Microsoft SharePoint je ucelená platforma nástrojů pro podnikovou spolupráci, práci s dokumenty a informacemi, poskytující navíc pokročilé nástroje pro správu související infrastruktury, vysokou flexibilitu. Navíc umožňuje vývoj podnikových aplikací ať už s pomocí kódování nebo i bez něj.
Proč SharePoint 2010
- usnadnění spolupráce mezi lidmi a pracovními týmy
- zajištění sdílení znalostí
- poskytnutí nástroje pro správu dokumentů a webového obsahu
- umožnit uživatelům přístup k informacím, které potřebují pro svou práci
- umožnit další vývoj aplikací využívajících funkčnosti zabudované v technologii SharePoint (například obousměrná komunikace s podnikovými aplikacemi, nastavení automatizovaných procesů, vyhledávání informací nebo nástroje pro reportování)
Přínos SharePoint 2010 pro organizaci
Schopnosti a možnosti technologie SharePoint jsou pro přehlednost rozděleny do 6 oblastí tak, jak ukazuje následující obrázek:
Možnosti Microsoft SharePoint Server 2010
Pojďme se v následujícím textu podívat na možnosti SharePoint Serveru 2010 o něco podrobněji.
Stránky
Pro snadné a bezpečné sdílení informací se zaměstnanci, partnery a zákazníky slouží nástroje ve skupině Stránky. SharePoint technologie přináší integrovanou infrastrukturu pro tvorbu a správu intranetových portálů i extranetových a internetových stránek.
- Uživatel ovládá systém pomocí pásu karet (ribbon) podobně jako u známého balíku Office. Pás karet je možno přizpůsobit podle potřeby.
- Uživatelské prostředí může být vícejazyčné a uživatel může jednoduše přepínat mezi různými jazyky.
- Pokud uživatel chce příslušnou stránku editovat, může to nyní provést systémem, na který je zvyklý z aplikací balíku Office (například se využívá systém drag-and-drop, systím vkládání objektů, formátování písma apod.)
- Stránky mohou mít nadefinovaný jednotný vzhled nebo používat stanovené prvky (loga, grafiku, písmo).
- Kromě zabezpečení podle přístupových práv uživatelů mohou se na stránce lišit pro jednotlivé uživatele i jednotlivé položky a objekty.
- Uživatel má možnost práce s dokumenty z lokality SharePoint offline a to v aplikacích Outlook, SharePoint Workspace a OneNote.
- Uživatel má možnost pracovat s dokumenty přímo v prostředí lokality SharePoint pomocí aplikace Office Web Applications.
- V nové verzi jsou podporovány internetové prohlížeče Internet Explorer, Safari a Firefox.
Komunity
Nástroje v oblasti Komunity umožňují lidem spolupracovat moderními způsoby, na které jsou zvyklí ze soukromého života. Tím uživatelé mohou sdílet své znalosti a nápady a najít kolegy, experty a informace mnohem rychleji, než kdyby využívali starší způsoby komunikace.
- Osobní profily se staly základem pro komunikaci mezi lidmi. Uživatelé mohou jednoduše zadat a upravovat své profily. Zároveň určují, které informace z osobního profilu jsou veřejné a které soukromé.
- Ke každému dokumentu může uživatel přidat komentář, ohodnotit obsah nebo ho označit (systém zvaný tagging).
- Uživatelé mohou využívat pro sdílení znalostí systém interních blogů a wiki, který je šitý na míru pro potřeby organizace z hlediska správy obsahu i zabezpečení.
Obsah
Správa životního cyklu informace či dokumentu je pod kontrolou s nástroji v oblasti Obsah. Tyto nástroje umožňují dosáhnout rovnováhy mezi požadavky uživatelů a předpisy (ve formě interních pravidel, legislativních požadavků a nastavených procesů).
- Zjednodušený systém vytváření a používání metadat nad dokumenty - metadata je možné zadávat a editovat přímo v aplikacích typu Word, Excel a PowerPoint a technologie SharePoint 2010 nabízí nástroje na automatické vytvoření metadat z nového dokumentu.
- Hierarchie pro umístění dokumentů lze vytvořit na základě centrálně spravované struktury nebo na bázi volných popisků uživatelů.
