Mobilita, kterou můžete řídit
Firmy se potýkají se stále složitějšími možnostmi, které přináší mobilita. Jak vymyslíte a budete řídit mobilní strategii IT, která má být flexibilní pro firmu, ale také realistická pro oddělení IT?
Souhrnně
| • | Vyberte mobilní zařízení na základě obchodních (ne nutně jednotlivých) potřeb. |
| • | Stanovte podnikové standardy pro zařízení. |
| • | Určete zásady podpory IT. |
Zní vám to povědomě? Oddělení IT nasazuje v rámci společnosti počítače, které mají podporovat zaměstnance v jejich práci. Zaměstnanci však objeví novou generaci technologických zařízení přinášejících ještě větší produktivitu a přesvědčují oddělení IT, aby pro tato zařízení poskytovalo podporu. Ředitel oddělení IT se musí rozhodnout: jak s těmito požadavky naložit?
Tento scénář se odehrál před čtvrtstoletím, kdy osobní počítače poprvé zaútočily na bašty minipočítačů, které byly ve středně velkých firmách tak dobře usazené. Stejná bitva zuří i dnes, s tím rozdílem, že se nyní jedná o vysoce výkonná a přenosná zařízení PDA, smartphony a mobilní telefony s podporou multimédií.
Vytváření strategie řízení mobilních zařízení vyžaduje od oddělení IT více než jen technický náhled. Je potřeba jasně chápat, jak budou zaměstnanci tato zařízení používat a jaký druh výkonu a podpory vyžadují. Potřeba souladu mezi oddělením IT a vedoucími představiteli podniku nebyla nikdy tak důležitá jako v případě diskuze o mobilitě.
Sladění potřeb zařízení s obchodními potřebami
Poradci doporučují začít u pracovních postupů a informací, které zaměstnanci potřebují ke své práci - to znamená, jaká je hnací síla pro rozvážné nasazení mobilních zařízení, a nikoli touha vrcholového představitele, který viděl u kamaráda skvělou mašinku a chce taky takovou. „Přemýšlejte o stanovení standardů, spíše než o zřizování kontroly,“ říká Jim Archer, viceprezident pro řešení ze společnosti Astea International, partner na úrovni Microsoft Certified Partner, se sídlem v Horshamu, Pennsylvania, která se zabývá vývojem aplikací pro práci mimo kancelář.
Posuďte, jak technici společnosti Bramidan se sídlem v Kodani, Dánsko, kteří pracují v terénu, využívají mobilní zařízení. Každý z techniků pracující pro tohoto výrobce zařízení pro nakládání s průmyslovým odpadem má k dispozici 3,5tunové nákladní vozidlo naplněné náhradními díly. Generální ředitel Henrik Madsen popisuje, jak celý proces funguje:
1. | Každé odpoledne nadřízený pracovník zaznamená nevyřízené hovory od zákazníků a přiřadí je pracovníkům. |
2. | Když příští den ráno technici nasednou do svých nákladních vozidel, na displeji robustního mobilního zařízení Intermec 700C, ve kterém je spuštěný operační systém Microsoft Windows for Pocket PC, se na základě přiřazených hovorů od zákazníků zobrazí úkoly pro daný den. |
3. | Jakmile technik úkol dokončí, vyvolá na displeji formulář, zaznamená svůj čas, označí v seznamu díly prodané zákazníkovi a odešle formulář zpět do podnikového softwaru Microsoft Dynamics NAV, který se nachází v centrále. |
4. | Faktury pro zákazníka v elektronické podobě se odešlou automaticky ze systému Microsoft Dynamics NAV následující den a inventarizační model systému Microsoft Dynamics NAV upozorní manažery výroby, aby upravily stav zásob. |
Takto efektivní fungování obchodního procesu vyžaduje strategické myšlení na straně oddělení IT, s ohledem na mobilní zařízení a aplikace, které na nich fungují. V případě společnosti Bramidan bylo nutné pořídit robustní zařízení, která by byla odolná vůči opotřebení ze strany techniků, kteří navštěvují zázemí restaurací, hotelů a továren, kde se většinou setkávají s betonovými podlahami a minimem rovných ploch.
