Automatisering bij Portilog maakt de weg vrij voor business development

Overzicht
Land: België
Sector: opleidingen

Uitdaging
Portilog wil steeds efficiënter en flexibeler werken zodat de communicatie met klanten, cursisten en docenten snel en correct verloopt. Door minder tijd te spenderen aan manuele administratie komt er tijd vrij voor verkoop en marketing.

Oplossing
IT-partner Acom installeerde vroeger al Dynamics CRM maar migreerde Portilog nu naar een nieuwe versie op een externe server. Via een selfservice webportaal kunnen klanten zelf cursisten inschrijven. De opvolging en communicatie verlopen bijna volledig geautomatiseerd.

Voordelen (onder elkaar)
  • Altijd en overal beschikbaar
  • Minder manueel werk
  • Mailings en rapporten
  • Organisatie kan flexibel groeien
  • Optimale beschikbaarheid en back-up
  • Geen investeringen in hardware
Automatisering bij Portilog maakt de weg vrij voor business development
Portilog organiseert elk jaar ongeveer 85 verschillende opleidingen voor 1.500 tot 2000 cursisten. De administratieve opvolging, de communicatie en de marketing rond dat lesaanbod gebeuren met Dynamics CRM. IT-partner Acom migreerde Portilog onlangs naar Hosted Dynamics CRM versie 2011.

Corinne Thijs, directeur van Portilog: “Dankzij Dynamics CRM kunnen twee voltijdse medewerkers nu andere dingen doen dan administratie. Ze kunnen bijvoorbeeld nieuwe opleidingen ontwikkelen of de kwaliteit controleren. Ook voor marketing en verkoop hebben we nu tijd. De nieuwe werkwijze ondersteunt en stimuleert onze evolutie naar meer flexibiliteit. Door de tijd die is vrijgekomen om ons aanbod uit te breiden, konden we het aantal lesgevers verdrievoudigen. We zijn er ook in geslaagd om als opleidingscentrum voor werknemers stand te houden in een markt die momenteel zwaar onder druk staat door de economische situatie.”

Corinne Thijs
Corinne Thijs
Gepersonaliseerde mailings

Vroeger was er bij Portilog amper tijd voor verkoop en marketing, maar dat is dankzij de automatisering met Dynamics CRM veranderd. De organisatie gebruikt volop de marketingtools in Dynamics CRM, onder meer om twee keer per week mailings te versturen. “Die mailings konden we ook al uitsturen met onze vorige versie van Dynamics CRM, maar nu zijn de mogelijkheden nog veel uitgebreider”, verklaart Corinne Thijs. “Zo kunnen we nu de contactpersonen in onze database – zo’n 5000 adressen – aanvullen met codes die hun activiteiten en interesses weergeven. Op basis daarvan maken we onze mailings veel gerichter en persoonlijker. Dat was ook nodig gezien de hoge frequentie van onze mailings. We willen onze klanten niet onnodig bestoken met berichten die minder voor hen van toepassing zijn. Een ander voordeel is dat we nu ook meer in detail kunnen rapporteren. We komen op die manier te weten of onze promotie zijn doel bereikt. We rapporteren ook over onze verkoopsbezoeken en we maken rapporten voor de raad van bestuur.”

Van manueel werk naar geautomatiseerde workflows
Ooit deed Portilog alles manueel, met fax, Excel en Access. Corinne Thijs: “We drukten de cursussen af op papier en stopten ze in mappen. We spendeerden ook heel veel tijd aan het overtypen van gegevens, met het risico op vergissingen.”
De overstap van die manuele werkwijze naar CRM 3.0 in 2006 en naar CRM 4.0 in 2009 betekende dus al een hele vooruitgang. “Op aanraden van Acom werken we nu met de derde versie, die nog meer mogelijkheden biedt dan de voorgaande”, aldus Corinne Thijs. “Bovendien maakt het werken in een private cloud onze medewerkers veel flexibeler aangezien het systeem altijd en overal beschikbaar is via een internetverbinding. We hebben ook opleidingen ’s avonds en in het weekend maar die kunnen de CRM-gebruikers nu zonder beperkingen opvolgen van thuis uit. Maar dat is doorgaans snel gebeurd. Als een cursus bijvoorbeeld wordt afgelast, gaat na een druk op de knop een bericht naar alle deelnemers. Ook onze organisatie als geheel is veel flexibeler door te werken met een extern gehost systeem. We willen graag uitbreiden naar extra locaties en nog meer opleidingen, en dat kan veel gemakkelijker nu we nu niet langer afhankelijk zijn van een eigen infrastructuur.”

