Optimalizace nástrojů pro spolupráci na projektech
Publikováno: 26. dubna 2006
Aktualizoval Mindy Blodgettová
S novými dostupnými nástroji pro spolupráci mohou zaměstnanci snáze spolupracovat virtuálně i v reálném čase. Naučte se tyto nástroje integrovat a optimalizovat, abyste dosáhli účinnější týmové práce.
Souhrnně:
| • | Nástroje pro spolupráci, často vložené do počítačových aplikací, umožňují zaměstnancům snadno přecházet mezi e-mailem, rychlým zasíláním zpráv, dokumenty a Internetem. Je důležité vybrat takové softwarové produkty, které se hodí pro obchodní cíle vaší organizace. |
| • | Před instalací softwaru pro spolupráci nezapomeňte provést analýzu svých obchodních procesů, infrastruktury sítě a schopností řízení projektů. |
Globalizace, nepřetržitě dostupné pracoviště a geograficky rozmístěné pracovní skupiny patří mezi faktory, které společnosti nutí do hledání způsobů hladší spolupráce v rámci organizací a s externími stranami. Především středně velké firmy často uvíznou ve spleti oddělených procesů a aplikací. „Snaží se ze všech sil zachovat neměnný stav,“ říká Mark Mulvany, poradce pro oblast sítí sídlící v Trinu, Irsko. „Tvrdošíjně lpí na e-mailech, dokumentech aplikace Word a tabulkách aplikace Excel.“
Díky rozvoji v posledních letech mají středně velké firmy k dispozici velké množství nástrojů pro spolupráci na projektech. Před jakýmkoli nákupem však společnosti musí pečlivě analyzovat své obchodní potřeby. Využívání externích dodavatelů v zahraničí například vedlo k vytvoření globálních týmů, které fungují napříč různými kulturami a časovými pásmy a které pracují s rozdílnými šířkami pásma a podmínkami infrastruktury. Tento scénář často vede k nutnosti využívat rozsáhlé nástroje pro spolupráci se snadno použitelnými možnostmi webu. Společnosti musí být schopné integrovat tyto nástroje se stávajícími systémy, pokud chtějí co nejlépe využívat sdílení informací a analýzy dat. Manažeři by zároveň měli poskytovat odpovídající školení, aby byli zaměstnanci schopní tyto systémy efektivně používat.
Software pro spolupráci: definující kategorie
Produkty pro spolupráci je obvykle možné získat dvěma způsoby: jako webové nástroje nebo jako balíčky softwaru (ačkoli pravděpodobně není daleko doba, kdy bude k dispozici předplacený software pro spolupráci). Nástroje mohou být stejně jednoduché jako internetová fóra či vývěsky, nebo stejně složité, jako jsou komplexní balíčky pro spolupráci, které mohou obsahovat položky pro řízení pracovních postupů, sdílení dokumentů a správu verzí, rychlé zasílání zpráv (IM), webové konference, IP telefonii a integraci počítačů, moduly pro sledování přítomnosti a řízení znalostí. Komerční aplikace pocházejí od velkých dodavatelů, např. Microsoft, EMC a IBM, i od desítek menších dodavatelů.
V případě společnosti Microsoft se jedná například o tyto nástroje:
Služba Windows SharePoint Services: Tato aplikace, která je ke stažení zdarma pro server Microsoft Windows Server 2003, umožňuje zaměstnancům vytvářet interní webové stránky pro sdílení dat a spolupráci na dokumentech, případně sítě extranet pro partnery. Oba typy webů vyžadují při přístupu pověření pro privátní sítě.
Server SharePoint Portal Server 2003: Zatímco služba SharePoint Services poskytuje weby zaměřené na sdílení dokumentů, jež slouží ke spolupráci týmů, portálový server SharePoint Portal Server 2003 propojuje tyto weby prostřednictvím integrace podnikových aplikací. Zaměstnanci mohou upravit a přizpůsobit svůj pohled na obsah portálu na základě role, již zastávají, členství v týmu, přístupu odpovídajícího úrovni zabezpečení nebo jiných kritérií.
Systém Office 2007: Chystané vydání systému Microsoft Office bude zahrnovat funkce virtuálního pracovního prostoru softwaru společnosti Groove Networks, kterou společnost Microsoft získala v roce 2005. Software využívá technologii peer-to-peer k automatické aktualizaci souborů v počítačích členů týmu. Služba Windows SharePoint Services, která slouží větším projektovým týmům nebo skupinám, bude doplněna o aplikaci Groove zaměřenou na menší a pohotovější týmy. Členové týmu budou také schopni synchronizovat soubory z aplikace Groove s pracovním prostorem služby SharePoint.
