D'mapri LTDA distribuidora de materias primas y colorantes

D'Mapri es una compañía colombiana fundada en 1992 especializada en la importación, distribución y comercialización de colorantes para pequeñas y medianas empresas de plásticos, cauchos, pinturas, tintas, lacas, maderas y parafinas, entre otros. Se destaca por comercializar un producto de alta calidad elaborado por fabricantes líderes en el mercado internacional que ostentan certificaciones de calidad y que usan tecnología ecológica y avanzada.

Situación: Obsolescencia Tecnológica

Si bien D'Mapri utilizaba un sistema 'D.H.S. Total' que le fue útil durante sus primeros años y que alcanzó a suplir las necesidades de áreas como la Contable, debido al crecimiento de la empresa y a las exigencias de la certificación de Calidad ISO 9001, fue evidente su obsolescencia con el paso del tiempo. Sus funcionalidades eran limitadas y no alcanzaba a integrar de una forma ideal las diferentes áreas estratégicas de la compañía.

"Obtener estadísticas para realizar informes y tener reportes nos costaba mucho trabajo, pues todo se hacía manualmente. Nos tomaba horas, ya que D'Mapri maneja un volumen transaccional alto y muy detallado para los cientos de colores y diferentes características de sus productos. Este proceso manual no sólo afectaba la productividad de los empleados sino que el margen de error en los reportes aumentaba", subrayó Gloria Jeanneth Guevara, subdirectora de D'Mapri.

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*Alcanzar mejoras en aspectos como servicio al cliente y en productividad de los empleados a través de esta solución tecnológica no tiene precio y por lo tanto, la inversión ya retornó. Estamos plenamente satisfechos con los resultados hasta ahora.*

José Francisco Carreño
Gerente General de D'Mapri

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D'Mapri evidenció que para cumplir con sus presupuestos y proyecciones y para respaldar a sus directivas en la toma de decisiones administrativas y estratégicas, era necesario implementar un completo sistema que facilitara el control de inventarios, manejo de stocks (incluyendo los de lento movimiento), control de cartera, manejo de proveedores y cuentas por pagar en línea, así como el control de los gastos y costos de cada una de las importaciones en la moneda de origen, entre otros.

Solución: Microsoft DynamicsGP

En el segundo semestre de 2010, y tras evaluar diferentes alternativas con el partner Dh Soluciones lnformáticas S.A.S, D'Mapri optó por adquirir e implementar la solución Microsoft Dynamics GP. ''Al evaluar detalladamente cada una de nuestras necesidades y consultar con nuestro partner sobre las características de Microsoft Dynamics GP, encontramos que realmente era una solución integral y que respondía a nuestras interrogantes. Si a eso le sumamos el respaldo de una marca reconocida como Microsoft y que permanentemente ofrece actualizaciones, el análisis final no nos dejaba dudas en que era la solución que debíamos implementar", indicó Gloria Jeanneth Guevara.

Microsoft Dynamics GP es una solución integral para la administración y gestión de los negocios. Es ideal para las medianas y grandes empresas y otorga diferentes funcionalidades para el seguimiento a los procesos de fabricación, distribución, almacenamiento y cadena de suministro. También es una herramienta que agrupa, por medio de una conectividad en tiempo real, a las diferentes áreas de las compañías. Así, gerentes y administradores obtienen un mayor control sobre los procesos y se convierte en una herramienta que potencia el desempeño de los trabajadores.

Con respecto al proceso de implementación de la solución, Guevara señaló: "en un comienzo el partner nos había sugerido un piloto y calculó que tardaríamos dos meses en la capacitación y funcionamiento de la herramienta. Sin embargo, nosotros quisimos que se hiciera de una vez en el escenario real para que nuestro personal evidenciara los beneficios y tuviera mayor compromiso desde un principio. Esto le generó a nuestro partner una mayor complejidad, pero fue la mejor decisión, ya que en seis meses nuestro personal se apropió de la herramienta y ésta se convirtió en su aliado ideal. Tanto que, en dos ocasiones en que el fluído eléctrico se fue en la compañía, causó traumatismo porque nuestro personal no podía usar la herramienta. Sin duda, un buen indicador de la importancia de la misma".

