se, že do této oblasti zavál čerstvý vítr.
Souhrnně:
| • | Nejnovějším nástrojem pro středně velké firmy, které si přejí monitorovat a analyzovat celou řadu firemních ukazatelů, jsou řešení klíčových výkonnostních ukazatelů založená na rolích. |
| • | Mnohé z těchto produktů jsou zahrnuty do velkých softwarových balíčků nebo mohou být snadno připojeny ke stávajícím systémům. |
| • | Další výhodou těchto systémů pak je, že poskytují data specifická pro určitou skupinu manažerů společnosti. |
| • | Úspěšnost těchto řešení je však založena na kvalitě analyzovaných dat; shromažďování reprezentativních údajů vyžaduje spolupráci všech oddělení a manažerů. |
Tam, kde velké společnosti dříve investovaly nezanedbatelné množství práce a finančních prostředků do systémů přizpůsobených jejich požadavkům, které sledovaly jejich podnikání jako celek, nyní novější systémy nabízejí jak celkový obraz, tak detailní pohledy na nejrůznější aspekty podnikání.
Současným trendem jsou klíčové výkonnostní ukazatele založené na rolích, které umožňují hodnotit obchodní výkon jednotlivých oddělení, například oddělení prodeje, oddělení služeb zákazníkům, účetního oddělení nebo provozů. Klíčové výkonnostní ukazatele založené na rolích pomáhají manažerům na různých pozicích zjišťovat, zda drží krok se stanovenými obchodními cíly a platnými standardy oboru.
„Personalizací klíčových výkonnostních ukazatelů jsme učinili krok vpřed,“ říká Daniel Schwartz, zakladatel a generální ředitel společnosti NexVue Analytics zaměřené na poradenskou činnost a řízení projektů, která je na úrovni Microsoft Gold Partner, se sídlem ve Stamfordu ve státě Connecticut v USA. Společnost NexVue Analytics vyvinula nástroj Business Information Optimization (BIO), licencovaný produkt společnosti Microsoft, který byl uveden na trh v polovině roku 2006.
Schwartz si vzpomíná, že jeden zákazník, poradenská firma s globální působností, si přál analyzovat data z více než 300 samostatných projektů. Starší systémy sledování klíčových výkonnostních ukazatelů shromažďovaly informace z různých projektů a pak z nich složily celkový obraz podnikání, který měl k dispozici vedoucí finančního oddělení. Oproti tomu systém BIO sbírá informace, jako například výše závazků, pohledávek a výdajů nebo spotřeba pracovního času u příslušných projektů, které jsou rozmístěny v různých databázích společnosti. Tyto informace jsou zkombinovány a doručeny manažerům, kteří na jejich základě mohou vyhodnotit, zda jejich projekt plní cíle stanovené firmou, popřípadě provést opatření týkající se personálu nebo pracovních hodin.
Klíčové výkonnostní ukazatele založené na rolích mohou poskytnout hloubkovou analýzu prodejů. Nástroje sledování klíčových výkonnostních ukazatelů byly obvykle schopné zobrazit celkové prodejní výsledky. Novější systémy nyní dokáží roztřídit data podle oblasti, země, města nebo dokonce zákazníka.
„V současnosti už neposkytujeme stejné řešení klíčových výkonnostních ukazatelů pro všechny,“ říká Eric de Jager, ředitel Microsoft Dynamics SL. (Další informace o produktech společnosti Microsoft podporujících klíčové výkonnostní ukazatele viz Řešení Microsoft Business Intelligence.)
Ted Corbett, vyšší manažer odpovědný za postupy obchodní analýzy v londýnské kanceláři společnosti Hitachi Consulting, dodává, že tyto systémy nejen poskytují podrobnější informace, ale jsou i rychlejší při provádění analýzy dat. „Uzavření měsíčních účetních výkazů, shromáždění dat a vypracování zpráv pro různé úrovně podnikání dříve zabralo firmě i tři až čtyři týdny,“ říká. „Pomocí nových nástrojů je však možné tuto dobu snížit z týdnů na dny. Některé maloobchodní společnosti mají nástroje, které umožňují sledovat prodejní výsledky z hodiny na hodinu.“
Nejnovější nástroje významně usnadňují shromažďování a analýzu dat pro sledování klíčových výkonnostních ukazatelů.
Systémy klíčových výkonnostních ukazatelů založené na rolích se nejprve zaměří na různé databáze vaší společnosti. De Jager vysvětluje princip nové technologie pomocí koncepčního schématu systému s databází obsahující stovky tabulek. Sloupce obsahují různé druhy firemních údajů – objednávky, inventář, servisní čas, údaje o výdajích atd. Řádky těchto tabulek představují tisíce nebo dokonce statisíce transakcí provedených v rámci těchto kategorií.