Live Meeting: Tato aplikace pro spolupráci v reálném čase je určena pro schůzky, školení a události online a je plně integrována se systémem Microsoft Office. Mezi její hlavní schopnosti patří možnost účastníků zasahovat do jednání prostřednictvím hlasování a tabulí, sdílet řízení aplikací, vidět naživo prezentace aplikace Microsoft PowerPoint a vznášet dotazy z libovolného počítače v síti.
Vyhodnoťte své projektové potřeby a komunikační infrastrukturu
Než se rozhodnete, které nástroje budou pro vaši společnost nejvhodnější, je potřeba položit si několik otázek:
| • | Jak je společnost, včetně vzdálených pracovišť, rozsáhlá? |
| • | Chcete pro společnost jeden nebo více způsobů přihlašování? |
| • | Jaký je stav infrastruktury sítě? Jsou k dispozici bezpečné a silné pozemní telekomunikace nebo je šířka pásma nedostatečná? |
| • | Jaké máte potřeby zálohování a úložiště? |
Středně velká firma bez vysokorychlostního širokopásmového připojení může například využívat službu Windows SharePoint Services pro základní sdílení dokumentů. Aplikace Groove bude užitečná také pro společnosti, které musejí brát na zřetel svoji šířku pásma, protože přenáší pouze změny provedené v souboru, místo aby odesílala celý soubor po síti pokaždé, když jej někdo aktualizuje.
Pokud však některý z vašich klíčových obchodních požadavků vyžaduje těsnou spolupráci týmů, seskupování interních webů a synchronizaci dokumentů, měli byste zvolit portálový server SharePoint Portal Server 2003, konstatuje Mark Day, produktový manažer v rámci skupiny Information Worker Business Group v USA ve společnosti Microsoft.
Řekněme, že vaše společnost často spolupracuje s externími partnery, například externími poskytovateli, dodavateli a distributory. Aplikace Groove může být tou pravou volbou, protože nevyžaduje přihlášení k privátní síti a umožňuje využití internetového připojení, protože automaticky šifruje data během přenosu. Případně, pokud potřebujete nástroj pro spolupráci, jež by se hodil pro mobilní tým prodejců, je software Groove také ideálním řešením, protože umožňuje zaměstnancům na cestách přístup ke sdíleným souborům offline (které se synchronizují při příštím přechodu do režimu online a otevření pracovního prostoru aplikace Groove).
Optimalizace nástrojů
Zde jsou uvedeny některé důležité tipy, které je nutné mít na paměti při výběru, instalaci a používání nástrojů pro spolupráci na projektech.
Nepřehlížejte školení. Mulvany tvrdí, že zažil mnoho společností, které nainstalovaly službu SharePoint a nechaly zaměstnance ihned s ní začít pracovat – bez absolutně jakéhokoli školení – nebo naplánovali školení až za několik měsíců, kdy o něj zaměstnanci ztratili zájem. Očekávejte od dodavatele softwaru nebo partnera pro implementaci pomoc při školení a předání tipů a rad, aby zaměstnanci rychle získali potřebné dovednosti pro produktivní práci s nástroji. Pokud váš partner pro implementaci tyto služby nenabízí, zvažte využití jiného dodavatele.
Zaměstnanci oddělení IT a obchodní manažeři by měli spolupracovat při výběru, instalaci a integraci. Investoři do podniků musí pomoci vybrat nástroje, nastínit požadavky na přizpůsobení a pomoci určit, jaká data a aplikace se mají integrovat se softwarem pro spolupráci.
Pamatujte na řízení portfolia. Řízení portfolia přináší holistický pohled na celkovou strategii IT společnosti a zajišťuje, aby odpovídala zásadním obchodním cílům. Využití softwaru pro řízení portfolia spolu s nástroji pro spolupráci na projektech k posouzení, které projekty fungují podle plánu a které nikoli, je pouze jedním ze způsobů, jak rozšířit využití technologií spolupráce.
„Jako vždy musí být obchodní strategie hnacím motorem strategie spolupráce, aby bylo dosaženo skutečné návratnosti investic,“ říká Sean Abbott, specialista na řešení pro pracovníky s informacemi ze společnosti Microsoft. „Když mohu použít aplikaci Groove k vytvoření pracovního prostoru, může se hodnota schopnosti rychlého provedení této akce brzy snížit. Jednoduchost těchto nástrojů však uvolní ruce zaměstnancům, kteří se mohou zaměřit spíše na úkoly přinášející zisk než na shánění informací. Nemáte několik verzí informací a víte, že všichni vzdálení uživatelé pracují na stejném dokumentu.
Mindy Blodgettová je autorka na volné noze, která sídlí v Hopkintonu, Massachusetts. Má 24letou novinářskou zkušenost, dříve pracovala jako samostatná redaktorka v časopisech CIO a Computerworld.
