Publiceret: 11/21/2013
Visninger: 99
Bedøm casen:

COWI COWI satte IT i centrum for forretningsudviklingen

– Vores konkurrenter er også dygtige, så det er undertiden små prisforskelle, der afgør om vi får kontrakt på et projekt eller ej. Derfor har vi et strategisk mål om at konsolidere og standardisere vores IT-løsninger på globalt plan for at maksimere synergi og gøre os endnu mere konkurrencedygtige. Samtidig har vi indført en governance-model, så der aldrig er tvivl om finansiering og ansvarsfordeling i forbindelse med et IT-projekt, forklarer Claus Hagen Nielsen, CIO & Senior Vice President i COWI.

Koncernen leverer uafhængig rådgivning indenfor ingeniørteknik, miljø og samfundsvidenskab, og de 6.200 medarbejdere arbejder over det meste af verden – for tiden med mere end 17.000 projekter. Blandt andet konstruktionen af en 25 kilometer lang tunnel i Norge samt verdens 4. længste hængebro; Izmit Bay Bridge i Tyrkiet, der skal dimensioneres til at klare forholdene i det seismisk aktive område.

*
* Effektiv teknologiudnyttelse er af strategisk afgørende betydning for hele organisationen. Derfor bør langt de fleste projekter også gennemføres med henblik på at gavne så stor en del af organisationen som overhovedet muligt. *

Claus Hagen Nielsen
CIO & Senior Vice President
COWI

*
IT blev løftet helt op på direktions- og bestyrelsesniveau

Claus Hagen Nielsen har på blot to år indført en strategimodel, der effektivt løfter IT helt op på direktions- og bestyrelsesniveau. Modellen er udformet i tæt samarbejde med Gartner og kobler effektivt IT sammen med organisationens konkret formulerede behov. Den bygger desuden på centralt funderet planlægning, kontrol og strategiske partnerskaber med leverandører.

Baggrunden for at indføre modellen var bl.a., at Claus Hagen Nielsen ville gøre op med den traditionelle metodik, hvor et IT-projekt gennemføres med udgangspunkt i behov formuleret af f.eks. en eller flere divisioner – typisk dem, der også finansierede projektet.

– Min filosofi var derimod, at effektiv teknologiudnyttelse er af strategisk afgørende betydning for hele organisationen. Derfor bør langt de fleste projekter også gennemføres med henblik på at gavne så stor en del af organisationen som overhovedet muligt. Det kræver, at både direktion og bestyrelse tager et medansvar – og at vi i IT-afdelingen er dygtige til at udpege og prioritere de projekter, der lever op til kriterierne, forklarer han.

For at identificere indsatsområderne, lagde Claus Hagen Nielsen og hele IT-afdelingens lederteam bl.a. ud med at rejse rundt til en række af COWIs divisioner og gennemføre i alt 37 dybdegående interview for at klarlægge specifikke og fælles behov.

Meget tæt samarbejde med organisationen et kerneelement i strategien

– Det tog tid at interviewe så mange mennesker i dybden. Men tiden var godt brugt. For på den måde blev vi i stand til at foretage en meget minutiøs kortlægning af, hvor konkret formulerede behov mødes med strategiske målsætninger og aktuelle teknologiske muligheder. Det har været af uvurderlig betydning efterfølgende og gjort os i stand til at skelne skarpt mellem, hvilke projekter der er nice to have eller need to have, siger Claus Hagen Nielsen.

– Samtidig gjorde vi os mere synlige som IT-organisation, end vi formentlig nogensinde havde været før. Det er så ganske afgjort heller ingen skade til; vi skal jo også selv ud og ”sælge” løsninger fra tid til anden, bemærker han.

Sideløbende etablerede Claus Hagen Nielsen en struktur, hvor Business Process Managers fungerer som forbindelsesled mellem forretning og IT-afdeling i forbindelse med prioritering, planlægning og implementering af IT-projekter. BPMerne varetager desuden fælles processer og sikrer ens governance på tværs af forretningsenhederne.

– Én ting er at tale om, at man gerne vil arbejde tæt sammen med forretningen, noget andet at sørge for en effektivt fungerende struktur til at understøtte samarbejdet. Her har BPM-strukturen vist sig at virke rigtig godt, siger han og tilføjer, at ”et eller andet må vi jo gøre rigtigt. For IT-afdelingen får typisk særdeles tilfredse meldinger retur fra forretningen. Både på møder og i forbindelse med surveys. Det kan vi godt – i al stilfærdighed – tillade os at være lidt stolte af.”

*
* Kernen i hele IT-afdelingens virke og i samarbejdet med direktion, bestyrelse og forretning er at gøre forretningen så effektiv som muligt gennem innovativ anvendelse af IT. *

Claus Hagen Nielsen
CIO & Senior Vice President
COWI

*
Budgetmæssig frihed – og benhård projektdisciplin

Et andet kerneelement i Claus Hagen Nielsens IT-strategi er, at broderparten af projekterne gennemføres på grundlag af et centralt vedtaget IT-budget. Samt at budgettet ikke er til forhandling i tide og utide. Det forebygger, at ansvar og projekter flyder rundt afhængig af, hvilken afdeling der aktuelt har flest penge og mest indflydelse.

– Så ja, vi har et centralt IT-budget, som vi selv disponerer over. Det giver os meget betydelige frihedsgrader til at planlægge, eksekvere og innovere sammenlignet med, hvordan man sædvanligvis arbejder som IT-afdeling, siger Claus Hagen Nielsen.

