Publiceret: 2/14/2013
Visninger: 155
Bedøm casen:

IT-Universitetet i København 3.500 studerende og ansatte går i skyen med Office 365

– Vi henter en massiv besparelse på driften ved at skifte til Office 365. Samtidig er løsningen nem at administrere, den mobile understøttelse virker upåklageligt og der er en masse ekstra muligheder for eksempel at kommunikere via Lync. Den samlede businesscase er kort sagt utroligt god.

Henrik Ejby Bidstrup er IT-chef på IT-Universitetet i København og kunne – efter flere års detaljeret afklaringsarbejde og juridisk korrespondance med bl.a. Datatilsynet – i januar 2013 rykke post og kalender for 3.500 ansatte og studerende op i skyen. Dermed er ITU første større uddannelsesinstitution på Office 365 og i det hele taget den første store offentlige virksomhed, der gør en så vigtig forretningsfunktion som mail og kalender cloudbaseret.

*
* Vi henter en massiv besparelse på driften ved at skifte til Office 365. Samtidig er løsningen nem at administrere, den mobile understøttelse virker upåklageligt og der er en masse ekstra muligheder for eksempel at kommunikere via Lync. Den samlede businesscase er kort sagt utroligt god. *

Henrik Ejby Bidstrup,
IT-chef,
IT-Universitetet i København

*
Migrering tog kun et par dage

– Men faktisk tog selve flytteprojektet kun et par dage og gik forbløffende smertefrit; der opstod kun ganske få fejl undervejs og der var slet ingen nedetid for brugerne i migreringsperioden. Det er ret godt gået, når du flytter 3.500 postkasser, konstaterer han.

Undervejs fik IT-Universitet hjælp af Microsoft-partneren Timengo, og ’det er kun rimeligt at give dem og deres kendskab til egnede migreringsværktøjer en stor del af æren for, at skiftet til Office 365 gik så let. De gjorde et virkelig godt stykke arbejde,’ siger Henrik Ejby Bidstrup.

Han vurderer, at ITU har sparet ’rigtig store beløb’ ved at gå i skyen. Blandt andet slipper man for at bruge ressourcer på backup, ligesom en række beslægtede sikkerhedselementer nu også håndteres af Office 365.

– Med Office 365 er selve administrationen utroligt nem, ligesom al driftsarbejdet reelt udføres i baggrunden, uden at vi behøver at være inde over. Det mindsker behovet for at opbygge intern Exchange-kompetence, ligesom vi heller ikke behøver at kalkulere med nedetid, servicevinduer, patching og opdateringer; det kører bare, siger Henrik Ejby Bidstrup.

Mere plads og let mobil adgang

Også for brugerne er der ganske store fordele forbundet med skiftet til den nye platform. For eksempel har hver bruger nu adgang til 25 GB plads og behøver ikke slette mails i tide og utide eller spekulere på, om der nu er kapacitet til at modtage store filer. Samtidig er det blevet let at anvende vilkårlige mobile enheder sammen med systemet.

– Tidligere var det et sisyfosarbejde at sørge for, at brugerne kunne anvende bare de mest gængse mobile enheder på markedet; jeg har ganske enkelt ikke tal på alle de forskellige synkroniseringsværktøjer, vi efterhånden har bøvlet med. Men med Office 365 fungerer det bare. Det er ærlig talt en lettelse, siger Henrik Ejby Bidstrup.

Han regner også med, at IT-afdelingen i løbet af en overskuelig fremtid åbner for adgang til kommunikationstjenesten Lync Online, der også er en del af Office 365.

– Med Lync får vi nemmere ved at samarbejde, holde conference calls og dele viden. Uanset om man sidder på campus, er på rejse eller udstationeret et eller andet sted. Det er et godt eksempel på, hvordan Office 365 også fungerer som et alsidigt stykke værktøj – ud over at det jo altså sparer tid og penge for os.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
500 medarbejdere

Organisationsprofil
IT-Universitetet har eksisteret siden 1999 og har i dag ca. 3.000 studerende og 500 ansatte. Her forskes og undervises i et bredt spektrum af emner inden for it; de studerende tilbydes således it-uddannelser inden for alt fra kommunikation og spil, over business til design og software.

Situationen
Man havde behov for en skybaseret afløser for den eksisterende, hostede Exchangeløsning. Løsningen skulle kunne godkendes af Datatilsynet.

Løsningen
IT-Universitetet migrerede 3.500 brugere fra en hostet Exchange-løsning til Office 365.

Fordele
Massive driftsbesparelser
Partner sørgede for nem og hurtig migrering af tusindvis af postkasser på få dage
Begrænset krav om interne Exchange-kompetencer
Alsidig servicepakke med store muligheder, bl.a. for lettere samarbejde med Lync
Slipper for servicevinduer og opgradering
Let mobil integration med vilkårlige enheder

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Higher Education

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
Timengo ApS