Finalmente, cada uno de los módulos adquiridos está relacionado directamente con los procesos definidos en la organización, tales como compras, ventas, inventarios, cartera y gestión de calidad, por ende, cualquier interacción o transacción realizada en alguno de ellos, afecta y/o modifica en línea al resto de los módulos, así se minimizan los errores, las inconsistencias y la duplicidad en la información, y se mantiene un sistema actualizado con una constante comunicación entre las áreas de Ia compañía.

Beneficios: Mayor productividadysistematización delosprocesos

Después de ajustar la solución a las necesidades específicas y de habituar al personal a la herramienta, los beneficios de Microsoft Dynamics GP en D'Mapri saltan a la vista.

En primer lugar; los reportes que anteriormente se hacían de forma manual y que demandaban días para la recopilación y consolidación de datos, ya se hacen en cuestión de minutos. "Era un trabajo muy dispendioso, incluso en algunas ocasiones tardábamos meses para sacar un determinado informe, ya que debíamos recopilar la información, consolidarla, tabularla, etc., manualmente. Ahora generamos reportes para visualizar en pantalla, para imprimirlos o para enviarlos vía e-mail en cuestión de minutos", señaló Guevara.

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*'Al evaluar detalladamente cada una de nuestras necesidades y consultar con nuestro partner sobre las características de Microsoft Dynamics GP, encontramos que realmente era una solución integral y que respondía a nuestras interrogantes. Si a eso le sumamos el respaldo de una marca reconocida como Microsoft y que permanentemente ofrece actualizaciones, el análisis final no nos dejaba dudas en que era la solución que debíamos implementar*

Gloria Jeanneth Guevara
Sub-Directora de D'mapri

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Por su parte el módulo de Compras incluyó una función determinante para D'Mapri, pues según Guevara: "al ser importadores, en ocasiones teníamos inconvenientes por el tema de la moneda de origen. Ahora el sistema nos permite guardarlas con esa variable y hacer las conversiones necesarias".

Lina María Carreño, administrativa de D'Mapri, resalta la mejoría en las relaciones con los clientes debido a la facilidad para recopilar información o crear reportes requeridos por ellos: "anteriormente el histórico de cada cliente se hacía de forma manual, era un libro similar a un directorio telefónico. Ahora como coda compra está sistematizada, sabemos con rapidez la referenda y características específicas de los productos adquiridos por el cliente y en qué mes. Así nuestros vendedores pueden entregarles reportes o darles respuestas rápidas a sus interrogantes".

Y, como el módulo financiero recibe de facturación toda la información debidamente contabilizada y lista para la verificación de los pagos en el módulo de ventas, también se obtienen agilmente los estados de cuenta para cada cliente. "De esta forma no sólo hemos mejorado nuestro servicio al cliente, sino que los indicadores de cartera han mejorado considerablemente. Esto porque ya no es el vendedor quien debe llamar al cliente a cobrar; sino que el sistema genera alertas y a cada cliente se le envía su estado de cuenta vía e-mail" agregó Guevara.

La dirección de D'Mapri está plenamente satisfecha por los resultados obtenidos hasta el momento. Según José Francisco Carreño, Gerente General, "es trascendental incorporar este tipo de tecnologías en negocios como el nuestro. Hemos visto eficiencias en todo sentido y estamos seguros que con el tiempo obtendremos muchos más. Por ejemplo, yo tengo a la mano diariamente la información correspondiente a inventarios. No es necesario ser experto en sistemas para ello. Veo los reportes y la información consolidada. Anteriormente dependía de terceros para este propósito y tardaba mucho tiempo" y agregó: "con esta información podemos tomar mejores decisiones gerenciales y anticiparnos a los hechos, por ejemplo, con el equipo de ventas podemos detectar qué productos deben empujarse más o que acciones tomar para darles salida".