– Men strukturen stiller samtidig meget store krav. Dels skal vi i IT-afdelingen være ekstraordinært nidkære med at styre budget og enkeltprojekter. Vi skal til enhver tid kunne redegøre detaljeret for økonomi og fremdrift overfor direktion og bestyrelse – som jo følger levende med. Dels skal vi naturligvis fortløbende levere resultater, der retfærdiggør de frihedsgrader, som vi opererer under. Ellers ville vi formentlig hurtigt blive vippet af pinden igen, bemærker han.

Innovation og partnerskaber bærer IT-strategien videre

Indtil videre går det dog ganske godt. De seneste to år har COWI således været i stand til at barbere over seks millioner kroner af IT-budgettet hvert år, hvilket svarer til ca. 1.000 kroner for hver af koncernens ansatte, og den tendens satser Claus Hagen Nielsen på at fortsætte. Samtidig er COWI – blandt meget andet – ved at implementere en ny ERP-template, der isoleret set giver en EBIT-gevinst på knap 1½ procent. Man er også ved at indføre en effektiv lokalestyring, hvilket ”absolut ikke er irrelevant i en koncern med tusindvis af ingeniører og andre specialister, der tilbringer rigtig megen tid i mødelokaler,” som Claus Hagen Nielsen udtrykker det.

– Kernen i hele IT-afdelingens virke og i samarbejdet med direktion, bestyrelse og forretning er at gøre forretningen så effektiv som muligt gennem innovativ anvendelse af IT. Og her må vi jo erkende, at det er nødvendigt med ekstern sparring. Derfor har vi etableret strategiske partnerskaber med en række leverandører, bl.a. Microsoft. Og her siger vi helt åbent, at ”ja, vi vil gerne satse på samarbejdet med jer – men vi er også krævende og forventer ekstraordinært meget retur!”. Først og fremmest ærlig sparring og gennemsigtighed i forhold til roadmaps og om, hvordan de kan få betydning for vores prioriteringer, forklarer han.

Resultatet er blandt andet, at COWI i dag er helt fremme på allernyeste generation af mange af de værktøjer, koncernen anvender – heriblandt en lang række Microsoft-produkter – hvilket i sig selv er en smule usædvanligt.

Outsourcer systemer for at aflaste IT-afdelingen

– Skal vi være helt ærlige, var der tidligere en hel del børnesygdomme, når Microsoft sendte et nyt produkt på markedet. Men sådan er det slet ikke længere. I dag har vi både nyeste SharePoint, Windows, Windows Server, Exchange og Lync i huset og oplever, at kvaliteten er langt højere og fejlene markant færre end tidligere. Faktisk giver det os i dag reelt langt flere fordele at vælge nyeste Microsoft-produkter frem for noget, der har været 3-4 år på markedet. Og det er også et element, der har betydning for, hvordan vi lader IT løfte os som virksomhed siger han.

Til gengæld har Claus Hagen Nielsen erkendt, at IT-innovation ofte fører til ophobning af opgaver i takt med, at forretningen rimeligvis forventer, at de nye løsninger også opdateres og holdes ved lige.

– Denne ”arv” af gamle systemer har det med at vokse sig større og større for hvert år. Det er en kendt og ikke videre hensigtsmæssig situation. Men selv om mange gamle systemer tjener et formål, så er det bestemt ikke det samme, som at vi skal bære byrden i al fremtid. Derfor diskuterer vi løbende med vores samarbejdspartnere, hvordan de kan overtage eksisterende eller kommende løsninger, så vi i IT-afdelingen kan blive ved med at fokusere på forretningens fremadrettede behov i stedet for at fokusere på vedligehold og rutiner, siger han.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
6100 medarbejdere

Organisationsprofil
COWI er en førende rådgivningsvirksomhed, der skaber værdi for kunder, borgere og samfund.

Virksomhedens medarbejdere tæller bl.a. eksperter i verdensklasse inden for ingeniørkunst, miljø og samfundsøkonomi. COWI har kontorer over hele verden, og har altid gang i mere end 17.000 projekter – store som små. Virksomheden har hovedkontor i Lyngby og beskæftiger 6.200 medarbejdere.

Løsningen
COWI implementerede en IT-strategi, der bl.a. bygger på fast defineret governance i forhold til prioritering og finansiering af projekter samt en hensigt om, at IT-projekter i videst muligt omfang gavner så stor en del af organisationen som muligt – samt at deres gevinst er konkret og målbar. Desuden er man i vidt omfang begyndt at anvende nyeste Microsoft-teknologi som basis for nye fællesløsninger.

Fordele
  • Centralt placeret ansvar sikrer klar prioritering og ansvarsfordeling
  • Intet behov for løbende godkendelse af projektfinansiering
  • Styringsmodel gør det muligt at definere – og følge op på – mål og gevinster
  • Standardteknologi gør nye tiltag billigere og letter implementering samt tilvænning
  • Stærk fokus på outsourcing mindsker risikoen for ophobning af opgaver grundet ”system-arv”
  • Stærk opbakning hos direktion og bestyrelse
  • Tæt samarbejde med forretningen og stor tilfredshedsgrad i interne undersøgelser

Software & Services
  • Windows 7
  • Microsoft Office 2010 Suites
  • Microsoft Lync Server 2010
  • Windows 8
  • Microsoft SharePoint Server 2013
  • Microsoft Lync Server 2013
  • Microsoft Office 2013 suites

Industri(er)
IT Services

Land
Denmark

Languages
Danish