Distribuidora de Hierro El Vigia, C.A. se apoya en Dynamics para la toma de decisiones

Lo que hace 30 años se inició como un servicio de transporte de carga, hoy en día es una empresa de distribución de materiales para la construcción y productos de ferretería. El constante crecimiento de Distribuidora de Hierro El Vigia, C.A. (DHV) la llevó a optar por una solución informática que le permitiera dar respuestas certeras a las necesidades del mercado, mejorar la calidad de atención al cliente y generar estadísticas para la toma de decisiones de inversión. Con dos sedes, una en La Victoria, estado Aragua; y otra en El Vigía, estado Mérida, actualmente supera los 100 puestos de trabajo.

En el 2006, con el requerimiento de manejar su propia información, DHV decide buscar un proveedor tecnológico y por recomendación de una empresa del mismo sector entran en contacto con SINCA Soluciones Integrales. En ese momento, SAINT en MS DOS era el sistema implementado en la empresa y no permitía mantener una contabilidad al día. La transmisión de la información no se hacía de manera automática, sino que eran enviadas por fax o por correo electrónico.

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*Hemos tenido mejoras en el servicio al cliente, en la efectividad del despacho. Se registró una mejora significativa en los tiempos de respuesta. Antes podíamos tardarnos 4 o 5 días en despachar. Ahora la consolidación de la información está centralizada y se conoce lo que se va a despachar, antes se perdían las facturas. Asimismo, era común despacharle primero al amigo, ahora se sigue la cronología*

Cristina Moncada
Director y gerente de proyecto de DHV

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Otra dificultad registrada para ese entonces era el soporte técnico, que no era realizado por una empresa sino por un individuo que compartía el tiempo entre múltiples actividades.

En cuanto a la relación con los clientes, los tiempos de respuesta eran deficientes. Los despachos se hacían con copias de las facturas, lo que generaba confusión en los almacenes, falta de productos en el inventario y problemas en el área de punto de venta, con devoluciones de producto.

 SINCA ofreció a DHV el Sistema Dynamics GP, en su versión 8.0 en un primer momento para la emisión de Listas de Expedición, que de inmediato agilizaría la entrega de materiales y la reducción de pasos en esta tarea, como el fotocopiar las facturas. Durante el proceso de migración, se hicieron charlas al personal, para que entendieran que el cambio iba a ser para bien. “Hubo una receptividad bastante buena en el personal y la gerencia, es importante que la gerencia se comprometa para que puedan convencer a los de abajo”.

En aquel momento, la contabilidad era otro de los puntos a resolver. Había la necesidad de contar con un sistema que permitiera contabilizar las transacciones en tiempo real. Además, los reportes emitidos por SAINT eran elaborados en Excel, lo que requería de mucho tiempo en el manejo de la información. Tampoco existía una comunicación automática e instantánea entre sucursales.

Con Dynamics los procesos se fueron acelerando y las respuestas se hacían cada vez más rápidas. “Hemos tenido mejoras en el servicio al cliente, en la efectividad del despacho. Se registró una mejora significativa en los tiempos de respuesta. Antes podíamos tardarnos 4 o 5 días en despachar. Ahora la consolidación de la información está centralizada y se conoce lo que se va a despachar, antes se perdían las facturas. Asimismo, era común despacharle primero al amigo, ahora se sigue la cronología”, destaca Cristina Moncada, director y gerente de proyecto de DHV que ha acompañado todo el proceso de migración e implementación de Dynamics GP.

Agrega que con la implementación de la lista de expedición, el tiempo de respuesta en los despachos bajó de 5 días a 2 o 3 días. Asimismo, se agilizo la información contable, “anteriormente generar los balances de comprobación o un estado de resultados era un trabajo tedioso, se montaba en Excel, y siempre se encontraban errores. Ahora en cuestión de 2 o 3 días se realiza un cierre y se le puede entregar al banco, lo que contribuye a la hora de nuestro crecimiento”.

En los dos primeros años con la solución Microsoft, DHV mostró mejoras en sus niveles de venta, niveles que se han mantenido hasta la fecha, a pesar de los problemas que afectan al sector construcción.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN INTERNA

“Una herramienta como Dynamics nos permite un manejo de nuestras cifras mes a mes, semana a semana, podemos hacer controles de nuestro flujo de caja, hacer proyecciones más creíbles. Analizar las compras. Ver cuánto tiempo transcurre entre un pedido a nuestros proveedores hasta la llegada del producto. Antes no teníamos esta información interna”, destaca la líder del proyecto Dynamics en DHV.