Za druhé, zařízení musela být vybavena dostatečnou pamětí a kapacitou úložiště, aby zvládla celý seznam zásob (zařízení 700C nabízí 64 MB paměti RAM a 32 MB paměti typu Flash). Jakmile technici vloží zařízení zpět do základny v nákladním vozidle, odešlou se informace o fakturaci. Ze softwarového hlediska muselo oddělení IT zajistit, aby si fakturační aplikace poradila s celým obrovským souborem potenciálních náhradních dílů, a aby dokázala účinně a snadno provádět výměnu informací se systémem Microsoft Dynamics NAV.
Nyní aplikujte tento scénář na vaše zaměstnance a vezměte v potaz i další potřeby. Vaši technici pracující v terénu musí například tisknout stvrzenky pro zákazníky nebo zpracovávat platební karty. Prodejci mohou požadovat laptopy, na kterých by mohli předvádět nejmodernější prezentace, ale také se může stát, že budou vyžadovat přístup k informacím o skladových zásobách. Zároveň mohou potřebovat pokročilý mobilní telefon ke snadné kontrole e-mailů a aktualizaci položek kalendáře například mezi schůzkami nebo při čekání na letišti. Výběr zařízení by se měl vždy řídit způsobem využití a ne naopak. Nicméně zaměstnanci oddělení IT mají nejlepší povědomí o tom, jaké druhy zařízení zvládnou jednotlivé klíčové potřeby.
Správa zařízení a podpora důležitá je jednoduchost
Vezmeme-li v úvahu požadavky dnešní doby, není pravděpodobné, že by se vaší společnosti podařilo standardizovat vše pro jedno zařízení. Standardem počítačového vybavení je laptop a většina zaměstnanců potřebuje mobilní telefony, aby byli v dosahu i mimo kancelář. Pak jsou tu víceúčelová zařízení PDA, jako je Palm, BlackBerry a Pocket PC. „Každý hledá zázračné zařízení,“ říká David Leadbetter, vedoucí skupiny pro infrastrukturu, poskytování řešení a integraci v londýnské společnosti Capgemini, společnost na úrovni Microsoft Gold Certified Partner. V současné době nepřetržitě se rozšiřující nabídky se manažeři oddělení IT musí potýkat s šíleným a neustále se měnícím „švédským stolem“ nabízených řešení.
To ale neznamená, že byste měli zaměstnance nechat vybrat si cokoli. Poradci doporučují omezit výběr na maximálně tři mobilní zařízení (kromě laptopu) a hledat další způsoby, jak zjednodušit jejich řízení pomocí standardizace. Pokud jedna sada zařízení například využívá operační systém Windows Mobile 5.0, bude z hlediska managementu snazší nepodporovat zároveň zařízení, která dosud používají operační systém Microsoft Pocket PC nebo jiný operační systém než od společnosti Microsoft. Dále zvažte, jak můžete účinně integrovat mobilní aplikace s aplikacemi back-office. Mohou mobilní aplikace pro integraci aplikací používat technologie .Net nebo BizTalk společnosti Microsoft nebo je potřeba využít webové služby nabízené jinými dodavateli? Leadbetter konstatuje, že u konzistentních technologií se vyhnete řízení několika způsobů výměny dat mezi mobilními a jinými aplikacemi.
Omezením počtu zařízení zároveň snížíte náročnost upgradů a výměny zařízení. Další návrh: uchovávejte mobilní aplikace na paměťových kartách SD (Secure Digital) a proveďte upgrade zařízení tak, že vyměníte kartu.
Nepochybně musíte najít rovnováhu mezi zdroji IT a potřebami uživatelů. Nyní, stejně jako za starých časů, se může oddělení IT obávat ztráty kontroly nad počítači - a tudíž i daty - ve společnosti. „Nemůžete se obávat ztráty kontroly, protože je nevyhnutelná,“ upozorňuje Jim Archer ze společnosti Astea. Je však také důležité pamatovat na to, co podnik získá z nasazení mobilních zařízení do míst, kde mohou být uživatelé nejvíce přínosní s ohledem na shromažďování dat. „Ve skutečnosti získáváte kontrolu nad větším množstvím informací.“
 | Nezávislý novinář žijící v Silicon Valley Howard Baldwin pracoval v minulosti pro časopis M-Business, který je zaměřen na mobilní obchodní technologie. Již 19 let se ve svých článcích publikovaných v různých periodikách a na webových stránkách zabývá otázkami spojenými s obchodními technologiemi. |