- Každý dokument má svoje unikátní ID, což pomáhá při odkazování na tento dokument. I při změně názvu dokumentu nebo přesunu na jinou lokalitu, zůstane použitý odkaz platný.
- Sada dokumentů může mít nastavené svoje specifické vlastnosti, nezávisle na vlastnostech jednotlivých dokumentů v sadě.
- Pokročilý oběh dokumentů - například je možné automaticky spustit pracovní postup (workflow) na základě určitých metadat.
- Existuje možnost uzamčení určité verze dokumentu (např. odsouhlasený plán investic), přestože se na dokumentu bude i nadále pracovat.
- Výrazně vylepšené možnosti v oblasti Web Content Management - od snadnější orientace uživatele v dostupných funkcích, přes zkrácenou dobu potřebnou na vygenerování stránek, podporu mediálních souborů až po vylepšené nástroje na analýzu návštěvnosti a využívání stránek.
Vyhledávání
Nástroje v oblasti Vyhledávání umožňují vyhledat informace a osoby, které uživatel právě potřebuje. Nástroje dokáží kombinovat výhody integrované, lehce spravovatelné platformy s nejlepší dostupnou technologií pro vyhledávání podnikového obsahu.
- Vyhledávání strukturovaného i nestrukturovaného obsahu nejenom na lokalitách SharePoint, ale i v souborech na discích, na webových stránkách, ve složkách Exchange, v databázích a dokonce i v systémech LoB (podnikových aplikacích).
- Inteligentní vyhledávání - systém se učí na základě předcházejících hledání daného uživatele, jeho týmu apod.
- Byl přidán panel pro upřesňování výsledků vyhledávání (např. podle formátu dokumentů, stáří dokumentu, autorů, lokality, kde se dokument nachází apod.)
- Uživatel může vyhledávat kolegy a experty na určité téma.
- Výsledky hledání se zobrazují i ve formě náhledů, pro snazší orientaci.
- Uživatelé mají možnost hodnotit výsledky vyhledávání a napomáhat tak zlepšení do budoucna.
Analýzy
Nástroje v oblasti Analýzy pomáhají správnému rozhodování pomocí správných informacím, ve správné době, na správném místě a ve správné formě. Spolupráce s podnikovými aplikacemi typu ERP, CRM apod. spolu s využitím známých aplikací balíku Office na straně uživatele vede k tomu, že se otevírají možnosti Business Intelligence pro stále větší skupinu zaměstnanců, kteří potřebují rozhodovat.
- Technologie SharePoint obsahuje zabudované nástroje Business Intelligence - reporty, scorecards, dashboards, možnost detailní analýzy dat, podpora datových kostek a kontingenčních tabulek.
- K dispozici jsou nové nástroje pro filtrování a řazení dat.
- Uživatel má možnost práce s daty z podnikových systémů (a dokonce obousměrná synchronizace), takže lze například s daty z ERP nebo CRM systémů pracovat na stránkách SharePoint, nebo zprostředkovaně dokonce v aplikacích balíku Office.
- SharePoint nově obsahuje funkci Visio Services pro sdílení grafů, diagramů a schémat aplikace Visio přímo na lokalitě SharePoint.
- Uživatelé mohou využít i speciální nástroje pro prezentaci grafů.
Kompozice
Pro vytváření dynamických aplikací a řešení slouží nástroje v oblasti Kompozice. Pomocí jednoduchých nástrojů může i pokročilejší uživatel vybudovat kvalitní aplikace a reagovat tak velmi rychle na stále se měnící potřeby organizace, partnerů i zákazníků.
- Na rozdíl od předchozí verze je k dispozici obousměrná komunikace a synchronizace s podnikovými aplikacemi LoB pomocí nástroje Business Data Catalog (BDC).
- Pokročilý uživatel může vytvářet objekty a automatizovat procesy pomocí workflows a to bez nutnosti znalosti kódování.
- Byla integrovaná podpora webových databází a aplikací vytvořených v programu Access.
- IT oddělení má možnost nastavit opravnění, sledovat, spravovat a případně izolovat vytvořená uživatelská řešení.
- Přenositelnost aplikací mezi systémy SharePoint zlepšuje možnosti testování a replikace řešení.
