Další vlna řízení znalostí
Publikováno: 27. dubna 2006
Aktualizoval Meg Mitchell Mooreová
Řízení znalostí nezmizelo, ale neustále se mění. Jsou vaši zaměstnanci připraveni?
Souhrnně:
| • | Iniciativa v oblasti řízení znalostí může středně velké firmě přinést mnoho pozitivního, ale pouze tehdy, pokud ji vedení společnosti vítá a podporuje. |
| • | Oblíbené nástroje pro spolupráci, například blogy a portály, mohou středně velkým firmám pomoci začít s iniciativami na poli řízení znalostí bez velkých investic do technologie. |
Je to již více než deset let, kdy se pojem řízení znalostí dostal do běžného obchodního slovníku. Ačkoli by si lidé v popředí tohoto hnutí mohli říkat, že nástup této koncepce trval dlouhou dobu, všem ostatním se zdálo, že se objevila znenadání a způsobila pořádný poprask. Tímto momentem bylo hromadné „ano“, kdy si vedoucí představitelé organizací všech forem a velikostí uvědomili, že jejich nejvzácnější majetek odchází každý večer domů na večeři. Náhle se jedním z nejnaléhavějších zájmů podniků stala snaha zjistit, jak získat, uchovat a rozšiřovat všechny ty skvělé nápady, které se nacházejí v hlavách zaměstnanců.
Řízení znalostí nepatří mezi obchodní trendy, které jsou módní - to podstatné představuje jeho praktická stránka. Ale řízení znalostí se změnilo a středně velké firmy připravené naskočit do projektu řízení znalostí budou těžit z výhod jeho nejnovější podoby: plynulejší výměna informací díky technologiím, jako jsou blogy, stránky wiki a portály.
Posun od vytváření znalostí ke sdílení znalostí a spolupráci v reálném čase
„V počátcích bylo řízení znalostí směsí spolupráce a správy dokumentů,“ říká Bill Ives, nezávislý poradce, který se zaměřuje na obchodní využití nově vznikajících technologií a je autorem blogu Portals and KM (Portály a řízení znalostí). „Nastal však posun spíše do žánru správy dokumentů a knihovny a došlo k menšímu ústupu.“
Když iniciativy na poli řízení znalostí neuspěly – což se stávalo často – bylo to obvykle kvůli manažerům IT, kteří příliš spoléhali na samotnou technologii a nesladili projekt s obchodními cíli. Iniciativy na poli řízení znalostí obvykle neměly svého zastánce ve vyšším vedení společnosti, a tudíž ani reálný důvod k existenci. Navíc, říká Robbie Baxter, strategický poradce společnosti Peninsula Strategies se sídlem v Menlo Park, Kalifornie, rané technologie, například nástroje pro správu dokumentů, databáze kontaktů a pracovní prostory týmů byly statické. Neschopnost přispět a reagovat přímo na znalosti ostatních pracovníků omezovala schopnost systému řízení znalostí změnit způsob práce zaměstnanců.
Podle Michaela Kogona, výkonného ředitele společnosti Definition 6 se sídlem v Atlantě, Georgia, která vytváří řešení řízení znalostí pomocí technologií společnosti Microsoft, například SharePoint a Commerce Server, zažívá řízení znalostí v současné době obnovování druhů, s prudkým vzestupem technologií spolupráce, které jednotlivým uživatelům umožňují informace vytvářet, sdílet, přispívat k nim vlastními poznatky a komentáři. „Fáze jedna byla tvorba informací, ale fáze dvě rozvoj sdílení znalostí,“ říká Kogon.
Další generace nástrojů pro řízení znalostí
Firmy připravené věnovat se rozvoji znalostí mají na výběr velké množství nástrojů, které napomáhají rychlému sdílení a vytváření informací. Na základě potřeb může organizace dospět k rozhodnutí používat jednu technologii nebo všechny.
