MŠMT: Investice do inteligentního datového úložiště se vrátí do roka

Situace

Práce ministerstva je důležitá

MŠMT je ústředním orgánem státní správy pro předškolní zařízení, školská zařízení, základní školy, střední školy a vysoké školy, pro vědní politiku, výzkum a vývoj, včetně mezinárodní spolupráce v této oblasti, a pro vědecké hodnosti, pro státní péči o děti, mládež, tělesnou výchovu, sport, turistiku a sportovní reprezentaci státu. Za tímto účelem každoročně hospodaří s více než 115 miliardami korun, které putují do jednotlivých oblastí i více než 229 tisícům zaměstnanců spadajících do rozpočtové kapitoly MŠMT. Ministerstvo tak nese zodpovědnost jak za vzdělávání, tak za výzkum v nejrůznějších oblastech vědy ale také třeba za sportovní vyžití obyvatel. Všechny tyto činnosti jsou přitom velice úzce spjaty s rozsáhlou agendou a širokým spektrem souvisejících dokumentů, která doprovází každou z těchto aktivit. Otázka rychlého a efektivního zpracování elektronických dokumentů je tak pro činnost ministerstva více než podstatná.

Na začátku byl „Disk R“

MŠMT vzhledem k velkému stupni provázání a přesahu jednotlivých spravovaných činností bylo de facto již od svého zřízení nuceno sdílet řadu dokumentů mezi jednotlivými odbory i jejich částmi. Nejprve se tak dělo přenášením papírů a hledáním v archivech, což se přechodem z „papírové“ na „digitální“ formu dokumentů značně zrychlilo a zefektivnilo. Úředníci si tak už nemuseli posílat dokumenty v papírové formě, nemuseli zdlouhavě prohledávat archivy a mohli pracovat podstatně rychleji. Sdílení dokumentů přitom až donedávna obstarával společný síťový disk, který byl u všech uživatelů počítačové sítě MŠMT označen písmenem R. Všichni úředníci tak věděli, že pokud hledají dokumenty jiného odboru či dokumenty, které vytvořili jejich kolegové, že je najdou právě zde.

Disk R zpočátku plně dostačoval, nicméně měl některé neduhy, které se začaly s jeho zaplňováním, postupem času a rostoucí fluktuací úředníků čím dál tím více projevovat. Předně „Disk R“ byl jen pouhým síťovým úložištěm, které nebylo možné integrovat s jinými systémy. Kromě toho zde neexistovala možnost efektivně auditovat přístupy k jednotlivým dokumentům. U dokumentu tak byl sice znám jeho autor, nicméně nebylo možné zjistit, kdo jej upravoval či kdo a proč jej případně smazal. Navíc se stávalo, že autor dokumentu z MŠMT odešel a nebylo zřejmé, kdo je po jeho odchodu za dokument zodpovědný. Posledním a poměrně zásadním nedostatkem pak byla správa přístupových práv. Disk R sice umožňoval přidělovat práva ke čtení a zápisu k jednotlivým adresářům i souborům, ale muselo se tak činit prostřednictvím IT oddělení, které práva muselo poměrně zdlouhavě nastavovat. Sám uživatel nezmohl nic. S každým novým dokumentem tak začínalo být jasnější, že pro současný trend úplného přechodu na digitální výměnu dokumentů už Disk R prostě nedostačuje.

Obchodní cíle

MŠMT chtělo moderní inteligentní datové úložiště

MŠMT se tak v roce 2006 rozhodlo přejít na moderní inteligentní datové úložiště. Požadavky na systém byly jasné – snadná integrovatelnost s dalšími systémy, auditovatelnost přístupů k dokumentům a jednoduchá správa práv k dokumentům přímo v rukou uživatelů. Přechod s tak obrovským počtem dokumentů, které Disk R skýtal, však musel proběhnout postupně. Bylo tak rozhodnuto o rozdělení projektu do více fází – nejprve nasadit v rámci pilotního projektu nový systém na odboru IT, následně při jeho úspěchu vybrat jeden další odbor, který by do systému zanesl také pohled a zkušenosti „běžného“ uživatele, a poté systém postupně nasadit na celém MŠMT. Odbor IT tak na podzim 2006 oslovil několik firem s poptávkou po inteligentním datovém úložišti. Celkem pět firem tak nabídlo MŠMT svá řešení. Nakonec zvítězila nabídka společnosti Inflex s vlastním databázově orientovaným inteligentním datovým úložištěm SDO, který firma nabídla upravit přesně na míru požadavkům MŠMT.

SDO je systém, který využívá řady moderních prvků podporovaných v technologiích společnosti Microsoft. Mezi ty klíčové patří zejména technologie Windows Presentation Foundation (WPF), která umožňuje vytvářet klientské aplikace s přehledným a uživatelsky přívětivým grafickým rozhraním známým například z Windows Vista, a technologie Windows Workflow Foundation (WF) umožňující snadné vytvoření správy workflow pro jednotlivé procesy či dokumenty. Celý systém pak využívá serverového operačního systému Windows Server 2003 (a novější) spolu s databázovým serverem SQL Server 2005 (a novější). SDO je také přímo napojeno na Active Directory a přihlašování do systému Windows, což zvyšuje uživatelský komfort, neboť pro práci s SDO už se uživatel nemusí znovu přihlašovat. Navíc ke všem dokumentům, se kterými v systému pracuje se zcela automaticky přiřazuje jeho uživatelské jméno. Právě díky spojení všech těchto technologií přitom bylo možné připravit nové inteligentní datové úložiště ministerským úředníkům na míru a upravit uživatelské rozhraní přesně podle jejich požadavků a zvyklostí.

