Microsoft Dynamics CRM Hjælp og undervisning
Microsoft Dynamics
CRM Hjælp og undervisning
Search Microsoft Dynamics CRM Hjælp og undervisning

Oversigt over sporing af records i CRM til Outlook

Du kan bruge Microsoft Dynamics CRM til Outlook til at spore mailmeddelelser, kontaktpersoner, opgaver og aftaler. Når du sporer en mailmeddelelse, kontakt, opgave eller aftalepost, gemmes der en kopi af den pågældende post som en aktivitet i Microsoft Dynamics CRM og synkroniseres med Outlook-posten. Du kan derefter få vist og redigere posten i Dynamics CRM til Outlook eller CRM. Hvis du synkroniserer Outlook på din mobilenhed, kan du også åbne disse poster på enheden.

Sporing af poster i CRM til Outlook er en manuel proces. Det giver dig mulighed for at holde dine personlige Outlook-poster adskilt fra dine CRM-poster.


Tip!



På denne side:

Bruge knappen Spor vs. knappen Angiv angående

Bruge sporingsruden

Hvad kan du gøre, når du sporer en post?

Andre ting, du bør vide om at spore poster

Bruge knappen Spor vs. knappen Angiv angående

Hvis du vil spore en post i Dynamics CRM til Outlook, skal du klikke eller trykke på knappen Spor eller knappen Angiv angående for den post, du vil spore.

Du kan bruge begge knapper til at spore en post, men det er næsten altid bedre at bruge knappen Angiv angående. Når du bruger knappen Angiv angående, kan du sammenkæde en mail, aftale eller opgave med en bestemt CRM-post som et firma eller en salgsmulighed eller endda en brugerdefineret posttype (objekt). Nogle organisationer bruger også knappen Angiv angående for at følge op på projekter.

Bruge sporingsruden

Når en post spores, vises en Microsoft Dynamics CRM-rude (også kendt som "sporingsruden") i bunden af posten. I denne rude vises:

  • Om elementet spores

  • Angående-posten, hvis den er angivet

  • Navnet på det overordnede firma for kontakter, hvis det er angivet

  • Links til CRM-poster for mailmodtagere. Dette er meget nyttigt, når du vil have hurtig adgang til CRM-kontaktpersonposten for en mailmodtager eller se andre oplysninger, der er gemt i CRM.

  • Relaterede poster sammen med et symbol, der identificerer posttypen i CRM

  • Om mailadresser, navne eller distributionslister i en mail også er CRM-poster

For eksempel vises følgende skærmbillede sporingsruden for en sporet opgave, der er knyttet til kontoen for Adventure Works:

Du kan åbne Angående-posten, den overordnede post for en kontaktperson eller relaterede poster direkte fra sporingsruden. Sporingsruden indeholder også knappen Indstillinger, der giver hurtig adgang til personlige sporingsindstillinger.


Bemærk!

Hvis du sporer en mailmeddelelse uden først at udvide distributionslisten, viser sporingsruden navnet på distributionslisten. Hvis du vil udvide de individuelle mailadresser, skal du udvide distributionslisten, inden du sporer meddelelsen.


Hvad kan du gøre, når du sporer en post?

Når du sporer en post, kan du bruge knapperne på Dynamics CRM til Outlook-båndet til at udføre følgende opgaver.

Hvis du vil gøre følgende:

Vælg

Gælder for:

Åbne posten direkte i CRM

Mail, aftaler, kontakter og opgaver

Tilføje en forbindelse mellem posten og en CRM-post, der er i stand til at spore forbindelser

Mail, aftaler, kontakter og opgaver

Konvertere posten til en CRM-salgsmulighed, et kundeemne eller en sag

Mail, aftaler og opgaver

Indsætte en CRM-skabelon

E-mail

Indsætte en CRM-vidensbaseartikel

E-mail

Vedhæfte CRM salgsmateriale

E-mail


Tip!

Hvis disse knapper ikke er tilgængelige, kan det være, at den post, der er markeret til sporing, ikke er synkroniseret endnu. Dette kan ske, hvis din organisation bruger synkronisering på serversiden til at synkronisere mail, aftaler, kontaktpersoner og opgaver, men synkroniseringen ikke er sket endnu. Hvis knappen Vis i CRM er aktiveret, er posten blevet synkroniseret. Du kan også bruge sporingsruden (som beskrevet tidligere) til at afgøre, om posten er blevet synkroniseret.


Andre ting, du bør vide om at spore poster

Meddelelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Før du kan bruge Microsoft Dynamics CRM til Outlook, skal du logge på med dine legitimationsoplysninger (en mailadresse og adgangskode). Du kan vælge at gemme disse oplysninger lokalt, så du ikke bliver bedt om at angive dem, hver gang du åbner Outlook. Hvis du vælger at gemme oplysningerne lokalt, opretter CRM til Outlook automatisk forbindelse til Microsoft Dynamics CRM Online, hver gang du åbner Outlook.

Når du første gang har logget på CRM til Outlook og brugt programmet, er der altid forbindelse mellem computeren og CRM Online, når der er adgang til internettet. Du kan vælge at afbryde forbindelsen mellem computeren og CRM udelukkende ved hjælp af en konfigurationsindstilling, men hvis du afbryder forbindelsen, kan CRM til Outlook fungere med forringet ydeevne.

Hvis du bruger CRM til Outlook til at spore mail, bliver mailtråden synlig for de brugere i organisationen, der har tilladelse til at se den.

For alle mails, som du modtager, sendes afsenderens og modtagerens mailadresser samt meddelelsens emnelinje til CRM Online fra CRM til Outlook. Dermed kan CRM Online kontrollere, om en bestemt mail skal gemmes i tjenesten CRM Online. Når du sporer et element, gemmes der en kopi af elementet i tjenesten CRM. Kopien er synlig for alle andre brugere i organisationen, der har de relevante tilladelser. Kopien slettes automatisk fra CRM Online, når du stopper sporingen af et element, men kun hvis du ejer det pågældende element.

Hvis du bruger Microsoft Dynamics CRM Online, når du bruger funktionen Synkroniser med Outlook, vil de CRM-data, du synkroniserer, blive "eksporteret" til Outlook. Der opretholdes et link mellem oplysningerne i Outlook og oplysningerne i CRM Online for at sikre, at oplysningerne forbliver aktuelle mellem de to. Outlook Sync henter kun de relevante CRM-post-id'er, der skal bruges, når en bruger forsøger at spore og angive et Outlook-element. Virksomhedens data lagres ikke på enheden.

En administrator bestemmer, om organisationens brugere har tilladelse til at synkronisere CRM-data til Outlook ved hjælp af sikkerhedsroller.

 
Kunne du bruge disse oplysninger?