AutoCont si pro inovaci svého informačního systému vybral platformu Microsoft

Situace

AutoCont je česká soukromá společnost podnikající již od roku 1990 v oblasti dodávek zboží, služeb a řešení na poli informačních a komunikačních technologií. Vybudování hardwarové a systémové infrastruktury pro menší a střední firmy a její následná správa a provoz patří mezi základní, klíčové a zároveň samozřejmé schopnosti, které zákazníci očekávají od obchodní sítě AutoCont. Ta je tvořena celkovým počtem 50 lokálních zastoupení v Česku a na Slovensku. Spolehlivě pokrývá území obou republik a díky centrálnímu řízení je AutoCont optimálním partnerem nejen všem lokálním firmám, ale rovněž všem společnostem a organizacím, které mají svá pracoviště rozmístěna po celém území ČR a SR.

Obchodní cíle

Mezi hlavní cíle, které si společnosti před zavedením nového informačního systému stanovila, patřilo:

• zavedení centrálního uživatelsky přívětivého a pružného informačního systému
• podpora hlavních činností, které „vydělávají peníze“
• automatizace rutinních činností
• on-line sdílení informací
• KPI (Key Performance Indicators neboli klíčové ukazatele výkonnosti) a jejich vyhodnocování

V obchodní části AutoCont stanovil tyto cíle:

• sjednocení a centralizace správy obchodních příležitostí a kontaktů
• dokument management obchodních případů
• plánování a vyhodnocování obchodních případů
• podpora marketinkových aktivit

Mezi cíle v oblasti realizace zakázek patřily především:

• podpora logistiky a prodeje zboží
• podpora projektového řízení
• řízení a plánování lidských zdrojů
• zajištění variabilních požadavků na fakturaci a platby
• podpora šablon dokumentů a projektové dokumentace

Cíle v oblasti servisu a IT Service Managementu:

• podpora servisních smluv a zakázek
• HelpDesk - zajištění příjmu, evidence a předávání požadavků
• zpracování servisních požadavků
• vytvoření databáze zařízení (assets)
• plánování a sledování kapacit (lidské zdroje, náhradní díly, zařízení)
• logistika náhradních dílů a zařízení
• vykazování provedených činností

Ostatní cíle a očekávání spojené s novou platformou Microsoft:

• vytvoření dokumentového systému
• publikace určených agend na intranetu pro interní zaměstnance i zákazníky
• B2B, e.commerce
• Integrace groupewarových nástrojů (Outlook, Exchange, Microsoft Office)
• Globální nástroje pro výkaznictví

Řešení

Nasazený informační systém je založen na ERP produktu Microsoft Dynamics AX ve verzi 4.0, databázovém serveru Microsoft SQL Server 2005, dále bylo využito výhod Microsoft Office, Microsoft Exchange a také Microsoft SharePoint Serveru.

Aplikace Dynamics AX poskytuje informační podporu pro všechny divize společnosti od prodeje hardwarových a softwarových produktů, složitých implementačních projektů až po servisní činnosti.

Nad databází Dynamics AX je postaven robustní Business Inteligence nástroj podporující dennodenní rozhodování na všech úrovních organizační struktury.

Intranet, jako Integrační prostředí, je vybudován na SharePoint Serveru a slouží jako centrální úložiště dokumentů a informací.

Realizace celého projektu byla naplánována na období od začátku roku 2007 do konce roku 2008. Zde jsou jeho hlavní fáze:

• 1.8.2007 byl spuštěn centrální CRM systém
• 1.1.2008 následoval centrální ERP systém – zbytek všech agend kromě systému outsourcingové divize
• v průběhu roku 2008 došlo k optimalizacím systému
• na přelomu roku 2008 probíhala příprava systému pro outsourcingové zakázky, vylepšení systému poskytování služeb a servisu

Přínosy

	Díky modernizovanému centrálnímu informačnímu systému máme všechny činnosti v naší společnosti pod kontrolou a můžeme provádět rychlá a kvalitní rozhodnutí. Naše činnosti také provádíme efektivněji a tím zvyšujeme výkonnost společnosti, což je klíčové zejména za současné ekonomické situace.
	Petr Suntych ředitel pro informatiku a controlling společnosti AutoCont

Platforma Microsoft v čele s Dynamics AX a SQL Serverem zajistila společnosti AutoCont řadu vylepšení. Mezi nejdůležitější patří:

• rychlejší přehledy o stavu společnosti a jednotlivých oddělení, díky centralizaci celého informačního systému a díky kvalitním reportovacím nástrojům
• získala nástroj na řízení a kontrolu procesů v celé firmě
• „proaktivita“ systému – vybrané situace a informace hlídá sám a zasílá je uživatelům
• šetření nákladů na cestování díky vzdálenému přístupu odkudkoliv a díky telekonferenčnímu systému Microsoft Office Communications Server
• šetření nákladů na konsolidaci dat z dříve roztříštěného informačního systému