Selfservice klantenportaal
Dynamics CRM biedt standaard heel uitgebreide mogelijkheden maar Acom ontwikkelde voor Portilog nog een aantal extra functionaliteiten op maat. “We hebben voor Portilog onder meer een webportaal ontwikkeld”, vertelt Erik Voets, unit manager bij Acom. “Via dat portaal kunnen de klanten van Portilog zelf inschrijven voor een opleiding. Ze kunnen er hun bedrijfsgegevens aanpassen en ze vinden er een kalender met ons cursusaanbod die automatisch wordt gegenereerd op basis van de informatie in Dynamics CRM. Het enige wat nog manueel gebeurt, is het invoeren van een nieuwe opleiding in CRM en het vastleggen van het maximale aantal deelnemers. De volledige opvolging en communicatie met de klanten en de deelnemers gebeurt automatisch. Ook de elektronische facturatie en de verwerking van de getuigschriften verlopen geautomatiseerd.”

Erik Voets
Erik Voets
Partner helpt bij geleidelijke automatisering

Niet alleen de vaste medewerkers van Portilog werken met Dynamics CRM, ook de docenten gebruiken het systeem. In een aparte docentenmodule vullen ze de examenresultaten van de cursisten in. Op basis daarvan worden de getuigschriften afgedrukt. “Dat is allemaal maatwerk van Acom”, verduidelijkt Erik Voets. “Dynamics CRM is daarin heel flexibel uit te breiden. De oplossing die we voor Portilog hebben gebouwd, kunnen we nu ook aanbieden aan andere klanten met gelijkaardige processen.”

Acom is al IT-partner van Portilog sinds 2005. Aangezien Portilog zelf geen IT-afdeling heeft, is de informatica volledig aan Acom uitbesteed. Ze hebben de organisatie stap voor stap begeleid bij haar automatisering. Na al die jaren kennen ze de activiteiten van Portilog door en door. “Wij hebben Portilog ook aangeraden om naar Hosted Dynamics CRM over te stappen”, zegt Erik Voets.

Toekomstplannen rond e-learning
Portilog heeft nog meer automatiseringsplannen. “Een volgende stap is dat ook de individuele cursisten toegang krijgen tot het portaal, zodat ze daar zelf hun lesmateriaal en andere praktische informatie kunnen vinden”, legt Corinne Thijs uit. “Een ander toekomstplan is om een e-learningaanbod te ontwikkelen op ons portaal, eventueel met live interactie via Microsoft Lync.”

Portilog gebruikt niet alleen Dynamics CRM via een internetverbinding maar is ook overgegaan naar Office 365 voor e-mail en SharePoint en naar Windows Azure voor de IT-diensten. “Daardoor hebben we geen eigen server meer nodig. Investeringen in hardware, software en onderhoud vallen weg en we betalen een vaste kost per maand. We kunnen rekenen op een optimale beschikbaarheid en op de back-up van onze gegevens, zodat wij ons kunnen concentreren op onze kernactiviteiten”, besluit Corinne Thijs.
Kundestørrelse: Small Organization
Branche: Higher Education
Land eller område: Belgium
Løsninger:
  • Microsoft Dynamics CRM 2013
Organisationsprofil: Portilog is een onafhankelijk vormingscentrum gevestigd in Antwerpen. Het organiseert al jaren opleidingen over de thema's scheepvaart, expeditie, logistiek en douane. De organisatie telt vijf vaste medewerkers en een 100-tal freelance gastsprekers en docenten voor 1500 à 2000 cursisten per jaar.
Forretningssituation: Portilog wanted to become more efficient and flexible with fast, accurate communication with clients, students and lecturers. Spending less time on manual administration means there is more time for sales and marketing.
Fordele:
  • Available anywhere, anytime
  • Less manual work
  • Mailshots and reports
  • Flexible growth of organization
  • Optimum availability and backup
  • No investment in hardware
Ressourcer, der kan downloadesWord-dokument