Publiceret: 3/23/2012
Visninger: 105
Bedøm casen:

Multidata AS Multidata-Bluegarden binder organisationen sammen med Microsofts Office 365

Situation

Knap halvanden million danske lønmodtagere får hver måned lønnen udbetalt ved Multidatas mellemkomst, og virksomheden har gennem mange år været førende indenfor løsninger til håndtering af løn og HR m.m. Men i 2007 købte Multidata branchekollegaen Bluegarden, der er ledende på samme felt i Norge og Sverige. Ultimo 2011 har Multidata-Bluegarden koncernen 750 medarbejdere fordelt på 12 kontorer i de tre lande.

– Siden sammenlægningen overvedede vi, hvordan vi bedst kunne binde organisationen tættere sammen med mere end blot mail og telefoni. For det er – alle gode intentioner til trods – en reel hindring for samarbejde og fællesskabsfølelse, når man sidder langt fra hinanden, konstaterer chefarkitekt Torben Kofoed-Hansen, der beskæftiger sig med intern IT i Multidata-Bluegarden.

I den danske del af Multidata-Bluegarden havde de 350 medarbejdere gennem en del år anvendt chat og presence, hvilket fungerede rigtig godt. Men i længden var det ikke muligt at fortsætte ad dét spor. Dels var de svenske og norske kolleger ikke koblet på samarbejdsløsningen, dels stod virksomheden for helt at skulle udskifte chatværktøjet i forbindelse med en serveropgradering.

– Ønsket var altså at få en helt ny samarbejdsløsning, der også omfattede Norge og Sverige. Imidlertid er vi spredt ud over så mange forskellige domæner og lokationer, at det ville blive dyrt og tidskrævende, hvis løsningen skulle implementeres og hostes på traditionel vis, forklarer Torben Kofoed-Hansen.

*
* Kigger jeg på vores investering i Office365Lync Online over en tre-årig periode, udgør prisen for at anvende tjenesten ca. 30 procent af kostprisen for køb/leje af hardware og licenser, hvis vi skulle have etableret et traditionelt hostet miljø. Det er en ret flot besparelse. *

Torben Kofoed-Hansen
Chefarkitekt
Multidata-Bluegarden

*

Løsning

Multidata-Bluegarden havde gennem længere tid fulgt Microsofts samarbejdsprodukter, herunder cloudprodukterne, ganske nøje. Virksomheden var derfor også hurtig til at prøve Office Communications Online af i alle 3 lande – et forsøg, der faldt så heldigt ud, at virksomheden som én af de første, har opgraderet til den nyeste version – Lync Online i Office 365

– Ideen med Lync Online i Office 365 er, at hele værktøjet ligger på Microsofts datacenternetværk – eller i ”skyen”, om man vil. Det gør det nemmere at udbrede på en sammenbragt infrastruktur som vores, fordi du ikke selv skal drive noget som helst, siger Torben Kofoed-Hansen. Derfor afsøgte han markedet for partnervirksomheder med særlig ekspertise indenfor Microsofts cloudprodukter og fandt i den forbindelse ProActive.

– De konsulenter, vi havde ude fra ProActive, slog mig ret hurtigt som nogle, der havde håndfast erfaring med produkterne. De lirede ikke bare salgsmateriale af, men var det rene med, hvor de typiske faldgruber var i produktet – f.eks. i forhold til, hvordan vi lettest rullede værktøjet ud til et stort antal medarbejdere med mindst mulig besvær. Samtidig havde de nøje kendskab til den aktuelle roadmap og vidste, hvornår der kom nye funktioner på systemet, siger Torben Kofoed-Hansen.

Før implementeringen regnede Multidata på de økonomiske konsekvenser af at anvende Lync Online i Office 365 på abonnementsbasis i forhold til at implementere et hostet samarbejdsværktøj – og her var forskellen ganske betydelig.

– Kigger jeg på vores investering i Office 365 over en tre-årig periode, udgør prisen for at anvende tjenesten ca. 30 procent af kostprisen for køb/leje af hardware og licenser, hvis vi skulle have etableret et traditionelt hostet miljø. Det er en ret flot besparelse, siger chefarkitekten.

Fordele

Løsningen blev rullet ud i midten af 2010 og indtoghurtigt en central stilling i de daglige arbejdsrutiner på tværs af den geografisk forgrenede koncern. Denne effekt er blevet yderligere forstærket efter opgradering til Lync Online i Office 365 ultimo 2011.

– Folk lægger med det samme mærke til Lync, fordi der begyndte at dukke røde, gule eller grønne ”presence”-prikker op ud for mails eller personer på intranettet. Det integrerer jo med SharePoint og Office, så du lynhurtigt kan se, om f.eks. afsenderen af en mail er online eller ej. Det er meget intuitivt, at værktøjet på den måde gør opmærksom på sig selv hele tiden – og vel nok også en af de primære forklaringer på, at kollegerne så hurtigt har taget det til sig, siger Torben Kofoed-Hansen.

Han vurderer, at Lync har været med til at binde medarbejderne sammen i en grad, som f.eks. telefon og mail ikke har været i stand til over de forløbne par år.

– Man bliver nemt en smule fremmed for hinanden, når man ikke sidder samme sted. Her er Lync en stor gevinst, fordi værktøjet gør det nemt at komme i kontakt med kolleger på en hurtigere og mere umiddelbar facon, end hvis man skulle sende mails rundt til alle. For eksempel hvis du skal arrangere et møde. Du kan se, om kollegaerne faktisk er til stede lige nu eller ej og slipper for at ulejlige dem, hvis de er optaget. Det er uformelt og effektivt.

Torben Kofoed-Hansen vurderer således, at ” Lync Online i Office 365 er en stærkt medvirkende årsag til, at vi hurtigere har været i stand til at høste nogle af de synergi- og stordriftsfordele, som købet af Bluegarden lagde op til.”

– Vi laver mange projekter sammen på tværs af kontorer og landegrænser, og her spiller Lync i Office 365 en vigtig rolle. Faktisk i en grad, at brugerne for længst er begyndt at efterspørge og benytte ny funktionaliteter som videochat, deling af skriveborde og integrerede telefonopkald, der først kom med Office365t i 2011, siger han.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
750 medarbejdere

Organisationsprofil
Multidata står bag en række af Danmarks mest udbredte løn- og personalehåndteringsløsninger, bl.a. DataLøn, LønService og MultiLøn. I 2007 opkøbte Multidata virksomheden Bluegarden, markedsledende på samme felt i Norge og Sverige. Den samlede organisation – Multidata-Bluegarden – har i dag ca. 750 medarbejdere.

Situationen
Multidata-Bluegarden havde behov for at forbedre samarbejds- og kommunikationsmulighederne i en geografisk meget spredt organisation – men ønskede ikke en traditionelt hostet samarbejdsløsning, der ville være meget kostbar og tidskrævende at implementere.

Løsningen
Microsofts Office365 Lync Online med integration til Microsoft Office 2010 og Sharepoint 2007.

Fordele
  • Løsningen binder en geografisk spredt organisation sammen
  • Langt nemmere at kommunikere, samarbejde og organisere møder etc.
  • Besparelse på ca. 70 procent sammenlignet med køb og drift af hostet løsning
  • Integrerer gnidningsløst med Microsoft Office 2010 og Sharepoint 2007

Software & Services
  • Microsoft Office 365
  • Lync Online

Industri(er)
  • IT Services
  • Financial Services

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
ProActive