Autor: Robert Kříž

Cherie Kerrová ví, jak dokáže být aplikace Microsoft PowerPoint během obchodní schůzky podmanivá a přesvědčivá. Je si také vědoma možnosti pravého opaku.

	TIP: V aplikaci Microsoft PowerPoint lze rychle převést jeden automatický tvar na jiný bez ztráty změn formátování, a to výběrem tvaru, který chcete změnit, klepnutím na tlačítko Kreslit (na panelu nástrojů Kreslení ), přechodem na příkaz Změnit automatický tvar a klepnutím na nový automatický tvar.

„Může to být váš nejlepší přítel,“ říká tato konzultantka pro vztahy s veřejností ze Santa Any v Kalifornii. „Ale musíte jej používat správně.“

Dvojí pohled paní Kerrové na nejoblíbenější aplikaci společnosti Microsoft pro prezentace a grafiku odráží debatu v podnikatelských a akademických kruzích. Ačkoli mnoho lidí chválí výhody aplikace Microsoft PowerPoint jako účinného obchodního nástroje, jsou tací, kteří tvrdí, že brání efektivní interakci – mate, zkresluje a dokonce i dusí komunikaci.

Ale jak dokazuje paní Kerrová, veškeré diskuse o plusech a mínusech aplikace Microsoft PowerPoint jen ilustrují význam použití této aplikace s maximálním užitkem. Zde je 10 způsobů, jak lze pomocí aplikace PowerPoint představit svou firmu jako vynikající společnost.

1. Používejte atraktivní materiál s mírou.
V jistém smyslu se může snadné použití aplikace Microsoft PowerPoint obrátit proti ní samotné. Jakkoli jednoduché a přitažlivé je vytváření výrazných snímků a grafik, mějte na paměti, že aplikace Microsoft PowerPoint neexistuje sama o sobě. Posluchači si přišli poslechnout vás, nikoli se jen podívat na obrázky rozložené po obrazovce. Vytvořte pomocí aplikace Microsoft PowerPoint atraktivní prezentaci, ale nezapomeňte na svůj mluvený doprovod, který by měl být přinejmenším stejně atraktivní. „Aplikace PowerPoint nevytváří prezentace – vytváří jen snímky,“ říká Matt Thornhill, prezident společnosti Audience First z Midlothianu ve Virginii, nabízející školení na prezentace. „Pamatujte, že snímky vytváříte pro doplnění mluvené prezentace.“

2. Důležitá je jednoduchost.
Všichni jsme se pravděpodobně setkali s prezentacemi aplikace Microsoft PowerPoint případně jiné, kde bylo zřejmé, že se řečník do aplikace přímo zamiloval. Nakonec se ukázalo, že si oblíbil každou funkci, zvláštní efekty, zkrátka všechny speciality. Ale nejúčinnější prezentace aplikace PowerPoint jsou ty nejjednodušší - snadno srozumitelné grafy a grafiky odrážející to, co říká řečník. Některé autority navrhují nepoužívat více než pět slov na řádek a více než pět řádků na snímek. „Nezaplňujte celek příliš mnoha slovy a grafikami,“ říká paní Kerrová. „Opravdu potřebujete mít na obrazovce všechno?“

3. Omezte počet číselných údajů na snímcích.
Lákadlem aplikace PowerPoint je schopnost vyjádřit myšlenky shrnujícím způsobem a podporovat poznámky řečníka. To je obtížné v případě záplavy čísel a statistik. Nejúčinnější prezentace aplikace Microsoft PowerPoint většinou nezavalí diváky příliš velkým množstvím číslic a údajů. Ty nechejte spíše na pozdější podrobnější prostudování ve formě materiálů rozdávaných na konci prezentace. Chcete-li v prezentaci aplikace PowerPoint zdůraznit statistiku, zvažte její vyjádření pomocí grafiky nebo obrázku. „Když jsem například jednou hovořila o nárůstu počtu pacientů trpících Alzheimerovou nemocí, použila jsem namísto uvedení pouhého čísla na obrazovce fotografii staré ženy,“ dodává paní Kerrová.

4. Neopakujte po aplikaci Microsoft PowerPoint.
Jedním z nejrozšířenějších zlozvyků uživatelů aplikace PowerPoint je prosté čtení vizuální prezentace posluchačům. Nejen že je to zbytečné, navíc i ta vizuálně nejatraktivnější prezentace se stane nesmírně nudnou. Aplikace PowerPoint funguje nejlépe s mluvenými komentáři, které rozšiřují a diskutují, nikoli papouškují to, co je na obrazovce. „I v případě použití aplikace Microsoft PowerPoint je třeba udržovat zrakový kontakt s posluchači,“ říká Roberta Prescottová ze společnosti The Prescott Group z Connecticutu, která se zabývá komunikačním konzultantstvím. „Ti lidé nepřijdou, aby se dívali na vaše záda.“

5. Správně načasujte svůj komentář.
Dalším potenciálním úskalím je střet komentáře řečníka se zobrazením nového snímku aplikace Microsoft PowerPoint. To pouze rozdělí pozornost posluchačů. Při správně synchronizované prezentaci aplikace Microsoft PowerPoint se zobrazí nový snímek, posluchači dostanou příležitost si jej přečíst a vstřebat, potom následuje komentář rozšiřující a prohlubující informace na obrazovce. „Je to otázka načasování,“ říká paní Kerrová. „Nikdy mluvením nepřebíjejte snímky.“

6. Poskytněte posluchačům příležitost k odpočinku.
Opět platí, že aplikace Microsoft PowerPoint je nejefektivnější jako vizuální doprovod mluveného slova. Zkušení uživatelé aplikace Microsoft PowerPoint se neobávají občas vložit prázdnou obrazovku. Nejen že si mohou odpočinout oči posluchačů, je to rovněž efektivní zaměření pozornosti na ty části prezentace, které jsou spíše verbální, jako je skupinová diskuse nebo čas vyhrazený pro dotazy.

7. Použijte živé barvy.
Ostrý kontrast mezi slovy, grafickými objekty a pozadím může být velmi užitečný pro vyjádření sdělení i pocitů.

8. Importujte další obrázky a grafiky.
Neomezujte prezentaci je na to, co nabízí aplikace Microsoft PowerPoint. Použijte obrázky a grafiky odjinud, abyste dosáhli pestrosti a vizuální atraktivity, a to včetně videa. „Ve svých prezentacích mám často jeden či dva kratičké videoklipy,“ říká Ramon Ray, technologický konzultant z New Yorku. „Pomáhají zlepšit náladu, obsahují sdělení a prolamují bariéru mezi mnou a posluchači.“

9. Předejte posluchačům materiál na konci – nikoli během prezentace.
Někteří lidé se mnou mohou nesouhlasit, ale žádný řečník nechce promlouvat ke skupině, která si studuje souhrn jeho komentářů. Pokud není nezbytně nutné, aby lidé sledovali nějaký materiál během prezentace, počkejte s jeho distribucí až na konec.

10. Před prezentací proveďte nemilosrdné seškrtání.
Nikdy neztrácejte ze zřetele posluchače. Po vytvoření konceptu snímků aplikace PowerPoint si představte, že jste jen jedním z těch, kdo naslouchají vašemu komentáři, zatímco si je prohlížejí. Je-li něco neatraktivní, odvádějící pozornost nebo matoucí, nemilosrdně škrtejte. Je velmi pravděpodobné, že potom bude vaše celková prezentace lepší.