| • | Portály Když britská společnost Sainsbury prodávající potraviny zahájila iniciativu řízení znalostí s využitím portálu, byla to součást rozsáhlejší obchodní strategie podnítit inovativní myšlení vzhledem k tvrdé konkurenci ze strany specializovaných obchodů s potravinami a diskontních prodejců. Jednou z funkcí portálu je banka nápadů, kde musí vývojáři produktů zaznamenávat nové nápady. Tím se zajistí, že se na stejných nápadech nepracuje víckrát. Portál rovněž poskytuje vývojářům produktů odezvu zákazníků, kterou společnost Sainsbury přijímá prostřednictvím telefonu nebo přímo v obchodech. Menší společnosti, které si nemohou dovolit financovat rozsáhlý projekt řízení znalostí, mohou snadno (a relativně levně) vytvářet weby pro sdílení dokumentů a spolupráci pomocí technologií, jako je např. služba Microsoft Windows SharePoint Services (bezplatná aplikace ke stažení, která vyžaduje instalaci serveru Microsoft Windows Server 2003). Technologie portálů, např. weby virtuálních týmů služby SharePoint, jsou ideální pro strukturované úkoly zaměřené na procesy, které vyžadují vytváření dokumentů a řízení verzí. |
| • | Blogy Můžete se s nimi setkat na interních nebo externích webových stránkách společností i na osobních webových stránkách. Blogy poskytují zaměstnancům příležitost obhajovat myšlenky v neformálním prostředí. Kogan uvádí případ společnosti vyrábějící spotřební zboží, která pracovala na návrhu nového designu balení. Tým mající na starost další rozvoj značky nainstaloval do portálu organizace blog a spustil tak „valící se konverzaci“. Aniž by museli organizovat řadu konferenčních hovorů nebo časově náročné uzavřené jednání, byli schopni provést celou diskusi prostřednictvím blogů. „Některé nápady pocházely od mladších zaměstnanců, kteří by nikdy nebyli k jednání přizváni,“ říká Kogon. |
| • | Stránky wiki. Jednou z posledních novinek na scéně řízení znalostí je wiki - webová stránka, na niž může kdokoli přidat, pozměnit nebo upravit obsah pouhým klepnutím na tlačítko Upravit. Většina lidí zná koncepci wiki díky online encyklopedii Wikipedia, ale stránky wiki mohou být také pomocníkem při správě otevřené a nestrukturované obchodní spolupráce, například v technickém prostředí nebo prostředí RAD (Rapid Application Development). Několik dodavatelů nyní nabízí stránky wiki buď jako hostované služby nebo nainstalované na vyhrazeném serveru. Stránky wiki se liší od blogů a portálů v tom, že informace uváděné v těchto nástrojích zůstávají statické a stanoviska i odpovědi jsou v chronologickém pořadí. Naproti tomu, pokaždé, když někdo uloží změny na stránce wiki, vytvoří nové opakování zpracování dat dokumentu nebo samotné stránky. Tým prodejců může například používat stránku wiki ke spolupráci na nejlepším přístupu, který by vedl k získání určitého klienta, říká Kogon. Stránky wiki se dají také dobře integrovat do webu služby SharePoint. |
| • | Mash-up: Tento termín vznikl ve světě hip-hopu, kde znamená remixy písní, ale nyní může pojem mash-up popisovat také činnost, kdy dochází ke kombinování aplikací nebo nástrojů z různých zdrojů. Určitá společnost by například mohla spojit aplikaci map s rozmístěním prodejců a zákazníků, aby se mohli prodejci snáze podělit o kontakty a potenciální zákazníky. Využití technologie mash-up se teprve musí rozvinout, tj. dostat se dále, než je oblast map, poznamenává Ives, nicméně její potenciál je neomezený: „Je možné spojit jakékoli webové aplikace. Nástroj pro označování sociálních odkazů [který uživatelům umožňuje klasifikovat, ukládat a sdílet internetové zdroje] by například bylo možné kombinovat s podnikovou vyhledávací službou tak, aby nabízela oba způsoby vyhledávání.“ |
Tipy, jak přimět zaměstnance používat nástroje řízení znalostí
Poznejte svá trápení Ives navrhuje, že pokud chcete podnítit zapojení zaměstnanců, je třeba rozvíjet iniciativy řízení znalostí v blízkosti zásadních obchodních problémů. Mnohé prvotní nezdařené pokusy o zavedení iniciativy řízení znalostí ztroskotaly na skutečnosti, že je manažeři nepropojili dostatečně úzce se skutečnými obchodními problémy nebo řešeními.
Získejte podporu shora. Odborníci se v oblasti řízení znalostí shodují na jedné věci: Řízení znalostí nebude fungovat, jestliže vyšší vedoucí pracovníci nebudou této problematice rozumět a nezačnou se jí zabývat. „Dosáhněte toho, aby veřejné poskytování informací v rámci společnosti bylo iniciativou vedení společnosti, a zajistěte, aby se manažeři stali pravidelnými přispěvateli,“ doporučuje Kogon.
Oceňte efektivní snahu v oblasti řízení znalostí. Zřiďte fond prémií pro nejlepší přispěvatele duševního kapitálu, říká Baxter ze společnosti Peninsula Strategies. Nebo odměňte přispěvatele k iniciativám řízení znalostí, které vedly k rychlému zavedení produktů.
Nakonec, největší výzvou v nové aréně řízení znalostí nebude nedostatek technologií nebo nástrojů, ale nalezení nejlepšího způsobu, jak zaměstnance povzbudit k jejich využívání.
Meg Mitchell Mooreová je autorka na volné noze sídlící v Burlingtonu, Vermont. Píše do různých obchodních a obecně zajímavých publikací a zastává funkci v časopisech CIO a Darwin.
