Publiceret: 3/5/2012
Visninger: 271
Bedøm casen:

Fødevarestyrelsen Fødevarestyrelsen blev rustet kommunikationsmæssigt til organisationsændringer på rekordtid

Situationen

Hvorfor bevare faste kontorer og fortsat drive dyre domiciler, når mange af de ansatte overvejende arbejder mobilt? Sådan lyder kongstanken hos Fødevarestyrelsens ledelse. Her er man i fuld gang med at gå nye strategiske veje i jagten på organisatorisk optimering og besparelser. Den nye strategi vil bl.a. resultere i en enhedsorganisation, indflytning i et nyt domicil i april 2012, massive sammenlægninger af 14 decentrale enheder, kraftig reduktion af lejede kontorarealer, og indførelse af åbne kontorer til projektteams. Desuden skal flere tilsynsopgaver fremover påbegyndes hjemmefra. Men hvordan kan organisationen kommunikationsmæssigt bedst følge med ændringerne? Hvordan sikrer man fortsat gode samarbejdsrelationer og interaktion på tværs af mobile medarbejdere, kontorer og teams? Og hvordan giver man team-fjernledelse et menneskeligt ansigt? Disse spørgsmål stod øverst på agendaen for Fødevarestyrelsens fremtid – og de kunne ikke umiddelbart løses ved hjælp af en eksisterende mobilløsning, som var blevet indført i alle decentrale enheder i 2005 og i hovedkontoret i 2010. ”Der opstod dels nogle uløselige problemer med mobilmast-dækningen i hovedkontoret. Og dels har mobiltelefoner en klar begrænsning. Du kan tale med, men ikke se dine kolleger, eller dele dokumenter. Det er ikke optimalt i en organisation med 600 tilsynsudførende mobile medarbejdere og ca. 1.200 medarbejdere, der udfører opgaver fra forskellige steder. Derfor besluttede vi primo 2011 at se på, hvad der skulle til for at optimere vores mobilløsning. Målet var at skabe et endnu bedre kommunikations- og samarbejdsfundament,” forklarer servicechef Ivan Lübbers, Fødevarestyrelsen.

Løsningen

Den fulde Microsoft Unified Communications-pakke blev valgt som supplerende kommunikationsløsning i det nye domicil, som er en sammenlægning af hovedkontoret og en tilsynsafdeling – og baseret på åbenrumsløsninger. ”Det, at vi får nem adgang til videokonference, tilstedeværelse (presence), chat, e-mail, mobiltelefoni og softphone, har indfriet vores mål. Det handlede om at få en supplerende løsning, der kan skabe endnu bedre samarbejdsbetingelser i de nye omgivelser,” siger Ivan Lübbers. Projektet er gennemført uden en egentlig case eller en større projektorganisation. ”Lync var fra starten ikke et stort forkromet kommunikationsprojekt – men en lag-på-lag løsning. Det har hverken været dyrt eller IT-tungt – og samtidig overholder indkøbet både Statens SKI- og FM-aftaler,” understreger servicechefen. Udgangspunktet var at supplere den eksisterende mobiltelefoni-løsning med pc-baseret kommunikation. Vores mobiludbyder, der ikke kunne afhjælpe masteproblemet, hjalp med at få sammenkoblet den eksisterende mobilløsning med Lync, og leverede en såkaldt SIP-trunk til Lync-serveren. Dermed er Lync blevet forbundet med den nærmeste central via en radiokæde. Microsoft Lync indeholder også en softphone, og det har afhjulpet problemerne med mobilmast-dækning. Indførelsen af Lync startede med en succesfuld 130-brugers test af værktøjerne til video og dokumentdeling. Derefter fik man øjnene op for det ledelses- og samarbejdsmæssige potentiale i at give alle medarbejdere adgang til Lync-baseret videokonference, chat, mail og tilstedeværelse. Den færdige løsning vil bestå af en komplet Microsoft Unified Communications-løsning med kommunikations- og samarbejdsværktøjetLync Server 2010, mailserveren Exchange Server 2010, internetplatformen SharePoint Server 2010 samt produktivitetsværktøjerne i Microsoft Office 2003. Kommunikationsløsningen integreres desuden til omstillings- og callcenter systemet Samwin. Løsningen har i dag 1.200 brugere. ”Brugerne har bevidst ikke været på introkursus, ud fra en filosofi om, at det var bedre at motivere dem ved at opleve andre kolleger bruge Lync,” fortæller Ivan Lübbers. Projektledelsen installerede i stedet Lync-klienter på medarbejdernes pc´er, udleverede headsets og webkameraer, og placerede vejledninger på intranettet. Det gav pote. ”I dag henvender de af sig selv til projektorganisationen – positive og motiverede – når de vil i gang,” fortæller Ivan Lübbers. Fødevarestyrelsen tester desuden Lync på mobiltelefoner og iPads. Man har fx med succes testet Lync-opkobling til bl.a. Udenrigsministeriet, en IT-leverandør og en ekstern konsulent i Norge. At få Lync på de tilsynsførendes mobiltelefoner er dog pt. sat på standby, da indkøb af udstyret ikke omfattes af de statslige indkøbsaftaler. Næste projektfase har fokus på effektivisering af Fødevarestyrelsens kundebetjening via integration mellem Lync og intranet (SharePoint).

