Autorka: Kateřina PitříkováVětšina lidí nevyužívá všech funkcí, které jsou součástí softwarových aplikací. Máme tendenci zaměřit se na ty, které nám připadají užitečné, a spokojit se s nimi. |  | TIP:
Aplikaci Word lze nastavit tak, aby během psaní kontrolovala pravopis a gramatiku. Nejdříve je třeba ověřit, že je zapnuta automatická kontrola pravopisu a gramatiky. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Možnosti a potom klepněte na kartu Pravopis. Zaškrtněte políčka Automatická kontrola pravopisu a Automatická kontrola gramatiky. Napište dokument. Klepněte pravým tlačítkem myši na slovo se zvlněným červeným nebo zeleným podtržením a potom vyberte požadovaný příkaz nebo alternativní pravopis. | |
Nyní vám představím pět funkcí v aplikaci Microsoft Word, software pro zpracování textu v sadě Microsoft Office, které používám při svém podnikání pro úsporu času i peněz. - Pro svou společnost můžete vytvořit a navrhnout hlavičkové papíry z nabídky řady bezplatných klipartů od společnosti Microsoft.
Jednou z věcí, které potřebuje každá firma, jsou oficiální hlavičkové papíry. Není třeba je kupovat. Pokud máte jasno o požadovaném návrhu, můžete jej vytvořit v aplikaci Microsoft Word a uložit jej jako šablonu pro občasné použití.
Vytvoření hlavičkových papírů nemusí být složité; stačí název společnosti, adresa a telefonní číslo. Aplikace Word nabízí širokou škálu druhů písma, jehož velikost můžete také měnit.
K hlavičce je možné přidat i grafiku. Zkuste třeba naskenovat své logo a použít je. Nebo si vyberte některý motiv z bezplatného klipartu společnosti Microsoft obsaženém v aplikaci. Chcete-li například květinu, společnost Microsoft nabízí více než 1 000 návrhů. Kolekce klipartů je k dispozici pro registrované uživatele aplikace Word. Naleznete ji v galerii Design Gallery Live pro sadu Microsoft Office.
Společnost Microsoft rovněž nabízí bezplatné šablony pro dopisy, štítky a formuláře. Naleznete je v galerii šablon. Většina funguje v aplikaci Word, ačkoli některé vyžadují jiné softwarové aplikace. Například šablony pro správu projektů vyžadují aplikaci Microsoft Project 2000 nebo její novější verzi.
- Stejný dopis lze odeslat mnoha osobám bez nutnosti personalizovat každý zvlášť.
Někdy potřebujete připravit reklamní kampaň týkající se všech svých zákazníků. Nebo jim chcete oznámit nějakou významnou změnu. Nástroj Hromadná korespondence aplikace Word celou záležitost velmi usnadňuje.
Aplikace Word použije v podstatě seznam jmen a adres z tabulky. Tabulku lze vytvořit v aplikaci Microsoft Word, v aplikaci Microsoft Excel nebo dokonce v aplikaci Microsoft Outlook. Všechny jsou součástí sady Microsoft Office.
Je zřejmé, že celý proces funguje nejlépe, pokud je vše dobře připraveno. Pravděpodobně budete potřebovat databázi a tu je nejsnáze vytvoříte v aplikaci Microsoft Excel. Složitější přípravu databáze vyžaduje aplikace Microsoft Access. V příkladu použiji proto aplikaci Microsoft Excel, ale nezapomeňte, že máte více možností.
Celý proces začněte dopisem. Stejný dopis bude určen všem; nelze provést mnoho úprav. Po napsání dopisu ponechejte volné místo pro adresu zákazníka a oslovení.
Při nastavení tabulky v aplikaci Excel samozřejmě potřebujete jméno a adresu dané osoby. Rovněž budete potřebovat pole pro oslovení. Pokud je jedním z příjemců dopisu Petr Novotný, ve sloupci Oslovení můžete použít například formulaci Milý Petře nebo Vážený pane Novotný. Záleží na vztahu k adresátovi.
Potom otevřete dopis. Klepněte na nabídku Nástroje > Dopisy a korespondence > Hromadná korespondence. Postupujte podle pokynů průvodce v pravé části obrazovky. Příjemce dopisů vyberte vyhledáním seznamů kontaktů v aplikaci Excel, Outlook nebo jiné databázi.
Kromě dopisů můžete pomocí funkce Hromadná korespondence adresovat obálky a štítky. To celý proces velmi usnadňuje.
- Přidáním vodoznaku lze dokument označit jako koncept.
