Microsoft Dynamics pomáhá zefektivnit služby poskytované vodárenskou společností

Situace

Úkolem společnosti Vodovody a kanalizace Hodonín, a.s. je zásobování obyvatelstva a průmyslu v okresech Hodonín a části okresů Břeclav, Vyškov a Kroměříž kvalitní pitnou vodou, odvádění odpadních vod, jejich čištění v čistírnách odpadních vod a poskytování dalších služeb v této oblasti.

V současné době zásobuje společnost 68 obcí pitnou vodou a pro 45 obcí zajišťuje odkanalizování, jehož součástí je provoz 24 čistíren odpadních vod.

Společnost Vodovody a kanalizace Hodonín, a.s. je držitelem certifikátu systému managementu jakosti ČSN EN ISO 9001:2009.

Společnost plní své hlavní poslání prostřednictvím čtyř provozů:

• Provoz vodovodů a kanalizací Veselí nad Moravou
• Provoz vodovodů a kanalizací Kyjov
• Provoz vodovodů a kanalizací Hodonín
• Provoz výroby vody Moravská Nová Ves

Provozy zajišťují činnosti související s výrobou a rozvodem pitné vody, odváděním a čištěním odpadních vod a přímo komunikují s koncovými odběrateli.

Činnost provozů zastřešuje centrála v Hodoníně, která provozy metodicky řídí a zároveň zajišťuje činnosti společné, zejména fakturaci, platební styk a vymáhání pohledávek.

Potřeba intenzivnější komunikace mezi centrálou a provozy, potřeba vzájemného sdílení většího množství aktuálních informací a optimalizace integrace procesů zákaznického oddělení do ostatních procesů společnosti si vyžádala poptávku po dodávce nového informačního systému, který by přísné a rozsáhlé požadavky společnosti splňoval.

Obchodní cíle

Cílem projektu bylo zlepšit pracovní procesy zejména v následujících oblastech:

• Evidence a archivace smluv s majiteli nemovitostí a plátci
• Efektivní komunikace s mobilními zařízeními pro odečty
• Stanovení paušálu vypouštění odpadních vod a odvádění srážkových vod
• Zohlednění zahradních vodoměrů, bazénů, studen a výrobních technologií
• Včasná a přehledná fakturace
• Evidence a zúčtování záloh
• Práce s přeplatky a nedoplatky
• Efektivní vymáhání pohledávek
• Integrace s ostatními provozními procesy
• Zpřesnění podkladů souvisejících s účetní evidencí
• Efektivní třídění dat dle dimenzí (středisko, obec, provoz, činnost …)

Zároveň bylo nutné zajistit komunikaci informačního systému s externími systémy. Kromě banky, se jednalo zejména o Českou poštu, která zajišťuje zpracování plateb prostřednictvím poštovních poukázek a SIPO.

Řešení

Implementace systému, která byla zahájena v říjnu 2009, se ujala společnost Infinity a.s, která je zároveň výhradním autorem modulu FAVOS specializovaného na oblast vodárenství. Tento modul, vyvinutý podle podmínek a potřeb českého trhu, byl začleněn do konceptu integrovaného podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1, které využívají desetitisíce společností po celém světě. Vzniklo tak jedinečné, mezinárodně kompatibilní prostředí, které plně respektuje české podmínky a českou legislativu nejen v oblasti evidence odběrů, výpočtu spotřeb a fakturace, ale i v agendách návazných, zejména v evidenci, upomínání a vymáhání pohledávek, účetnictví a daňových povinností.

V lednu 2010 byl systém spuštěn do rutinního provozu a o dva měsíce později předán společnosti Vodovody a kanalizace Hodonín, a.s. k plnému užívání.

Přínosy

Implementace řešení Microsoft Dynamics NAV přinesla společnosti Vodovody a kanalizace Hodonín, a.s. zefektivnění a zrychlení firemních procesů vedoucích ke spokojenému zákazníkovi, podporu řízení, kontrolu těchto procesů a zjednodušení vzájemného sdílení informací.

Integrace modulu FAVOS do prostředí Microsoft Dynamics je prvním krokem k celopodnikové integraci používaných číselníků, evidence odběratelů i dodavatelů, sledování salda a účetní evidence.

Každý uživatel má nyní rychlý přístup k těm informacím, které právě potřebuje, lépe se v nich orientuje a dokáže je operativně vyhodnotit:

• Díky nově implementovanému systému má referentka odbytu na provoze při komunikaci se zákazníkem okamžitý přehled o historii příslušných odběrných míst i o jeho platební morálce, aniž by byla nucena k přepínání mezi různými moduly.
• Změny požadované zákazníkem, které jednoduše zadá do systému, jsou okamžitě zohledněny v ostatních funkcích, např. ve funkcionalitě, která navrhuje inkasní příkazy. Změny je možné zadat i s platností v budoucích obdobích.
• Nově zadaná odběrná místa se okamžitě promítnou do definovaných odpočtových tras a ve správný okamžik jsou exportována do odečítacích zařízení k provedení odečtů. Zrušená odběrná místa jsou z tras průběžně odebírána. Systém eviduje a dále používá informace o vzájemně souvisejících odběrech (např. pro nutnost současného odečtu).
• Součástí evidence je sledování spravovaných zařízení (vodoměrů včetně zahradních, cizích apod.), hlídání platnosti kalibrací a evidence montáží, demontáží a výměn.
• Byl zefektivněn proces předávání informací mezi jednotlivými pracovníky od vzniku smluvního vztahu, přes odečet stavu vodoměrů a fakturaci spotřeb až k evidenci plateb a případnému vymáhání pohledávek. Zkrátil se časový úsek od fyzického provedení odečtu po odeslání faktury zákazníkovi, odesílané doklady jsou přehlednější a obsahují všechny potřebné informace. Rychlá fakturace služeb má pozitivní vliv na firemní cash flow.
• V případě špatné platební morálky zákazníka systém umí na základě nastavených podmínek vygenerovat příkaz k omezení nebo úplnému zastavení dodávky vody. Díky tomu jsou minimalizovány finanční ztráty vzniklé nedobytnými pohledávkami.
• Jednoduché a intuitivní ovládání typické a stejné pro všechny produkty Microsoft zajišťuje rychlé zaškolení nově příchozích pracovníků.

Vysoký stupeň sdílení a rychlé zpracování informací umožňují následné sestavení statistických a sumárních výkazů, které usnadňují řízení a kontrolu procesů na manažerské úrovni. Díky tomu je nový systém přínosem na všech úrovních podniku.

	Profesionálním přístupem a komplexní znalostí dané problematiky ze strany Infinity a.s., nám nejen pomohli rychle vyřešit stávající nelehkou situaci, ale zároveň nastartovali optimalizaci softwarového vybavení naší společnosti pro lepší podporu podnikových procesů.
	Ing. Martin Galečka, Obchodně-ekonomický náměstek