*
* Andre
kommunikationsløsninger
ville have gjort det langt
dyrere at understøtte de
planlagte sammenlægninger
og centraliseringer i
Fødevarestyrelsen
*



*

Fordele

Fødevarestyrelsen er i fuld gang med at høste gevinsterne af beslutningen om at supplere deres eksisterende mobilløsning med den fulde Microsoft UC-pakke. ”Vi har set resultaterne straks. Vi har fået løst mobildækningsproblemer for ca. 320 medarbejdere i hovedkontoret – og efterfølgende implementeret Lync-værktøjerne lidt efter lidt – til vi havde den fulde pakke. Det er min vurdering, at det fremadrettet ville have været vanskeligt at understøtte de store forandringer, som Facility Managementstrategien medfører, uden pc-baseret videokonference, chat, email, mobiltelefoni og Lync-softphone. Samtidig må jeg sige, at det hele har været overkommeligt, enkelt og overraskende brugervenligt at gå til,” lyder vurderingen. Ivan Lübbers fortæller, at Lync virker med det samme, og at brugerne kan koble sig på, når de er parate. ”Jeg ser UC-løsningen som et intelligent kommunikationsværktøj, der i høj grad medvirker til bedre betingelser for social interaktion for ledelse og medarbejdere ved overgangen til flere åbne kontorer, flere hjemmearbejdspladser og mere fjern-ledelse. Det er helt centralt for os, at Lync kan give netop dén oplevelse digitalt. Samtidig er jeg sikker på, at medarbejdernes produktivitet øges via nem adgang til vores systemer overalt.”

Set med økonomiske briller vurderer Ivan Lübbers, at hele øvelsen ville være blevet langt dyrere med andre løsninger – samt at Fødevarestyrelsen vil kunne høste en række besparelser, han dog ikke kan sætte tal på endnu. ”Den første besparelse, vi har opnået, skyldes integration mellem Lync og vores callcenter-system (Samvin). Det sparer os for hundredetusinder af kroner, fordi vi selv kan viderestille opkald til næste ledige telefon i en defineret nummergruppe. Denne service betalte vi tidligere dyrt for hos vores teleudbyder.” Men hvilke andre besparelser ligger der og venter? Ivan Lübbers fremhæver, at der ikke skal investeres i nye videosystemer, fordi Lync, i kombination med smartboards, kan erstatte eksisterende driftstungt og dyrere internt videokonferenceudstyr. Desuden vil videokonferencer – der også kan startes hjemmefra – kunne nedbringe transport- og rejseomkostningerne markant. ”Og så vil videomulighederne gøre vores interne videokonferencer langt mere fleksible, fordi de kan startes når som helst og hvor som helst – uden booking af mødelokaler, m.v.” Ivan Lübbers ser også besparelsesmuligheder i Lync´s skærmdelingsfunktion. ”Denne funktion vil faktisk kunne reducere omkostningerne til IT-support og båndbredde. Ganske enkelt fordi medarbejderne vil kunne supportere hinanden – uden at belaste IT-afdelingen.” Teknisk er det underordnet om supporten foregår via en fiber- eller trådløs opkobling – og noget tyder ifølge Ivan Lübbers på, atLync er mindre båndbredde-krævende end traditionelle IT-supportløsninger.