Necháte-li mezi svými podřízenými kolovat nějaký návrh, bylo by špatné, kdyby jej někdo považoval za finální verzi. Dobrým způsobem, jak se tomu vyhnout, je použít vodoznak s nápisem Koncept, Důvěrné, Vzor nebo cokoli jiného.
Vodoznak je v dokumentu jasně viditelný, nenarušuje však čitelnost textu. Lze jej navíc vytvořit v různých barvách.
Ve vodoznaku lze dokonce použít obrázek. Předpokládejme, že vedete například květinářství. Můžete použít kresbu květiny, která se zobrazí na všem, co vytisknete. A jak je to složité?
Chcete-li použít vodoznak, klepněte na nabídku Formát > Pozadí > Tištěný vodoznak. Proveďte výběr a klepněte na tlačítko OK. Očekáváte-li, že budete vodoznak používat pravidelně, vytvořte šablonu (viz bod 1 výše).
Pamatujte, že někdy není daleko od elegantního k iritujícímu. Pokud lidem ztížíte vodoznakem přehlednost dokumentu, je možné, že si jej nepřečtou. Je tedy třeba vybrat možnost poloprůhledného nebo zesvětlujícího zobrazení.
- V dokumentech můžete sledovat změny prováděné jinými uživateli.
Obdržíte-li zpět návrh prodejního plánu nebo jiného dokumentu od svých zaměstnanců, je někdy těžké rozpoznat změny provedené ostatními uživateli. Aplikace Word poskytuje snadnou metodu pro jejich zobrazení.
Zde jsou pokyny pro aplikaci Word 2002/2003: Nejprve otevřete novější dokument aplikace Word. Klepněte na nabídku Nástroje > Porovnat a sloučit dokumenty. Vyhledejte původní dokument aplikace Word. Jedním klepnutím jej zvýrazněte. V pravém dolním rohu klepněte na rozvírací seznam a vyberte položku Sloučit do aktuálního dokumentu.
V aplikaci Word 97/2000: Klepněte na nabídku Nástroje. Přejděte na příkaz Sledování změn. Klepněte na příkaz Porovnat dokumenty. Najděte původní dokument aplikace Word a jedním klepnutím jej zvýrazněte. Klepněte na tlačítko Otevřít.
Někdy je vývoj dokumentu příliš náročný. Může být proto užitečné podívat se na předchozí verze, což je v aplikaci Word snadné. Klepněte na nabídku Soubor > Verze. Zaškrtněte políčko Při zavírání automaticky uložit verzi. Při každém uzavření dokumentu bude tato verze uložena.
Chcete-li se podívat na starou verzi, postupujte stejně. Všechny verze budou uvedeny v seznamu. Nejaktuálnější bude první. Zvýrazněte požadovanou verzi a klepněte na tlačítko Otevřít.
Tuto funkci sledování verzí lze vypnout zrušením zaškrtnutí políčka Při zavírání automaticky uložit verzi. Nebo jednotlivé verze odstraňte. Stačí je zvýraznit a klepnout na tlačítko Odstranit.
- Pro mnoho úloh lze použít klávesové zkratky.
U některých úloh můžete pracovat rychleji pomocí klávesnice než pomocí myši. Asi znáte základní klávesové zkratky: Ctrl+C pro kopírování, Ctrl+V pro vložení, Ctrl+Z pro vrácení akce, Ctrl+A pro výběr všech položek a Ctrl+P pro tisk. Ale zde je seznam dalších zkratek, které vám mohou pomoci při práci s aplikací Word.
Klávesová zkratka | Výsledek | | | | | | Symbol registrované ochranné známky | | | | | | Zarovnání odstavce na střed | | Přechod na konec dokumentu | | | | Otevření dialogového okna Najít | | Přechod na stránku, záložku, poznámku pod čarou, tabulku, komentář, grafický objekt nebo jiné umístění | | Otevření dialogového okna Nahradit | | Přechod na začátek dokumentu | | | | Vytvoření nového dokumentu | | | | | | | | | | | | | | Uzavření okna pomocníka nebo tipu | | Změna velkých písmen na malé či naopak | | Přesun mezi buňkami v tabulce |
|
![[Grafika Užitečné prostředky]](http://img.microsoft.com/cze/mojefirma/images/Helpful-Resources.gif "Užitečné prostředky")
![[Grafika Příbuzné produkty]](http://img.microsoft.com/cze/mojefirma/images/Prod-icon.gif "Příbuzné produkty"){kind=icon}
Příbuzné produkty![[Grafika Nástroje]](http://img.microsoft.com/cze/mojefirma/images/Tools-icon.gif "Nástroje"){kind=icon}
Nástroje