Precisamente el área de ventas ahora cuenta con un respaldo o un soporte tecnológico para su labor. Una de ellas es que el programa divide a los clientes en categorías y se incluyó la de prospectos. En esta última quedan los datos personales de posibles nuevos clientes para que los vendedores encargados tengan la información a su alcance y se tenga un rastro de las acciones realizadas con cada uno. Así mismo, se agilizó el procedimiento para las cotizaciones y posterior pedido y facturación. En este sentido, Lina María Carreño agregó: "también nos permite identificar a los clientes que suman más de 6 meses o hasta un año sin comprarnos. De esta forma el equipo de Ventas puede emprender estrategias, como promociones o paquetes especiales para clientes frecuentes, y así atraerlos de nuevo".

Por otra parte, el área de inventarios -una de las más sensibles de la empresa - mejoró considerablemente su eficiencia y productividad, como explica Gloria Jeanneth Guevara: "el programa nos permitió crear varias bodegas virtuales. Por lo tanto creamos una bodega por cada línea de producto (la bodega de pigmentos, la de colorantes, etc.) y con esta segmentación tenemos un mejor control del inventario. También tenemos mayor agilidad, ya que la sistematización de la información nos permitió detectar los productos con mayor salida, así como las dosis o cantidades más solicitadas. A esto le llamamos el 'minimarket' y de esta manera, tenemos este tipo de productos ya empacados y a la mano".

Una encuesta para medir la satisfacción del cliente realizada por D'Mapri indicó que desde la puesta en marcha de Microsoft Dynamics GP, sus clientes percibieron más eficiencia y agilidad en la atención en el punto de venta. El 62%, de una muestra de 90 clientes, resaltó la reducción del tiempo en la toma y entrega de sus pedidos y en la facturación de los mismos.

Por su parte los usuarios también han mostrado su aceptación con la solución. Cada uno pudo personalizar, a través de un 'smart list', los menús de la herramienta de acuerdo a sus necesidades e intereses. Así, obtuvieron una interfaz con la información específica y concerniente a su actividad. "Si bien en un principio estuvieron un poco reacios por el cambio, en la medida en que aprendieron a manejar la herramienta y evidenciaron sus beneficios, se apropiaron de esta con una muy buena disposición", señaló Guevara.

Finalmente, es importante resaltar que no se ha requerido la contratación de nuevo personal para el área de facturación y manejo de inventarios, gracias a que el nuevo sistema realiza de forma automática y completa dichos procesos. Esto facilitó una disminución de costos directos de mano de obra calculados en aproximadamente $2.250.000 mensuales.

El Gerente General José Francisco Carreño reconoce que "Alcanzar mejoras en aspectos como servicio al cliente y en productividad de los empleados a través de esta solución tecnológica no tiene precio y por lo tanto, la inversión ya retornó. Estamos plenamente satisfechos con los resultados hasta ahora".

Beneficios

• Control de los presupuestos

• Reportes en línea

• lntegración de las diferentes áreas

• Aumento en la productividad

• Optimiza y simplifica los procesos

• Control y seguimiento del inventario

• Soporte para el área de Ventas

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Kundestørrelse: NA
Branche: Wholesale Distribution
Land eller område: Colombia
Løsninger:
  • Microsoft Dynamics GP
  • Microsoft SQL Server 2008
Organisationsprofil: D'Mapri es una compañía colombiana fundada en 1992 especializada en la importación, distribución y comercialización de colorantes para pequeñas y medianas empresas de plásticos, cauchos, pinturas, tintas, lacas, maderas y parafinas, entre otros.
Fordele:

  • Control de los presupuestos
  • Reportes en línea
  • lntegración de las diferentes áreas
  • Aumento en la productividad
  • Optimiza y simplifica los procesos
  • Control y seguimiento del inventario
  • Soporte para el área de Ventas