En la empresa no hay actualmente sistemas paralelos y las diferentes áreas son atendidas por módulos de Dynamics, actualmente la nómina está integrada al sistema. Moncada explica que Dynamics “es un sistema integrado que permite tener toda la información al alcance. Se puede ver como una transacción afecta todas las demás áreas. Es muy fácil de usar, las ventanas son muy amigables”. 

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*Con el apoyo de Dynamics hemos pasado de ser un simple negocio a ser una empresa. Las personas que han trabajado sienten que el uso de la herramienta se sienten más profesionales. Se confía en la información que allí se genera. El cliente también ha tomado de buena manera los cambios, porque han visto que desde el inicio de la implementación la empresa ha mejorado*

Cristina Moncada
Director y gerente de proyecto de DHV

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CONFIANZA EN MICROSOFT

En DHV se confía en los desarrollos basados en la tecnología de Microsoft porque “es una empresa que invierte gran cantidad de sus utilidades en el desarrollo de nuevos productos y mejoras a lo que ya existe, considero que eso es vital para una empresa de tecnología”. Además, “estábamos seguros que era una organización que estaría presente en Venezuela por muchos años. Necesitábamos escoger una empresa que garantizara un excelente soporte a través del tiempo”. Moncada afirma que paquetes comoel de Office “hacen la vida de cualquier profesional mucho más fácil. Es interesante como esta herramienta se puede integrar con Dynamics y hasta se pueden realizar migraciones a tablas de Excel”.
Trabajar con una solución total como Dynamics permite gestionar de manera más sencilla la empresa. “Me parece una buena solución porque te va a permitir una visibilidad de cómo está tu inventario en tiempo real, porque puedes vender y saber cuanto queda en el almacén”. Moncada exhorta a sus similares a no operar con diferentes sistemas al mismo tiempo y a implementar este tipo de desarrollos que permiten tener todas tus transacciones en línea.

CAMBIO POSITIVO

“Con el apoyo de Dynamics hemos pasado de ser un simple negocio a ser una empresa. Las personas que han trabajado sienten que el uso de la herramienta se sienten más profesionales. Se confía en la información que allí se genera. El cliente también ha tomado de buena manera los cambios, porque han visto que desde el inicio de la implementación la empresa ha mejorado”.

Para el crecimiento y la expansión se hace imperativo poder “visualizar el inventario para ofrecer uno u otro producto al cliente. Sugerirle alternativas. También es importante el manejo de las finanzas, tener la contabilidad al día. Se necesita saber hacia dónde tienes que crecer. Hacia dónde ir. Conocer que es lo más rentable”.


Gracias a la información suministrada por Dynamics, DHV creó unidades de análisis que han indicado a la gerencia que acciones tomar. Las decisiones de inversión no obedecen a un antojo de los propietarios sino que vienen acompañadas de una justificación. “Por ejemplo nos hemos dado cuenta que perdemos más por robos y ahora existe la unidad de inventario, que permite monitorear los almacenes y encontrar los responsables de esta situación. Antes el análisis se hacía una vez al año con el inventario físico. Ahora se hacen conteos aleatorios en el almacén. En algunas ocasiones pagaban justos por pecadores en muchas oportunidades”.

 Beneficios

  • Ofrecer mejor servicio al cliente a través del uso de listas de expedición. 
  • Contar con estados financieros al día, que permite la toma de decisiones estratégicas.
  • Generación de diferentes tipos de reportes administrativos e indicadores de gestión para evaluar el desempeño. 
  • Permite ofrecer información actualizada a los acreedores (por ejemplo: Balance de comprobación).
  • Permite la actualización de costos de manera sencilla.

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Kundestørrelse: NA
Branche: Wholesale Distribution
Land eller område: Venezuela
Løsninger:
  • Microsoft Dynamics GP 10.0
Organisationsprofil: Lo que hace 30 años se inició como un servicio de transporte de carga, hoy en día es una empresa de distribución de materiales para la construcción y productos de ferretería. El constante crecimiento de Distribuidora de Hierro El Vigia, C.A. (DHV) la llevó a optar por una solución informática que le permitiera dar respuestas certeras a las necesidades del mercado, mejorar la calidad de atención al cliente y generar estadísticas para la toma de decisiones de inversión.