”Derudover vil videomuligheden give vores 400 mobile tilsynsførende medarbejdere nem adgang til hjælp fra en erfaren kollega, fx under ”Smiley-tilsyn”. Det vil jo i sidste ende gøre dem endnu mere produktive, og reducere papirarbejdet betragteligt,” fastslår Ivan Lübbers. Lync´s tilstedeværelses-værktøj ser på en som en effektivitetsforbedring, fordi både kundecenteret og alle medarbejderne kan se hvilke kolleger, der ikke sidder i i telefonkald eller møder. ”Det vil give større kundetilfredshed og aflaste vores kundecenter,” vurderer han.

Ledelsesmæssigt er Lync med til at løse den udfordring, der ligger i at skulle lede afdelinger og teams, der er spredt over hele landet. ”Chefgruppen har virkelig været begejstret for, at man ubesværet og uden rejse- og mødeplanlægning, virtuelt kan se og mødes med både medarbejderne og andre ledere,” understreger Ivan Lübbers. Han fortæller at etablering af hjemmearbejdspladser med Lync kun kræver en internetopkling og en bærbar med kamera og headset – og at medarbejderoplevelsen er i top. ”Og så skal man heller ikke undervurdere værdien af, at Lync er ren plug and play. Dét gør løsningen billig at drive og vedligeholde. Læg dertil, at vi med vores mobilløsning undgår at anskaffe og vedligeholde drift af IP-bordtelefoner,” siger Ivan Lübbers. Fødevarestyrelsen er i øvrigt i fuld gang med at integrere Lync med deres intranetplatform Microsoft SharePoint, samt med kunderådgivningens call-center funktion. Målet er at give rådgivningscenterets og andre medarbejdere medarbejdere mulighed for at søge information direkte via SharePoint – dvs. uden brug af andre systemer, uanset hvor informationen befinder sig. ”SharePoint understøtter således vores digitaliseringsstrategi, hvor målet er, at al information kun skal registreres en gang, og derefter nemt skal kunne genbruges ved en enkelt søgning,” siger servicechefen og understreger, at søgningen vil kun være mulig, hvis søgningen er lovlig i forhold til Datatilsynets regler.

I den samlede vurdering af løsningen tøver Ivan Lübbers ikke med at konkludere: ”Jeg vil sige det sådan, at det ikke er relevant at tale om tilbagebetalingstid – men snarere om, at Lync vil skabe overskud på rekordtid, i takt med at strategierne implementeres.”

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
1700 medarbejdere

Organisationsprofil
Fødevarestyrelsen har 1.700 medarbejdere, og er en del af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fødevarestyrelsen tager sig af regler på veterinær- og fødevareområdet. Styrelsen sikrer, at reglerne bliver overholdt via vejledning og via kontrol med fødevarer, landets slagterier og veterinære forhold. Medarbejderne er fordelt med ca. 320 på hovedkontoret, ca. 650 på decentrale kontrolenheder og ca. 730 kontrolmedarbejdere på slagterier og kødvarevirksomheder.

Situationen
Centralisering og planer om nyt domicil og organisatoriske ændringer som følge af beslutninger om reduktion af husleje, drift m.m. – kombineret med problemer med mobilmastedækning i hovedkontoret stillede nye kommunikationskrav til Fødevarestyrelsen.

Løsningen
Fødevarestyrelsen supplerede sin eksisterende mobilløsning med Microsoft Unified Communications-værktøjer, baseret på Lync 2010 kombineret med Samwin omstillings- og call centerfunktioner til, der kan håndtere alle Fødevareministeriets interne og eksterne/internationale medarbejdere.

Fordele
Fødevarestyrelsen forbedrede kommunikationen, styrkede samarbejde og fjernledelse i et ekstremt mobilt samarbejdsmiljø – og fik samtidig løst et problem med manglende mastedækning i hovedkontoret.

Software & Services
  • Microsoft Lync Server 2010
  • Microsoft Office 2003
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft Exchange Server 2010

Industri(er)
  • State and Regional Government Agencies
  • Agriculture, Forestry & Fishing
  • Public Safety & Justice

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
Jansson Kommunikation