Publiceret: 6/28/2013
Visninger: 145
Bedøm casen:

Udenrigsministeriet Fleksibel telefoni og videokonference samler Udenrigsministeriet på globalt plan

– Med Lync får vi en fleksibel, sikker, sammenhængende og kosteffektiv Unified Communications-løsning, der er let at administrere og som binder ministerium og udetjeneste sammen på hidtil uset facon. I første omgang er det hovedkvarteret på Asiatisk Plads, som er blevet omlagt, men allerede nu presser resten af organisationen så meget på for også at komme på, at det er svært at følge med efterspørgslen, siger it-chef Jess Pilegaard, Udenrigsministeriet.

– Det er måske værd at bemærke, at det her ikke er en spare øvelse; fokus er på kvalitet og funktion i langt højere grad end på kroner og ører. Men når dét så er sagt, er der ingen tvivl om, at det også hænger økonomisk sammen for os at skifte til Lync; faktisk regner vi med at nå break even allerede inden for det første år, tilføjer han.

*
* ”Med Lync får vi en fleksibel, sikker, sammenhængende og kosteffektiv Unified Communications-løsning, der er let at administrere og som binder ministerium og udetjeneste sammen på hidtil uset facon. I første omgang er det hovedkvarteret på Asiatisk Plads, som er blevet omlagt, men allerede nu presser resten af organisationen så meget på for også at komme på, at det er svært at følge med efterspørgslen.” *

Jess Pilegaard,
it-chef,
Udenrigsministeriet

*
Slap for at investere formuer i nyt hardware

Udenrigsministeriet har omtrent 2.500 ansatte, heraf 850 på Asiatisk Plads i hjertet af København, mens resten er ansat i udetjenesten og sidder på de mere end 100 repræsentationer verden over. I 20 år var ministeriet koblet på et telefonianlæg sammen med de øvrige ministerier, hvilket med tiden blev stadig mere uholdbart. Dels fordi andre departementer faldt fra – hvorved omkostningerne steg – mens manglende fleksibilitet, stabilitet og integration til øvrige it-systemer blev et stadig større irritationsmoment.

– Da producenten af telefonanlægget så endda gik konkurs i 2009, stod det klart, at vi var nødt til at finde en anden løsning, konstaterer Jess Pilegaard. Flere systemer var i spil, men delte enten økonomiske eller funktionelle ulemper med den eksisterende telefoniplatform eller var – for visse cloud-baserede løsningers vedkommende – ganske enkelt ikke sikre nok.

– Efter et længere afklarende forløb stod Microsoft Lync alene tilbage på skammelen. Blandt andet fordi platformen kombinerede IP-telefoni, tæt integration med vores øvrige Microsoft-platform og genanvendelse af vores eksisterende ’backbone’. Vi var i stand til at gennemføre en massiv modernisering af vores samlede kommunikationsplatform uden at skulle investere formuer i nyt hardware. Faktisk er selv vores video-konferencesystemer fra Tandberg lige til at integrere med Lync, hvilket jo også talte med i regnestykket, siger tekniker Steffen Puck Rasmussen, der stod i spidsen for det 18 måneder lange udredningsarbejde.

Uddannelse og massiv ledelsesforankring lagde fundamentet

Ved midsommer 2013 var stort set alle ansatte på Asiatisk Plads på Lync, hvilket – ifølge projektleder Karina Teglhus – gik overraskende smertefrit.

– Vi var en smule spændte på, om folk kunne vænne sig til at bruge et headset i stedet for den gammeldags telefon, men det gik rigtig fint og i dag er det hverdag. Måske også til dels, fordi vi havde gødet jorden ved hjælp af materiale, en række kurser og en virkelig solid ledelsesopbakning. Ingen var i tvivl om, at det her er et projekt med massive fordele for os alle sammen og om, at det nyder opbakning hele vejen op til departementschefen, siger Karina Teglhus.

Samtidig har det overrasket styregruppen, hvor alsidigt kollegerne allerede er begyndt at anvende Lync. For selv om løsningen indtil videre primært er markedsført internt som telefoniprojekt, er mange allerede begyndt at kombinere tale med chat, onlinemøder og presence – der bl.a. viser, om en kollega er til stede eller ej – ligesom en del også er begyndt at anvende videokonferencedelen og en række integrationer med andre Microsoft Office-elementer på egen hånd.