- Technologie SharePoint má zabudovanou podporu technologie Silverlight pro kvalitní mediální obsah.
Nasazení technologie - možnost výběru
Česká republika patří od dubna 2010 mezi země nabízející služby Microsoft Online Services. V rámci nich si zákazník může pro své uživatele zajistit služby SharePoint Online, které uživatelům přinášejí technologii SharePoint bez nutnosti nasazovat celou hardwarovou a softwarovou infrastrukturu.
Pokud z jakéhokoli důvodu zákazník preferuje nasazení na vlastní infrastruktuře a architektuře, má samozřejmě možnost standardně nasadit a udržovat SharePoint Server 2010 a celou související infrastrukturu.
Ve většině případů bude nejvhodnější kombinované řešení, kdy například centrála bude využívat vlastní infrastrukturu a pobočky poběží na službách Online.
Ať tak či tak, výběr je jen a pouze na zákazníkovi.
Spolupráce SharePoint 2010 a aplikace Office
Velikou snahou společnosti Microsoft při vývoji této technologie bylo zajištění hladké integrace a spolupráce s ostatními běžnými nástroji - serverovými aplikacemi Exchange Server a Communications Server počínaje a konče nástroji pro běžného uživatele.
Hlavním požadavkem bylo, aby uživatel mohl pracovat s nástroji, které důverně zná, a nemusel si zvykat na nové aplikace a příkazy. Proto je technologie SharePoint 2010 velmi provázaná s aplikacemi balíku Office (ideálně ve verzi Office 2010, ale není to nutnou podmínkou), a tak uživatel často může využívat serverové možnosti, aniž by opustil své známé aplikace.
V rámci jednotlivých aplikací balíku Office v záložce Soubor je k dispozici technologie Backstage, která umožní pracovat s dokumenty nacházejícími se na lokalitě SharePoint stejně pohodlně, jako by byly uloženy na harddisku - lze je odtud otevírat, znovu je zpátky ukládat, kontrolovat metadata spojená s dokumentem a dělat spoustu činností, které usnadní využívání technologie SharePoint, ale přitom zůstat v prostředí Office.
Příklady využití aplikací balíku Office pro technologie SharePoint ukazuje následující tabulka:
Aplikace balíku Office | Propojení na technologie SharePoint |
|---|
Outlook | - možnost využití RSS zpráv o změnách na sledovaných lokalitách SharePoint
- synchronizace kalendářů, úloh, diskusí
- podpora offline práce s dokumenty z lokality SharePoint
|
Word | - možnost zadávání metadat k dokumentům přímo v aplikaci Word
- možnost editovat ten samý dokument ve stejném čase více uživateli
- možnost ukládat dokumenty přímo na lokalitu SharePoint
|
SharePoint Workspace (dříve Groove) | - možnost offline práce s dokumenty z lokality SharePoint
- automatická synchronizace s knihovnami na lokalitách SharePoint
|
InfoPath | - možnost vytvoření formuláře
- možnost vyplňování formulářů
|
Office Web Applications | - možnost jednoduché editace dokumentů aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote přímo na lokalitě SharePoint bez nutnosti mít na daném zařízení nainstalován plný balík Office
|
PowerPoint | - sdílení prezentací PowerPoint
- knihovna snímků (Slide Library) pro snadné znovupoužití jednotlivých snímků
- “vysílání” prezentace na lokalitě SharePoint
- možnost editovat ten samý dokument ve stejném čase více uživateli
- možnost ukládat dokumenty přímo na lokalitu SharePoint
|
Excel | - aplikace Excel je hlavní uživatelský nástroj pro funkce Business Intelligence postavené na technologii SharePoint
- Excel Services - jednoduché sdílení tabulek Excel na SharePointu pro ostatní uživatele
- možnost ukládat dokumenty přímo na lokalitu SharePoint
|
OneNote | - možnost editovat ten samý dokument OneNote ve stejném čase více uživateli
|
Access | - v rámci služby Access Services je možné na lokalitě SharePoint používat webové databáze a dokonce celé aplikace vytvořené v programu Access
|
Školení a ukázky
Ukázky a školení na SharePoint 2010 jsou dostupné zde (US).