Analytické stroje pak data vyberou, zpracují a prezentují je v uživatelsky přístupném grafickém formátu nebo v dalších formátech. Většina velkých výrobců softwaru v současnosti nabízí analytické stroje, které jsou kompatibilní s jimi poskytovanými systémy plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo jinými obchodními systémy. Tyto nástroje pracují automaticky, není tedy již nutné manuálně třídit data, což by byl téměř nadlidský úkol.
„Firmy by mohly zpracovávat finanční informace pomocí jednoho systému,“ říká Corbett. „Aby bylo možné zachytit data nezbytná pro analýzu, na vrchol systému, který pracuje na principu pavoučí sítě, by firmy mohly přidat analytický modul.
„V případě použití starších systémů by shromažďování dat představovalo spoustu mravenčí práce,“ dále dodává. „Nyní můžete více svého času věnovat přemýšlení o tom, co dané údaje představují.“
Předtím, než začnete, uspořádejte svá data
Předpokladem úspěchu těchto systémů sledování klíčových výkonnostních ukazatelů je samozřejmě přesnost použitých dat. V tomto bodě se proces implementace takových systémů stává komplexním.
„Každá společnost uchovává ohromující množství údajů, z nichž si některé odporují,“ říká Gavin Boyd, ředitel afrického oddělení divize Balanced Scorecard Collaborative. Tato divize společnosti Palladium prováděla poradenskou činnost při implementaci systémů a technologií zpracování obchodních informací pro přibližně 2500 společností po celém světě.
Boyd používá příklad jednoho zákazníka, vodohospodářské společnosti. Každé oddělení této společnosti mělo jiný způsob zaznamenávání tak běžných hodnot, jako třeba účtů, nákladových středisek a služeb zákazníkům. Sjednocení dat do jednoho společného formátu pomůže firmám tato data lépe integrovat a analyzovat.
Proces standardizace obvykle vyžaduje obratné zprostředkování výměny informací mezi odděleními. Corbett dále uvádí, že z tohoto důvodu je nutné, aby firma jmenovala hlavního ručitele, disponujícího silnou pozicí, která by mu umožňovala redukovat nevyhnutelné interní konflikty na minimum. Zapojení prostředníka z vnějšku může také pomoct zabránit zablokování jednání. „Osoba přicházející zvenčí může pomoci odstranit osobní rozměr z konfliktů mezi různými skupinami, může každému pomoci porozumět své pozici a řešit konflikty na základě rozhodnutí hlavního ručitele,“ říká.
Vaším úkolem, jako manažera IT, je pomoci manažerům z jiných oddělení porozumět výhodám integrace dat výkonu – což může vést k lépe zacíleným klíčovým výkonnostním ukazatelům pro každého.
„Efektivní nástroj sledování klíčových výkonnostních ukazatelů vám určitě pomůže ve vašem plánu, identifikovat, rozhodnout se a jednat,“ říká de Jager. „To znamená, že je třeba se zaměřit na lidi, kteří ho používají, identifikovat metriky, které používají a pomoci jim porozumět datům. Nejdůležitější je skutečnost, že vytváříme nástroj, který umožňuje provádět tyto úkoly běžným uživatelům.“
Fred Bayles je nezávislý spisovatel žijící v Bostonu. Je bývalým národním dopisovatelem agentury Associated Press a listu USA TODAY.
|
Řešení Microsoft Business Intelligence Společnost Microsoft nabízí neustále se rozrůstající škálu podpůrných systémů klíčových výkonnostních ukazatelů, od základních aplikací v rámci sady Office po speciální nástroje pracující v rámci obchodních systémů Microsoft Dynamics. | • | Microsoft Office. Tento základní balíček společnosti Microsoft nabízí dostupná řešení pro sledování klíčových prvků podnikání, například tabulky aplikace Excel a správce databází Access. | | • | Business Scorecard Manager. Produkt ze sady Microsoft Office, Business Scorecard Manager, pomáhá zaměstnancům vytvářet a spravovat karty hodnocení a výkazy. Poskytuje nástroje, které pomáhají zaměstnancům využívat klíčové výkonnostní ukazatele ke sledování obchodních cílů, a integruje se do systémů pro správu podniků Microsoft Dynamics. | | • | Microsoft Dynamics GP a Microsoft Dynamics SL, které umožňují vytvořit klíčové výkonnostní ukazatele k dodání prostřednictvím webového portálu. | | • | Microsoft Dynamics pro analytiku. Všechny čtyři produkty řešení Microsoft Dynamics pro správu podniku obsahují analytické nástroje pro výkaznictví a metriky. | | • | Systém BIO (Business Information Optimization) pro Microsoft Dynamics SL, který poskytuje klíčové výkonnostní ukazatele založené na rolích a další obchodní informace pro manažery a ředitele napříč organizací. |
|