Řešení

První fáze proběhla na jedničku

První fáze projektu byla zahájena v prosinci 2006, kdy proběhla počáteční analýza. Z ní například vyplynulo, že bude potřeba vyvinout jak speciální klientskou aplikaci, tak i zpřístupnit data přes webové rozhraní, což pomůže zejména pracovníkům ministerstva, kteří jezdí na několikadenní služební cesty do Bruselu. Navíc webový klient, vytvořený hned ve dvou variantách – kompaktní a komfortní – se ukázal být také ideálním prostředkem pro zpřístupnění SDO pro uživatele jiných platforem než PC, neboť na MŠMT vzhledem k jeho rozsahu činností se nalézají také počítače na jiných platformách sloužících zejména pro grafické práce. Komfortní verze přitom využívá technologie Microsoft Silverlight, která umožňuje zpřístupňovat komplexní uživatelsky přívětivé a multimediální aplikace prostřednictvím webového prohlížeče takřka na libovolné platformě.

Společnost Inflex v této fázi intenzivně spolupracovala s pracovníky odboru informatiky, který se pilotního projektu účastnil. Kromě zprovoznění samotného systému na platformě Microsoft Windows Server 2003 a SQL Server 2005 bylo dosaženo také bezproblémové migrace dokumentů z „Disku R“ do SDO, včetně zachování stávající struktury dat, která byla pro úředníky, kteří na ní byli zvyklí, klíčová. Mimo jiného byly také implementovány inteligentní vyhledávací algoritmy, které pracují velice podobně jako internetové vyhledávače. Při zadávání textu tak uživateli „našeptávají“ možný hledaný řetězec, zadaný text umějí vyhledávat v textu dokumentů, jejich názvech, popisech i adresářích a navíc umějí odhalit duplicitní dokumenty, kterých se za dlouhé roky, kdy na ministerstvu fungoval „Disk R,“ objevilo relativně hodně.

Druhá etapa přinesla nové grafické rozhraní

Pro druhou etapu projektu, která byla spuštěna v roce 2008, ministerstvo zvolilo odbor pro záležitosti EU. Jedná se o relativně nový odbor složený z mladých úředníků, kteří velice často přicházejí do styku s dokumenty z nejrůznějších odborů a zároveň často využívají vzdálený přístup k dokumentům z Bruselu. Práce s dokumenty je tak pro tyto úředníky každodenním chlebem a tvoří podstatnou část jejich pracovní náplně. Volba tohoto odboru se přitom pro celkový úspěch implementace nového inteligentního datového úložiště ukázala jako velice přínosná. Zaměstnanci odboru EU totiž měly zcela jiné požadavky na vzhled grafického rozhraní než jejich kolegové z odboru IT. Do SDO tak bylo s využitím technologie Microsoft WPF na míru vytvořeno uživatelské rozhraní de facto identické s rozhraním Windows Vista. Uživatelé se tak nemuseli vůbec učit s novým systémem pracovat, neboť vše znali již z Windows. Zakomponována přitom byla i podpora funkcionality Drag&Drop a všech funkcí, které se objeví při kliknutí na soubor pravým tlačítkem v Průzkumníku ve Windows, včetně například odeslání souboru e-mailem.

Přínosy

Uživatelé nový systém uvítali

Druhá fáze skončila na konci roku 2008 úspěchem. Odbor informatiky a Odbor pro záležitosti EU tak již namísto „Disku R“ využívají nové inteligentní datové úložiště. To se ovládá velice jednoduše prostřednictvím klientské aplikace (či webového rozhraní) se vzhledem a ovládáním Průzkumníka z Windows Vista. Důvěrně známé uživatelské prostředí a inteligentní vyhledávání, včetně hledání v textu dokumentu a klíčových slovech, které na „Disku R“ nebylo možné, tak šetří zaměstnancům těchto odborů každý den velké množství času.

Navíc nový systém se ukázal být velice výhodným i z pohledu vedoucích, kteří nyní mají jasnou kontrolu nad tím, jak jejich podřízení plní zadané úkoly. U každého dokumentu se totiž díky využití technologie Microsoft WF zobrazuje historie s uvedením toho, kdo, kdy a jak dlouho s dokumentem pracoval. Tato informace se přitom záměrně zobrazuje všem. Úředníci tak vědí, že pokud dostanou zadán úkol např. prostudovat vybranou směrnici a aktualizovat její znění, že každý, včetně jejich kolegů, se může kdykoliv podívat na to, jak jsou s úkolem daleko. To samozřejmě vedlo ke zvýšení efektivity a rychlosti při plnění úkolů. SDO také splnil všechny požadavky, které na něj v počátku byly kladeny. Díky tomu, že byl celý systém připraven na míru v úzké spolupráci s úředníky ministerstva, se také podařilo dosáhnout toho, že jsou s ním uživatelé spokojeni a rádi s ním pracují, šetří jim totiž jejich čas.

MŠMT získalo nový systém, který se sám zaplatí

Třetí fáze projektu – tedy kompletní nahrazení Disku R novým inteligentním datovým úložištěm byla zahájena v roce 2009. Investice do nového systému přitom přinesla nejen splnění všech vstupních požadavků, ale navíc i významné finanční úspory. Díky rychlému vyhledávání, intuitivnímu ovládání a správě práv k dokumentům totiž každý z úředníků, který se systémem přijde do styku, ušetří mnoho času. Ministerstvo tak odhaduje díky dosaženým časovým úsporám návratnost investice na pouhých 9 měsíců.