Microsoft Axapta přináší společnosti Meggle, s.r.o. účinný nástroj pro kontrolu a řízení firemních procesů

Situace

Společnost Meggle, s.r.o. využívala až do konce roku 2004 český informační systém Milsoft na platformě LINUX Samba, který je běžný v mlékárenských podnicích. Jelikož manažerská nadstavba Milsoftu nedostačovala potřebám firmy, byla dále intenzivně, především v oblasti controllingu, využívána aplikace Microsoft Excel. Platforma doménové sítě byla Microsoft Windows Small Business Server. Dalším podnětem ke změně bylo sjednocení platformy na technologii Microsoft a to i proto, že se mnohdy vyskytly nedostatky v komunikaci těchto rozdílných technologií.

Protože tento systém již nesplňoval rostoucí požadavky vyvolané ostrým konkurenčním prostředím, rozhodla se společnost Meggle pro výběrové řízení na nový ERP systém.

Obchodní cíle

Nový informační systém měl splnit následující cíle:

• sjednocení technologické platformy
• zvýšení efektivity všech procesů
• zvýšení konkurenceschopnosti
• zvýšení spokojenosti zákazníků
• zvýšení přehlednosti a transparentnosti informací o probíhajících procesech v Meggle (stavy financí, zásob, zakázek)
• zprostředkování včasných, úplných a správných informací pracovníkům na všech úrovních firmy
• automatizaci činností
• zlepšení cash flow, zvýšení efektivity nákladů
• minimalizaci rizika chodu firmy, zvýšení efektivity a rozšíření možností IT systémů
• posílení týmového ducha Meggle i díky společnému řešení případných problémů mezi odděleními a společným zlepšovacím návrhům na procesy ve firmě

Řešení

Pro výběrové řízení byla firmou Meggle, s.r.o. definována soustava kritérií, tedy požadavků na nový informační systém. Těmto požadavkům nejvíce vyhověl informační systém Microsoft Axapta a to díky, např. své systémové otevřenosti a garantovanému rozvoji produktu firmou Microsoft. Potvrzením správné volby byla i referenční návštěva u sesterské společnosti Meggle v Maďarsku, kde již byl systém Microsoft Axapta implementován.

Realizované řešení dosáhlo sjednocení všech produktů na platformě Microsoft:

• Microsoft Business Solutions AXAPTA, verze 3.0
• Microsoft Windows Server 2003
• Microsoft SQL Server 2000
• Windows Terminal Server CAL 2003
• Hardwarová infrastruktura IBM

Nasazení produktu Microsoft Axapta pokrývá z velké části podnikové potřeby na řízení a správu těchto procesů:

• realizačních a logistických procesů
• obchodní procesy
• další procesy (reporting, tvorba, vyhodnocování a aktualizace ročního plánu)

Microsoft Axapta pokrývá požadavky firmy Meggle s.r.o. následujícími moduly:

• Finanční série I
• Finanční série II (rozšířené účetnictví)
• Dlouhodobý majetek
• Banky
• Obchodní série
• Obchodní smlouvy
• Logistika
• Hlavní plánování
• Komunikace s bankou (add-on modul společnosti WEBCOM a.s.)

Standardní produkt Microsoft Axapta je pro potřeby Meggle programově upravena tak, aby bylo dosaženo zvyklostí obvyklých v oboru, ve kterém Meggle podniká, zejména se jedná o sledování doby expirace a o zajištění EDI komunikace s velkými odběrateli.

Provoz produktu Microsoft Axapta je v prostředí firmy Meggle s.r.o. založen na třívrstvé architektuře, která využívá jeden databázový server, jeden aplikační objektový server a klientské stanice. Pomocí využití Microsoft Terminal Services, zprovozněných na samostatném serveru, je umožněn vzdálený přístup uživatelů k systému. Tímto způsobem je rovněž zajištěn přístup externímu provozovateli konsignačního skladu.

Harmonogram implementace

Podpis smlouvy - 20. 9. 2004
Procesní analýza, Analýza implementace - 20. 9. 2004 – 15. 10. 2004
Realizace implementace - 15. 10. 2004 – 2. 1. 2005
Spuštění Microsoft Axapta - 3. 1. 2005

Realizace projektu implementace splnila smluvně definované parametry jak v nákladech, tak i v termínech realizace. Rychlost a délka implementace byla extrémně krátká - tři měsíce od podpisu smlouvy do zahájení rutinního provozu. Tento náročný úkol byl zvládnut díky perfektní přípravě a kvalitnímu řízení týmů na straně Meggle i WEBCOM a.s.. Část požadavků nižší priority na úpravu Microsoft Axapty byla přesunuta na období prvních šesti měsíců provozu systému. To značně snížilo rizika projektu, ale na druhé straně zvýšilo obvyklé náklady na Servisní podporu v prvních šesti měsících provozu. V druhé polovině roku jsou průměrné měsíční požadavky na servisní podporu v rozsahu 8 hodin oproti 28 hodin z období prvních šesti měsíců provozu.

Přínosy

IS nasazením jednotného informačního systému Microsoft Axapta ve společnosti Meggle byly dosaženy tyto přínosy:

• firemní procesy byly zefektivněny, byla zvýšena automatizace činností, byl vytvořen potenciál dalšího zvýšení objemu práce se stejným počtem pracovníků
• on-line dostupnost a analýza dat umožnila rychleji a kvalifikovaněji realizovat manažerské rozhodování, je dosaženo zvýšené konkurenceschopnosti
• provoz konsignačního skladu s rychloobrátkovým zbožím v režimu on-line
• získání soběstačnosti při tvorbě uzávěrky, konsolidaci a odsouhlasení sald s obchodními partnery: nasazení účinných nástrojů pro kontrolu a řízení firemních procesů, řízení výdeje ze skladu s ohledem na lhůty trvanlivosti - to vše je dostupné z jednoho místa – společnost má své procesy pod kontrolou
• zajištění kvalitního datového skladu
• tvorba výstupů pro reporting a controlling se zkrátila na polovinu původního času nutného pro zpracování těchto výstupů
• rychlé získání požadovaných dat vede ke snížení nákladů na jejich získání
• dostupnost dat a informací ze všech oddělení řízených přístupovými právy v jednom produktu
• zvýšení stability chodu firmy díky sjednocení technologií na jedinou platformu - Microsoft

Plán rozvoje řešení

Dalším cílem rozvoje je maximální využití všech možností dodaných modulů produktu Microsoft Axapta.

Výhody

• jednotná platforma Microsoft
• integrace dat
• dostupnost dat online
• větší podpora firemních procesů
• zvýšení automatizace činností
• zkrácení času na provedení činností
• větší kvalita dat
• získání soběstačnosti při tvorbě reportů

	Díky on-line propojení s konsignačním skladem, provozovaným třetí stranou, jsme dosáhli zkrácení dostupnosti skladových údajů o čtyři hodiny. Nyní jsme schopni mnohem lépe a včas informovat zákazníky o aktuálních dodacích termínech.
	Ivo Urban ředitel Meggle s.r.o.

	Microsoft Axapta nám poskytuje kvalitní nástroje, díky kterým jsme schopni zkrátit proces fakturace o jeden den, proces uzávěrky je kratší o dva dny a to i při navýšení obratu o dalších 5% při stejném počtu pracovníků, proces získání a zpracování dat se zkrátil o 6 hodin.
	Lukáš Cyrankowski finanční ředitel Meggle s.r.o.