Společnost MI-King zjednodušila díky produktům Microsoft práci uživatelům a také IT podpoře

Situace

Mi-King, s.r.o. je ocelářské servisní centrum zabývající se logistickými procesy v rámci řízení just in time mezi výrobcem a zpracovatelem oceli a ocelářských produktů, včetně přepravy a skladování. Dále se Mi-King zabývá zpracováváním oceli a ocelářských produktů.

Společnost Mi-King vznikla jako joint venture japonského koncernu Mitsui & Co., Ltd. a britské společnosti William King, Ltd.

Česká pobočka společnosti Mi-King patří svou velikostí IT do segmentu středních firem, počet uživatelů výpočetní techniky se blíží padesáti. Dlouhodobou strategií společnosti MI-King je získání konkurenční výhody používáním moderních technologií. Platí to nejen pro oblast vlastní činnosti, ale také pro obslužné procesy, které pracují s IT technologiemi.

V době budování závodu v České republice byly nasazeny moderní IT technologie v provedeních a verzích tehdy dostupných. V průběhu rozvoje, užívání a správy technologií však byly identifikovány oblasti, kde bylo možné zvýšit efektivitu uživatelů a správců. Zároveň se řešily některé problémy při rozvoji.
Zákazník od počátku existence závodu provozoval aplikace společnosti Microsoft. Jednalo se o serverové prostředí Windows 2003 Server, Exchange Server a Share Point Portal Services v oblasti centrální infrastruktury, na stanicích byl nasazen kancelářský balík Microsoft Office.

V oblasti koncových stanic představoval největší problém nekonzistence verzí Microsoft Office. Správci IT se dostávali do velmi nepříjemné situace, kdy postupně s růstem firmy byly licence Microsoft Office dokupovány v různých licenčních programech. Veškeré instalace a audity softwaru tak byly komplikované (různé instalační klíče, různá média, nemožná centrální automatické distribuce softwaru apod.).

Důležitým momentem, který vedl k rozhodnutí ke změně, byla také potřeba efektivnějšího využívání Microsoft Office ze stany uživatelů. Cílem bylo naučit uživatele v přiměřené míře automatické funkce aplikací, díky kterým se výrazně zkracuje čas potřebný k tvorbě dokumentů.

Obchodní cíle

Společnost Mi-King si pro další rozvoj informačních systémů stanovila následující požadavky:

• Zjednodušení práce uživatelů a jejich vzdělávání, čímž chtěla společnost dosáhnout zvýšení efektivity práce při využívání IT technologií (úspora času na hlavní úkoly)
• Zajištění bezproblémové výměny dokumentů mezi uživateli v rámci společnosti i mimo ni (zákazníci, koncern atd.)
• Zefektivnění výměny informací díky rozvoji portálového řešení
• Zefektivnění činnosti ve správě IT, snížení kapacit pro:
  • Podporu uživatelů
  • Reinstalace
  • Řešení problémů při nekompatibilitě verzí
  • Přípravu softwarového auditu

Řešení

Dobré zkušenosti s prostředím Microsoft určily cestu dalšího rozvoje v aplikační oblasti. Po seznámení s novou uživatelsky přívětivou verzí kancelářského balíku Microsoft Office 2007 a možnostmi integrace s ostatními produkty rodiny Microsoft Office System 2007 bylo ve společnosti Mi-King rozhodnuto o migraci na tuto jednotnou platformu.

Jelikož se pracovníci odpovědní za oblast IT ve firmě potýkali dlouhodobě se správou licencí (nejasné počty nakoupených licencí, problémy s dohledáním faktur, ztráta licenčních klíčů apod.), byl pro nadcházející dobu zvolen model licencování, který umožňuje lépe rozložit náklady na používání softwaru a zároveň je velmi jednoduchý pro správu vlastněných licencí. Jedná se o model Microsoft Open Value Subscription, který též umožňuje efektivně využívat nejnovější verze vlastněných produktů bez nutnosti investice dalších prostředků.

V plánu dalšího rozvoje je postupná migrace na nové verze i v oblasti operačních systémů koncových pracovišť a zejména modernizace centrálního intranetového portálu na technologii Microsoft Share Point WSS 3.0, která poskytuje ve spojení s novým Microsoft Office mnoho efektivních funkcí pro správu dokumentů a procesů.

Nasazení nového prostředí bylo díky licenčnímu modelu s jedním licenčním kódem velmi jednoduché a po odborné stránce nenáročné. Paralelně přitom probíhalo školení uživatelů. Celý projekt migrace na novou verzi byl dokončen za zhruba 6 týdnů.

Přínosy

	Je příjemné, že se nemusíme zabývat neustálou kontrolou, zda na daný počítač instalujeme k němu zakoupenou OEM (Original Equipment Manufacturer) licenci softwaru. Skvělé je, že i uživatelé potřebují méně rad pro používání kancelářských aplikací.
	Aleš Vraný, IT Support Engineer společnosti Mi-King

Díky nasazení nových verzí produktů Microsoft došlo k úspoře času administrativních pracovníků ve dvou oblastech. Všichni pracovníci šetří čas díky přehlednějšímu ovládání nových aplikací, díky novým funkcím umožňujícím využívat funkce aplikací, o kterých dříve méně zkušení uživatelé neměli tušení. 

Zároveň i dokumenty vytvořené v nových verzích jsou přehlednější a mají profesionální vzhled, což je důležité zejména pro externí komunikaci. Přehlednějším se stalo také plánování času a elektronická komunikace díky výborným funkcím nového Microsoft Outlooku (odeslání HTML verze kalendáře, překrývání kalendářů pro plánování). 

Druhou klíčovou oblast zlepšení představuje správa licencí a instalací aplikací. Správce IT se již nemusí zabývat evidencí licencí a licenčních klíčů. Pouze jednou za rok sdělí společnosti Microsoft počet používaných licencí. V průběhu roku pak může centrálně nebo z jednoho média (jedním licenčním klíčem) instalovat aktuální dostupnou verzi používaných produktů.