Publiceret: 4/23/2012
Visninger: 124
Bedøm casen:

Rasmus Christensen I/S 250 tankskibe sikkert i havn med Office 365

Der skal megen koordination til, når et fragtskib anløber en havn. Havnemyndighederne skal orienteres, der skal reserveres kajplads og måske en slæbebåd – og laste- og lossefolkene skal vide præcis, hvor og hvornår de skal møde op.

– Der losses dag og nat, og planerne skubbes let, hvis skibet f.eks. får motorproblemer eller der opstår forsinkelser i afrejsehavnen. Alt kan ske. Men det hele skal klappe i vores ende, så skibet ikke kommer til at vente. For det koster let 1.000 dollar i timen, forklarer medejer Claus Jørgensen fra skibsmæglervirksomheden Rasmus Christensen I/S.

Mobilt mailbøvl gjorde arbejdet besværligt

Virksomhedens to ejere koordinerer ca. 250 skibsanløb årligt, primært olietankere i Aarhus Havn. Typisk har de 4-5 dage til at lægge et anløb til rette. Men på grund af muligheden for uforudsete hændelser og hasteopgaver, skal de stå til rådighed døgnet rundt, ugen rundt, så ’egentlig er vi en slags kommunikationsvirksomhed med døgnvagt,’ siger Claus Jørgensen.

– I dag koordineres næsten alt på mail, og mange forventer, at vi er konstant online og hurtigt svarer på beskeder. Men vi har længe haft bøvl med at dele og sende mails over telefonen, ligesom vi også skulle føre dobbeltbogholderi over alle kontakter og aftaler, fordi data ikke blev synkroniseret. Så da vores gamle server brød ned, havde vi længe kigget os om efter en bedre løsning, siger han. Virksomheden forsøgte sig kortvarigt Google Apps, men en dag faldt Claus Jørgensen over en webannonce for Microsoft Office 365.

’Office 365 var det, vi havde savnet i årevis’

– Vi ville have en samlet løsning, der omfattede telefon, pc og Microsoft Office – og det tog ikke mange minutter at indse, at Office 365 var det, vi havde savnet i årevis, konstaterer han.

– Det var nemt at sætte Office 365 op. Faktisk krævede det kun et kort konsulentbesøg med vores egen it-mand på sidelinjen at komme i luften, og det spiller perfekt sammen med Microsoft Office, som jo er vores primære arbejdsværktøj. Samtidig købte vi hver en Nokia Lumia 800-telefon med Windows Phone på, som vi konfigurerede til Office 365 på egen hånd uden i øvrigt at have det fjerneste forstand op teknik; det var ren plug-and-play, siger Claus Jørgensen.

Totalt overblik på telefonen

I dag kan han og hans kompagnon se egne mails og den fælles ’vagt-mail’ på såvel deres respektive telefoner eller en vilkårlig pc.

– Vi har fuld og fælles adgang til vagtmail og samme overblik på vores Nokia Lumia-telefoner som på en pc. Det gør det nemmere at holde fri og lave andre ting i f.eks. weekenden, fordi vi ikke behøver at være i nærheden af en pc for at kunne koordinere det mest fornødne; i dag skal vi bare have telefonen med i lommen. Vi har også fælles, mobil adgang til alle kontaktpersoner og kalenderaftaler, og det er en virkelig lettelse, bemærker Claus Jørgensen.

’Det giver en rigtig god tryghed’

Samtidig konstaterer han, at Office 365 endda giver virksomheden en mærkbar kontant besparelse. For hvor skibsagenturet tidligere brugte 12-14.000 kroner årligt på konsulentbistand, har man i dag en komplet, vedligeholdelsesfri infrastruktur og tre brugerkonti for 120 kroner om måneden, og 'det er altså en ganske pæn besparelse for en virksomhed af vores størrelse,' siger Claus Jørgensen og fortsætter:

– Tidligere skulle vi altid have hjælp, hvis et eller andet brød sammen eller skulle opdateres. Men i dag kan vi klare stort set alt på egen hånd. Samtidig har vi effektiv backup i skyen. Hvis en maskine eller en telefon bryder sammen, mister vi ikke data, men kan være på banen igen efter fem minutter med en ny enhed. Det giver en rigtig god tryghed.

Løsningen - kort fortalt




Organisationsprofil
Skibsmæglervirksomheden Rasmus Christensen I/S er stiftet i 1921 og har kontor på Aarhus Havn. Virksomhedens primære virke er at koordinere anløb af tankskibe i Aarhus Havn, men man opererer også i nabohavne samt løser en række andre opgaver relateret til maritim fragt og charter.

Situationen
Tidligere løsning gjorde det besværligt at dele mailkonti, aftaler og kontakter – navnlig pr. mobiltelefon – ligesom vedligehold og backup krævede en del kostbare konsulenttimer hvert år.

Løsningen
Microsoft Office 365 kombineret med Nokia Lumia 800.

Fordele
  • Mobil og delt adgang til mail, kalender og kontaktpersoner
  • Virksomhedens partnere er blevet mere fleksible og selvhjulpne
  • Let at fremfinde historik og information om aftaler
  • Nemt at administrere og sætte op
  • Sparer årligt 12-14.000 kroner til løbende konsulentbistand.
  • Automatisk backup og let gendannelse af data ved hardwarenedbrud
  • Optimal understøttelse af Microsoft Office

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Logistics

Land
Denmark

Languages
Danish