OKD přešlo na Exchange Server 2010, vyšel stejně draho jako linuxové řešení

Situace

Společnost OKD využívala pro část zaměstnanců komunikační řešení Microsoft Exchange Server 2010. Větší část zaměstnanců však využívala open-source poštovní server na platformě Linux, který nabízel pouze základní elektronickou poštu prostřednictvím protokolů POP3 a SMTP.

Elektronická pošta jako pracovní nástroj

Větší část provozní činnosti OKD se odehrává pod zemským povrchem. OKD těží černé uhlí v hlubinných dolech v jižní části Hornoslezské uhelné pánve – v Ostravsko-karvinském revíru. OKD vyhledává, těží, upravuje, zušlechťuje a prodává černé uhlí s nízkým obsahem síry a dalších příměsí. Takové uhlí je vhodné palivo, lze ho využít pro koksování a chemický průmysl a v dalších odvětvích. Právě na těchto podpůrných a zušlechťovacích činnostech i na samotném řízení efektivního chodu podniku, obchodu, atd. pracuje také více než 2000 zaměstnanců OKD přímo na povrchu. Tito zaměstnanci se pak dají rozdělit do dvou podskupin. Pro jednu je elektronická pošta pouze jednoduchým komunikačním prostředkem pro výměnu potřebných zpráv a dokumentů. Pro druhou, méně početnou, skupinu je pak e-mail důležitým pracovním nástrojem, který jim pomáhá při efektivní komunikaci s klienty, přípravě různých marketingových materiálu, reportů a dalších obchodních podkladů, atd.

Obchodní cíle

Exchange byl dříve jen pro vybrané

Právě rozdělení na tyto dvě skupiny uživatelů e-mailu OKD používalo ještě v roce 2010. Důvod k tomu byl přitom poměrně prozaický. Za každého uživatele Microsoft Exchange Serveru bylo totiž nutné každý rok uhradit určitý licenční poplatek. Za uživatele open-source řešení postaveném na Linuxu firma žádné licenční poplatky nehradila. Jenže open-source řešení nabízelo opravdu jen základní e-mail, bez možnosti přístupu k odeslané poště z více počítačů a bez možnosti okamžité push synchronizace s mobilním telefonem. Exchange Server oproti tomu nabídl kromě samotného e-mailu také kalendář (včetně sdíleného), kontakty (včetně sdílených), úkoly, poznámky, zachování přístupu k odchozí poště z více počítačů, mobilních zařízení a dokonce i přes webové rozhraní a v neposlední řadě velice žádanou push synchronizaci s mobilním telefonem. Firma se proto rozhodla, že Exchange bude platit pouze těm zaměstnancům, kteří tyto pokročilé nástroje potřebují ke své práci. Těch byla zhruba třetina. Zbylé dvě třetiny zaměstnanců na povrchu dostali poštovní účet s omezenými funkcemi na open-source řešení. Omezené však nebyly jen uživatelské funkce. Díky odlišné platformě nebylo k dispozici přímé propojení na nastavení firemních bezpečnostních politik v Active Directory a díky malé penetraci open-source poštovního řešení nebyla k dispozici profesionální antivirová a antispamová řešení, která jsou u Microsoft Exchange Serveru coby celosvětově nejrozšířenějšímu řešení pro elektronickou komunikaci standardem.

Řešení

Společnost Hewlett-Packard, coby poskytovatel outsourcingu IT infrastruktury pro společnost OKD, vyčíslila celkové provozní náklady na open-source poštovní řešení na platformě Linux. Ty po přepočtu na jednoho uživbatele dokonce mírně přesahovaly celkové náklady vlastnictví na Microsoft Exchange Server 2010. Hewlett-Packard proto OKD navrhla bezplatnou migraci téměř 1400 poštovních účtů z open-source poštovního řešení s jen základní funkcionalitou na profesionální komunikační řešení Microsoft Exchange Server 2010. OKD tak získala pro všechny své zaměstnance využívající elektronickou poštu Microsoft Exchange Server 2010 za cenu open-source řešení postaveném na Linuxu.

Přechod na outsourcing pomohl vyčíslit všechny náklady

V roce 2010 se OKD rozhodlo veškerou svoji serverovou infrastrukturu outsourcovat společnosti Hewlett-Packard a věnovat se primárně namísto provozování IT infrastruktury těžební činnosti. Společnost Hewlett-Packard, coby poskytovatel outsourcingu IT infrastruktury, přitom při přebírání infrastruktury pod svoji správu provedla důkladný audit dostupných IT nástrojů, licencí a také celkových nákladů vlastnictví na každou jednu součást IT infrastruktury OKD. Právě z tohoto auditu přitom vyplynulo, že díky tomu, že open-source poštovní server musel být provozován na jiném operačním systému než zbývající IT infrastruktura, díky tomu, že pro něj neexistují vhodné nástroje pro automatizovanou správu a údržbu a i díky tomu, že je potřeba jen kvůli němu mít k dispozici specialistu na linuxovou platformu, je „bezplatný“ poštovní server na Linuxu ve skutečnosti dokonce v celkových nákladech dražší než je Microsoft Exchange Server 2010. Firma proto OKD nabídla v rámci racionalizace IT infrastruktury bezplatnou migraci zbylých téměř 1400 pracovníků, kteří využívají při své práci e-mail, na Exchange Server, a to zcela bezplatně.

Exchange Server 2010 nabídl více funkcí za stejnou cenu jako open-source

Důvody, které vedly poskytovatele outsourcingu k tomuto kroku, přitom byly čistě ekonomické. I při započtení všech nákladů na migraci téměř 1400 poštovních účtů totiž vyšlo běžné zajištění provozu, ochrany proti spamu a virům, údržby a nastavení bezpečnostních politik v celkovém součtu dokonce o něco levněji, než zachování linuxového poštovního serveru. OKD přitom s přechodem na Exchange ráda souhlasila, neboť za stejnou cenu firma získala podstatně lepší komunikační řešení. Pro samotné uživatele se přitom z pohledu ovládání poštovní schránky téměř nic nezměnilo. I k linuxovému poštovnímu serveru totiž přistupovali prostřednictvím aplikace Microsoft Office Outlook. Nyní však mají k dispozici všechny pokročilé funkce, které Exchange nabízí, včetně možnosti jednoduše vytvářet pozvání na schůzky i možnosti využívat sdílené kalendáře nebo včetně možnosti nastavit si automatickou odpověď v případě nepřítomnosti. Řada zaměstnanců také ocenila fakt, že nově mohou využít push synchronizaci se širokou škálou mobilních telefonů a že už neexistuje žádné umělé dělení zaměstnanců na ty, kteří mají nárok na pokročilé funkce a na ty, kteří jej nemají.

Přínosy

• Nové funkce a vyšší bezpečnost při nulovém navýšení nákladů
• Okamžitý přístup ke všem poštovním složkám, včetně odeslané pošty, z libovolného počítače či mobilního telefonu
• Možnost využití pokročilých nástrojů pro ochranu proti spamům a virům
• Pokročilé manažerské funkce pro sdílení kalendáře a kontaktů
• Možnost nasazení nástrojů pro automatizovanou správu a údržbu
• Možnost využití skupinových bezpečnostních politik
• Všichni zaměstnanci využívající firemní e-mail mají k dispozici stejné funkce i nástroje