’Folk bruger Lync på måder vi aldrig havde forestillet os’

– Noget af det, der nok har overrasket os mest, er, hvor alsidige brugermønstrene allerede er; folk bruger ganske enkelt Lync på måder vi aldrig havde forestillet os. Skoleeksemplet er nok, hvordan vores sproglærere er begejstrede, fordi de pludselig kan træne folk på tværs af verdensdele. Med Lync kan du f.eks. uden videre sætte et kursus op i portugisisk med deltagere fra Brasilien, Portugal og Mozambique – eller starte et mandarin-hold, selv om deltagere sidder i både Danmark og forskellige kinesiske provinser, tusindvis af kilometer fra hinanden, siger Steffen Puck Rasmussen.

Men hvor ledelse og it-afdeling oprindelig var dem, der gav Lync-projektet rygstød, er det i dag båret frem af en massiv efterspørgsel, navnlig fra ansatte i udetjenesten, der ser frem til at blive koblet ordentligt på.

Sparer tid og giver bedre borgerbetjening

– Sidder du i Madrid eller Paris, er din effektive arbejdstid til en vis grad dikteret af, hvornår receptionisten pakker sin taske og går hjem. Men med Lync får du din egen linje og kan arbejde og kommunikere effektivt på tværs af åbningstider, tidszoner og lokale helligdage. Det er noget af det, som de udsendte virkelig ser frem til, og lige nu sidder der mange på ambassaderne rundt omkring og venter på, at vi får rullet hele Lync-pakken ud til dem også. Samtidig vil skiftet til Lync give betydelige besparelser på de enkelte repræsentationers telefonregninger, forklarer Jess Pilegaard.

– Vi bliver også i stand til at forbedre betjeningen af f.eks. borgere og virksomheder. Langt de fleste ringer jo ind til Asiatisk Plads eller til vores repræsentationer med et emnespecifikt spørgsmål og så er det op til omstillingen at holde styr på, hvem der måske kan hjælpe. Resultatet er uvægerligt en del fejlopkald og spildtid i begge ender af linjen. Men i dag kan vi søge på på flere forskellige måder i Lync, hurtigt finde rette vedkommende og se, om han eller hun er til stede – og give kunden ordentlig besked. Det er en stor lettelse, tilføjer han.

Flere muligheder og gevinster end ventet

Endelig fremhæver Jes Pilegaard, at også administration, vedligehold og tilpasning af kommunikationssystemet bliver ’langt nemmere og billigere’ med Lync end med det gamle system, som løsningen afløser.

– Den oprindelige business-case var udelukkende baseret på de gevinster, vi høster ved at skifte til Lync på Asiatisk Plads. Men dels har skiftet givet os flere muligheder og fordele undervejs, hurtigere end vi havde forudset – og der er langt mere i vente, når vi også får udetjenesten med. Dels er vi glade for endelig at få ét, globalt system på tværs af hele Udenrigsministeriet; det har i sig selv også en kæmpe værdi, siger Jess Pilegaard.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
2700 medarbejdere

Organisationsprofil
Udenrigsministeriet i København og repræsentationerne i udlandet – herunder ambassaderne, generalkonsulater, handelskontorer mv. – varetager Danmarks udenrigspolitik, europapolitik, udviklingspolitik, sikkerhedspolitik, handelspolitik og folkeretlige opgaver i forhold til omverdenen.

Situationen
Ministeriet havde behov for at erstatte et aldrende, kostbart og ufleksibelt telefonisystem.

Løsningen
En samlet, global løsning baseret på Microsoft Lync 2013, der giver alle ansatte i ministeriet adgang til fleksible og letanvendelige Unified Communications-muligheder, uanset hvor de befinder sig i verden.

Fordele
  • Enhedssystem, der fungerer på tværs af både Asiatisk Plads og udetjenesten
  • Skift til Lync giver markante økonomiske, tidsmæssige og ressourcemæssige gevinster
  • Meget fleksibel løsning, der understøtter en lang række arbejdsformer og behov
  • Brugervenligt, hvilket bl.a. har været med til at sikre hurtig forankring og popularitet i organisationen
  • Let at etablere videochat eller regulære møder (bl.a. via integration til Outlook)

Software & Services
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft Outlook

Industri(er)
Government

Land
Denmark

Languages
Danish