Většina majitelů úspěšných firem ví, že nákup nejnovějšího a nejlepšího nástroje má smysl pouze v případě, kdy získaná hodnota překračuje náklady.

	TIP: Chcete popřemýšlet, jak nejlépe odpovědět na e-mailovou zprávu - ale obáváte se, že v denním spěchu na ni zapomenete? V aplikaci Outlook můžete nastavit připomenutí. Stačí klepnout pravým tlačítkem na zprávu, pro kterou chcete připomenutí nastavit, přejít na příkaz Zpracovat a potom klepnout na příkaz Přidat připomenutí. V seznamu Splnit do klepněte na datum, do kterého je třeba odpověď dokončit. V druhém seznamu klepněte na čas. V seznamu Barva příznaku klepněte na požadovanou barvu příznaku a potom na tlačítko OK.

Předpokládejme, že vedete tesařství a už léta používáte stejné kladivo. Je staré, ale stále dobře funguje. Než se rozhodnete pro koupi nového, musíte být přesvědčeni, že přispěje k rychlejší, bezpečnější nebo efektivnější práci.

Stejný koncept platí pro technologie používané ve vaší firmě. Možná jste již narazili na některou z následujících skutečností:

• Počítače pořízené před několika lety se zdají být pomalé.
  
  
• Častěji dochází k jejich selhání.
  
  
• Máte čím dál více potíží s kompatibilitou, protože váš software je zastaralý.
  
  
• Nevyžádané e-maily (spamy) se stávají stále narůstajícím problémem pro plynulost vašeho provozu.
  
  

Přesto si nejste jisti, zda se vám nárůst produktivity, který by vám nákup nových počítačů a aktuálního softwaru přinesl, vyplatí?

Jedním ze způsobů, jak zjistit návratnost investic, je prověření přínosů, které byste prostřednictvím nových počítačů s předem nainstalovaným systémem Microsoft Windows XP a sadou Microsoft Office Small Business Edition 2003 získali. Pokud budete přesvědčeni, že vám například nejnovější verze sady Office pomůže lépe řídit firmu, zvýšit produktivitu, získat nové zákazníky nebo vytvořit pevnější vazby s existujícími zákazníky, stojí za to se nad pořízením nového hardwaru a softwaru alespoň zamyslet.

Porovnání funkcí v sadě Office
Stačí provést jednoduchou analýzu a porovnat verzi sady Office, kterou nyní používáte, s funkcemi dostupnými v sadě Office Small Business Edition 2003. Existuje základní sada nástrojů, které naleznete ve všech verzích sady Office – mimo jiné také aplikace Word, Excel a Outlook 2003. V jejich případě jde o funkce, které se mění od verze k verzi nejrazantněji. Zde je několik příkladů:

Zabezpečení elektronické schránky proti přetížení	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Spolehlivější filtrování spamů s pravidelnými aktualizacemi	Ne	Ne	Ano	Ano
Rozšířené funkce ochrany osobních údajů	Ne	Ne	Ano	Ano
Oznámení e-mailů na ploše	Ne	Ne	Ne	Ano

Řízení přístupu ke klíčovým obchodním informacím	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Digitální podpisy	Ne	Ne	Ano	Ano
Šifrování souboru heslem	Ne	Ano*	Ano	Ano
* Jednoduchá ochrana heslem, nikoli šifrování

Správa změn dokumentů	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Panel nástrojů Revize	Ne	Ne	Ne	Ano
Omezení úprav v aplikaci Word	Ne	Ne	Ne	Ano
Omezení formátování v aplikaci Word	Ne	Ne	Ne	Ano

Nejdůležitější aspekty
Jistě dobře znáte výhody své firmy, je vám tedy jasné, co musíte udělat, aby nadále prosperovala. Při posuzování jednotlivých verzí sady Office vhodných pro vaši společnost určete, co je pro vás nejdůležitější v této fázi rozvoje firmy. Můžete se zaměřit například na následující aspekty:

• Efektivnější správa zákazníků a prodejních tipů. Aplikace Outlook 2003 s aplikací Business Contact Manager usnadňuje více než kdykoli dříve správu všech zákaznických vztahů.
  
  
• Propagace vaší firmy u nových a stávajících zákazníků. Pomocí aplikace Publisher 2003, která je součástí sady Microsoft Office Small Business Edition 2003, lze rychle vytvářet atraktivní a cenově dostupné prodejní a marketingové materiály. S pomocí Nástroje pro rychlé vytváření internetových stránek lze společnost představit také na internetu.
  
  
• Efektivní zpracování e-mailů. Zdokonalené filtry nevyžádaných e-mailů v aplikaci Outlook 2003 usnadňují boj se spamy a viry, které mohou vaši firmu nepříjemně oslabit. Navíc funkce pro správu zahrnuté v aplikaci pomáhají uspořádat přetíženou schránku.
  
  

Ať už se jedná o kladivo nebo software zaměřený na produktivitu, rozvoj úspěšné firmy vyžaduje jednoznačně ty správné nástroje.