Microsoft SharePoint Portal Server a Windows SharePoint Services jako základ intranetového portálu a správy vnitřních předpisů na Magistrátě města Ústí nad Labem

Situace

Město Ústí nad Labem vedlo původně vnitřní předpisy v papírovém a elektronickém provedení, spravované pomocí běžných souborových služeb. Zajištění konzistence tohoto souboru dokumentů s množstvím příloh a dodatků bylo pracné a proto zákazník hledal nástroj, pomocí kterého bude moci snadno a efektivně spravovat ucelenou sadu dokumentů, řešit oprávnění k přístupu, mít možnost se vrátit k předchozím verzím dokumentů či zasílat oznámení o změně dokumentů všem zaměstnancům.

Kromě funkčnosti zde byly i další požadavky:

• jednoduché a plynulé nasazení do stávajícího prostředí, jednoduchost celého řešení pro zaměstnance
• využití standardních nástrojů Microsoft Windows Server a Micorosoft Office, pro které už jsou zaměstnanci vyškoleni
• nízké pořizovací náklady a maximální využití produktů, které Město Ústí nad Labem již vlastnilo: Microsoft SQL 2000 Server a Microsoft SharePoint Portal Server 2003

Obchodní cíle

Cílem celé implementace bylo plně elektronické řízení vnitřních předpisů s ohledem na specifické požadavky zákazníka ohledně funkčnosti a použité technologie společnosti Microsoft.

Řešení

Celé řešení vychází z intranetovém portálu Microsoft SharePoint Portal Server a aplikace „Intranet Standard“ od společnosti CDL SYSTEM a.s., která je postavena na technologii Microsoft SharePoint Portal Server a doplňuje některé funkčnosti šité přímo na míru danému zákazníkovi. Tento Intranet je dostupný pro zhruba 500 zaměstnanců v celé organizaci prostřednictvím webového prohlížeče lokálně i pomocí vzdáleného přístupu. Využívá sadu Microsoft Office pro vlastní zobrazení nebo editaci dokumentů.

Jako základ byla využita aplikace „Správa dokumentů“ od společnosti CDL SYSTEM a.s., kterou lze obecně použít pro správu libovolných typů dokumentů a nebo její modifikací upravit vzhled a funkčnost podle požadavků zákazníka. Tak je realizována výkonná sada funkcí dokumentové knihovny, zahrnující:

• rychlé vytvoření a údržbu ucelené sady příslušných typů dokumentů
• snadnou a efektivní manipulaci s dokumenty
• dokonalou dokumentovatelnost historie bez možnosti zpětných změn uživateli
• možnost se kdykoliv vracet zpět ke starším verzím
• jednoduché řízení přístupu a zabezpečení
• oznámení změn dokumentů všem zaměstnancům
• schvalování dokumentů
• revidování dokumentů
• archivování dokumentů
• využití dodatků a příloh k dokumentům
• filtrování dokumentů
• export dat pro offline verzi
• nástroj pro správce příslušné datové struktury

Aplikace „Správa vnitřních předpisů“ je na zakázku vytvořena jako nadstavba Správy dokumentů a tvoří její procesní nadstavbu.

Náhled aplikace „Správa vnitřních předpisů“

Přínosy

Toto řešení přineslo zákazníkovi zefektivnění procesu elektronického řízení vnitřních předpisů. Došlo k prokazatelnému snížení nákladů na administrativu v oblasti správy dokumentů a při jejich distribuci, tisku a oznamování o změnách zaměstnancům. Uživatelé si pochvalují zpřehlednění struktury vnitřních předpisů a dostupnost všech potřebných dokumentů s možností fulltextového vyhledávání a filtrování v dokumentech. Správce oceňuje snadnost správy datové struktury a konfigurace aplikace.

Navíc, použitá technologie Microsoft SharePoint Portal Server a robustnost základní aplikace Správa dokumentů jsou vhodným prostředím pro další specifické nadstavby do budoucna.

Ocenění
Společnost CDL SYSTEM a.s. získala za aplikaci „Správa vnitřních předpisů“ za rok 2005 ocenění Microsoft Industry Awards Winner 2005 v kategorii „Nejlepší řešení pro samosprávu“.

Produkty a technologie
Řešení je vytvořeno jako webová aplikace v prostředí Microsoft Visual Studio 2003 a jazyce C# s využitím nejnovější technologii ASP .NET a zejména nových produktů rodiny .NET: Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Windows SharePoint Services.
Pro uložení dokumentů a všech dat se využívá Microsoft SQL Server 2000 nebo jeho varianta MSDE.

Klientské rozhraní tvoří pouze samotné prostředí Microsoft Windows Server a Microsoft Office 2000/XP/2003.
Ze systémových služeb je použit SMTP server a adresář Active Directory.

Výhody

• zefektivnění procesu elektronického řízení vnitřních předpisů
• snížení nákladů na administrativu
• přehlednost struktury vnitřních předpisů a dostupnost všech potřebných dokumentů s možností fulltextového vyhledávání a filtrování v dokumentech
• snadná správa