Publiceret: 11/26/2012
Visninger: 323
Bedøm casen:

Svendborg Kommune Svendborg Kommune optimerer processerne med Office 365

– Vi sparer ca. 30 procent på driften sammenlignet med i dag. Men potentielt er der langt mere at hente på de processer, vi siden kan optimere efter omlægningen til Office 365. Det bliver et fantastisk spændende forløb.

Det siger Digitaliserings- og IT-chef Søren Bach-Hansen fra Svendborg Kommune, der i begyndelsen af 2013 udskifter sin aldrende Lotus Notes-platform, så de 3.000 brugere i stedet får mail- og kalenderadgang via Microsoft Office 365.

– Drift af mail og kalender er ikke længere en opgave, vi bør bruge kræfter på, men en hyldevare, vi lige så godt kan trække ind fra skyen. Derfor ser jeg overgangen til Office 365 som et naturligt skridt i processen med at udvikle it-afdelingen fra primært at have fokus på teknik til at have hovedfokus på realisering af organisationens udviklingsønsker, siger han.

– En it-afdeling skal ikke have øjnene på dioderne i serverrummet men på brugernes behov. Her hjælper Office 365 os med at levere gennemskuelige, omkostningseffektive løsninger, der direkte understøtter organisationens behov, tilføjer Søren Bach-Hansen.

Office 365 blev ”utrolig godt modtaget”
Når valget blandt flere andre muligheder faldt på Office 365, skyldtes det dels, at løsningen lever op til gældende lovgivning om sikker behandling af personfølsomme data – dels kombinationen af indbyggede services og let anvendelighed.

– Når vi har fortalt om Office 365, er det blevet utrolig godt modtaget hos både medarbejdere og ledelse, der har en forventning om, at nye løsninger er lækre, velfungerende og enkle at finde ud af. For når alle skal arbejde mere effektivt, nytter det ikke at strikke en politisk korrekt open source-løsning sammen, som ingen for alvor bryder sig om. Tingene skal hænge sammen, konstaterer Søren Bach-Hansen.

Meget store forventninger til løft af processer
– Samtidig går vi fra gammelt til nyt med en platform, der ikke bare leverer det, vi har behov for i dag – mail og kalender – men også kan lime en række andre elementer og funktioner bedre sammen. Vi har f.eks. store forventninger til, at SharePoint og Lync på lidt længere sigt kan hjælpe os med at integrere og optimere processer. Det vil der potentielt være så store fordele ved, at det fuldstændig overskygger driftsbesparelsen på 30 procent, siger han.

It-afdelingen har således bedt såvel kolleger som samarbejdspartnere om at holde udkig efter funktioner og processer, man på sigt kan effektivisere med Office 365. Samtidig benytter man overgangen som anledning til at sætte uddannelsesprogrammer i gang, så de ansatte bliver i stand til at anvende deres it-værktøjer mere effektivt.

– De første 250 brugere konverteres til Office 365 i januar 2013, mens resten følger i månederne efter. Jeg tror, at det kommer til at gå rigtig stærkt, for der er et meget stort ønske i organisationen om at komme i gang, siger Søren Bach-Hansen.
Løsningen - kort fortalt




Situationen
Kommunen ønskede at udskifte aldrende mail- og kalenderløsning med brugervenlig, omkostningsbesparende skybaseret platform, der kunne godkendes af Datatilsynet.

Løsningen
Microsoft Office 365 implementeres i begyndelsen af 2013, i første omgang med fokus på mail og kalender, men planlægger siden at optimere en lang række processer ved hjælp af Lync og SharePoint.

Fordele
  • Besparelser på ca. 30 procent ved drift af mail og kalender
  • Brugervenlig platform meget positivt modtaget af ledelse og medarbejdere
  • Sikker og stabil skyplatform
  • Lync og SharePoint kan på sigt understøtte betydeligt løft af processer og funktioner
  • Understøtter it-afdelingens transformation mod at levere flere omkostningseffektive ydelser, der direkte understøtter organisationens ønsker og behov

Organisationsprofil
Svendborg Kommune er del af Region Syddanmark og har ca. 59.500 indbyggere. Hovedbyen Svendborg er den næststørste på Fyn og fejrede i 2003 sin 750 års fødselsdag.

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Public Administration

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
ProActive Denmark