Document management system pro řízení schvalovacích procesů ve společnosti Volvo Truck Czech

Situace

Proces zpracování žádostí v rámci obchodního procesu byl dříve ve společnosti Volvo Truck Czech založen na oběhu fyzických papírových formulářů, které procházely různými odděleními, kde je příslušní pracovníci doplňovali a případně schvalovali. Tento obtížně kontrolovatelný stav, zvláště při zvyšujícím se počtu zakázek, nemohl již dále vyhovovat.

Především celkové snížení nákladů a přehlednost celého průběhu správy zakázek přivedlo společnost Volvo Truck Czech k rozhodnutí o zhotovení softwarového řešení, pro řízení procesu prodeje nákladních automobilů.

Obchodní cíle

Volvo Truck Czech mělo představu o automatizovaném systému, který by dokázal přehledně shromáždit a roztřídit dokumenty, týkající se jedné zakázky.

Řešení

Pro řešení byla vybrána platforma Microsoft SharePoint, která nejvíce odpovídá požadavkům společnosti a přináší úsporu hlavně do oblasti lidských zdrojů, zpřehlednění toku dokumentů a informovanosti uživatele.

Platforma Microsoft SharePoint disponuje pro zákazníka také jednoduchým, flexibilním a přehledným uživatelským prostředím s přirozenou integrací s nástroji sady Microsoft Office. Životní cyklus zakázky je pokryt dvěma schvalovacími workflow, které jsou implementovány prostředky Microsoft Workflow Foundation.

Při uzavření obchodního případu reprezentant jednoduše vytvoří elektronický přehled zakázky sloužící také pro identifikaci zákazníka. Následuje zadání základních údajů, jako předběžný termín dodávky, způsob financování, výše dohodnuté zálohy, předmět zakázky atd. V další fázi je možné zakázku dále specifikovat pomocí jednoduchých přednastavitelných voleb. Již v průběhu specifikace zakázky jsou automaticky generovány slevy, provize a záruky.

Vytvořená zakázka je následně odeslána do schvalovacího procesu, kde se k jejímu znění může jednoduše vyjádřit vedoucí pracovník či člen managementu společnosti.

V následné etapě proběhne schvalování částí zakázky, které je potřeba objednat od externích dodavatelů. Celý proces je řízen pomocí vygenerovaných nákupních objednávek, jejichž správnost je následně stvrzena schvalovateli.

Poslední sekce je již věnována samotné finální fakturaci. V případě, že je zakázka financována leasingem, systém automaticky vygeneruje informační e-mail přímo leasingovému projektovému manažerovi, který má zakázku na starosti. Proces schválení ze strany leasingového manažera je založen na potvrzení webového formuláře. Na základě tohoto formuláře systém vytvoří žádost o fakturaci. Následně je kompletní zakázka odeslána zpět do rukou finančního ředitele, po jehož schválení jsou všechny údaje vyfakturovány a zaúčtovány do ekonomického systému.

Přínosy

Mezi hlavní přínosy nově implementovaného systému patří především celkové snížení nákladů v rámci procesu správy a zpracování zakázek společnosti Volvo Truck Czech. Díky automatizovanému systému došlo k úspoře především v oblastech lidských zdrojů a nákladů při administrativním zpracování celého procesu.

Dle vyjádření společnosti Volvo Truck Czech došlo k výraznému zlepšení dodržování firemní metodiky procesu prodeje. Společnost působí na zákazníky pozitivním dojmem a dochází tak i k posílení obchodní značky.

Slovo zákazníka

Nový Document Management System pro řízení procesu prodeje vozidel přispěl ke snížení administrativy a zefektivnil tak naši práci. Dříve používané papírové schvalovací žádosti byly nahrazeny elektronickým oběhem dokumentů, celý proces tak mohl být sjednocen a získal přehlednost. Díky tomu, že každá zakázka mění v průběhu procesu automaticky svůj status, mají teď jednotliví prodejci mnohem lepší orientaci v rozpracovaných úkolech. Management má zase jistotu, že žádná žádost ke schválení nezůstane tzv. „napůl cesty“ a předchází tak zastavení schvalovacího procesu.

Tyto nástroje velmi zkrátily celkovou dobu potřebnou pro vyřízení interních administrativních kroků při prodeji vozidel. Mohli jsme tak zredukovat i celkovou dobu, kterou musí zákazník čekat od objednání k finálnímu předání vozidla. Jednotné formuláře dále poskytují prostředí, které přirozeně udržuje kvalitu zadávaných dat a zmenšuje množství chyb. DMS systém byl pozitivně hodnocen i zástupci mateřské společnosti VOLVO Truck Corporation a při porovnání s ostatními trhy bylo vyhodnoceno, že pro podporu procesu prodeje je DMS nejlepším řešením v rámci prodejního regionu CEE.