Publiceret: 2/28/2014
Visninger: 108
Bedøm casen:

Red Barnet Red Barnet styrker internationalt samarbejde med Office 365

Børnerettighedsorganisationen Red Barnet er på en vigtig mission med at sikre verdens børn en retfærdig behandling og et ordentligt børneliv. Red Barnet i Danmark er en del af den verdensomspændende organisation Save the Children International, der opererer og samarbejder på tværs af 120 lande. For at optimere kommunikation og samarbejde på tværs af landegrænser, har Red Barnet udarbejdet en vision for at skabe en digital arbejdsplads. Børnerettighedsorganisationen har derfor fået Office 365 med mail, dokumenthåndtering, intranet og chat, der giver nemmere adgang til kollegaer, dokumentdeling og mere effektiv kommunikation.

Da meget arbejde foregår med søsterorganisationerne i Nordeuropa og USA, udgør Lync og Outlook en nem platform til at identificere og kommunikere med kolleager. Samtidig giver Sharepoint-platformen et fælles intranet hvor alle projekter og dokumenter lagres og nemt kan deles.

*
* ”Vi kunne se gode perspektiver og visioner i at skabe en digital arbejdsplads, hvor de væsentligste funktioner er samlet i én løsning: herunder mail, chat og dokumentdeling. Målet var at få en digital platform, der kunne samle de vigtigste arbejdsværktøjer for alle medarbejdere.” *

Mads Gaub
Sektionsleder for administration
Red Barnet

*
Visionen om en digital arbejdsplads
Som verdens største børnerettighedsorganisation kan Red Barnet gøre en stor forskel for udsatte børn. Det kræver dog, at administration og systemer fungerer optimalt, så medarbejderne kan koncentrere sig om deres kernekompetencer frem for at skulle spilde tid på unødig administration og forældede systemer. I en årrække har Red Barnet anvendt Office og Outlook fra 2007 men har savnet sammenhæng i softwaren samt efterspurgt et mere moderne dokumenthåndteringssystem. Derudover ønskede velgørenhedsorganisationen at skabe en digital arbejdsplads, hvor IT-løsninger spillede mere optimalt sammen.

Løsning
Red Barnet har derfor valgt Office 2013 og Office 365 som kommunikationsplatform vidensdeling og samarbejde. De væsentligste daglige funktioner er hermed samlet i én løsning: mail via Outlook, chat via Lync og informations- og dokumentdeling via Sharepoint. Den digitale platform indeholder således medarbejdernes vigtigste daglige redskaber, og giver samtidig ét udgangspunkt for IT. 150 brugere i den danske organisation er således på Office 365 i dag.

Mads Gaub, sektionsleder for administrationen i Red Barnet, siger:

”Vi kunne se gode perspektiver og visioner i at skabe en digital arbejdsplads, hvor de væsentligste funktioner er samlet i én løsning: herunder mail, chat og dokumentdeling. Målet var at få en digital platform, der kunne samle de vigtigste arbejdsværktøjer for alle medarbejdere.”

Anders Thomsen, direktør for politik og strategi i Microsoft, siger:

"Vi tror på, at moderne IT-systemer kan gøre en stor forskel for Red Barnet og hjælpe organisationen til bedre at kunne fokusere på deres kernekompetencer fremfor at bruge unødig tid på administration og forældet IT.”

Det internationale samarbejde kræver effektiv kommunikation og dokumentdeling
Udover den danske organisation, er Red Barnet ligeledes en del af den internationale organisation Save the Children International, der samarbejder om at forbedre børns vilkår på tværs af 120 lande i verden. Til den mission – og især omkring hjælp til 3. verdenslande - har Save the Children Internationals forskellige afdelinger behov for at dele informationer og samarbejde omkring internationale projekter. Her arbejder den danske delegation oftest sammen med USA, England, Norge og Sverige.

*
* "Vi tror på, at moderne IT-systemer kan gøre en stor forskel for Red Barnet og hjælpe organisationen til bedre at kunne fokusere på deres kernekompetencer fremfor at bruge unødig tid på administration og forældet IT.” *

Anders Thomsen
Direktør for Politik og Strategi
Microsoft

*
Office 365-løsningen giver nem kommunikation med internationale kollegaer via Lync, hvor man kan identificere kollegaer og se hinandens tilgængelighed. Desuden giver Sharepoint-platformen en central vidensbank, hvor alle landenes domæner er integreret. Det betyder, at man kan tilgå hinandens intranet og indhente oplysninger omkring internationale projekter.

Det mobile kontor frigør tid til udsatte børn
De største gevinster ved Office 365-løsningen er rationalisering af IT-systemer, tidsbesparelser som resultat af mere effektiv kommunikation samt smartere dokument- og videndeling.

”Ved at tilbyde medarbejderne et mobilt kontor, frigør vi dem fra tung administration og IT-systemer og giver dem i stedet fleksibiliteten til at kunne arbejde på farten og hjemmefra i højere grad end tidligere. Vi forventer derfor at se mere produktive og tilfredse medarbejdere, der får en nemmere arbejdsdag og bedre kan koncentrere sig om faglige indsatsområder,” siger Mads Gaub, sektionsleder for administrationen i Red Barnet.

Andre fordele ved den nye Office 365-løsning er:

  • Besparelser og merværdi ved et nyt intranet, der er integreret med andre landes platforme

  • Nem adgang til kontaktinformationer for medarbejdere, der kun vedligeholdes ét sted

  • Overblik over hvor folk er placeret i organisationshierarkiet og dermed nem kontakt

  • Søgefunktion på intranet gør informationsindhentning nemmere

  • Integration med Red Barnets andre systemer og software, så medarbejderne oplever ét sammenhængende system

Sidst men ikke mindst har Red Barnet sit eget børnepolitiske kompas, der er udformet som en wiki – fremfor masser af usammenhængende word-dokumenter – så materialet altid er opdateret og nemt tilgængeligt.