Publiceret: 11/12/2012
Visninger: 194
Bedøm casen:

KMD KMD forbedrede samarbejdsmiljøet med Lync 2010 og forventer telefoni- og rejsebesparelser

Situationen

*
* Vi forventer store besparelser via afviklingen af vores traditionelle telefoniløsning *

Søren Lundtang Andersen,
Afdelingsdirektør,
KMD

*
KMD har i mange år hængt lidt i bremsen på telefonifronten – med afdelingsdirektør Søren Lundtang Andersens og afdelingschef i Network Services Kenneth Kastbjerg Clausens egne ord. Årsagen skal findes i, at virksomheden havde en ældre telefoniløsning, der ganske enkelt gjorde det for dyrt at følge med opgraderingerne. ”Der er store service- og opgraderingsomkostninger på den slags legacy telefoni, ” forklarer Kenneth Kastbjerg Clausen. ”Så økonomien tvang os mere eller mindre til at køre så længe som overhovedet muligt med de forskellige softwareversioner.” Desuden så Kenneth Kastbjerg Clausen det som en ulempe, at KMD havde separate teknologiske platforme til telefoni, videokonferencer og email. Afdelingschef Søren Lundtang Andersen tager tråden Kenneth Kastbjerg Clausen omkring videokonferencer: ”Set fra mit bord, var der et behov for at få vores kommunikation til at hænge endnu bedre sammen, så vi kunne skabe endnu bedre samarbejdsbetingelser på tværs af 6-7 geografisk spredte lokationer. Det handlede bl.a. om, at vi havde nogle traditionelle videorum, som ikke var dynamiske nok til vores behov, ” siger han. Der var booking kø på grund af for få rum – og skulle der flere til, krævede det en betydelig investering. Søren Lundtang Andersen peger også på ulemperne ved, at traditionelle videorum kræver mødeplanlægning i god tid, at man skal være til stede fysisk – samt at mødet ikke kan forlænges ud over den bookede mødetid. ”Traditionelle videorum er ufleksible på mange måder, må vi erkende. Så selvom vi installerede 5-6 videorum, brugte vi alligevel meget tid på transport til og fra møder på de forskellige lokationer. Derfor gik vi efter en løsning, der kunne give os flere videokonferencemuligheder, og samtidig hjælpe med at bringe rejseomkostningerne og rejsetiden ned.

Løsningen

For at komme de store telefoni-serviceomkostninger til livs – og for at få nye og mere omkostningsvenlige videokonferencemuligheder – valgte KMD at indføre Microsofts Unified Communications-løsning baseret på Lync Server 2010.

Beslutningen har gjort det muligt for virksomheden at erstatte ”silobaserede” kommunikationsværktøjer på selvstændige teknologiske platforme med én samlet kommunikationsplatform, der samler og integrerer værktøjer til både telefoni, videokonference, tilstedeværelse, samarbejde, chat, telefonbeskeder og email.

KMD gennemførte projektet i to tempi: Først gik man i luften med Lync 2010´s værktøjer til samarbejde: Presence, Instant Messaging, onlinemøder og skrivebordsdeling. Som fase 2 kom telefonidelen på. Kenneth Kastbjerg Clausen uddyber: ”Vi brugte naturligvis Lync 2010´s telefoniværktøj i fase 1, men kun til intern telefoni. I fase 2 udvidede vi telefoni-delen til eksterne opkald. Telefonværktøjet i Lync 2010 er i øvrigt integreret med medarbejdernes mobiltelefoner, hvilket sikrer, at opkald til Lync-klienten også får mobiltelefonen til at ringe. Den samlede løsning er baseret på Microsoft-produkterne Microsoft Lync Server 2010, Office 2010, Windows 7 samt et antal Office XP og Exchange 2010.

Fordele

*
* Vi har aldrig implementeret noget, der er gået så nemt og har haft så stor brugeraccept *

Kenneth Kastbjerg Clausen,
Afdelingschef i Network Services

*
”Lync 2010 er efter vores mening Unified Communications-løsningen på markedet, ” fastslår Søren Lundtang Andersen og Kenneth Kastbjerg Clausen samstemmende. Ud over en mere dynamisk kommunikation på tværs af lokationerne, forventes Lync 2010 også at medvirke til omkostningsreduktioner. ”Vi forventer fx store driftsbesparelser ved afviklingen af vores traditionelle telefoniløsning. Rejsebudgetterne har vi ikke målt på, men her forventer vi også besparelser via værktøjerne til onlinemøder i Lync 2010” siger Søren Lundtang Andersen. Han peger på, at muligheden for at holde onlinemøder med video fra pc-skærmene har gjort KMD uafhængig af de traditionelle videorum – og at de nu kan bruges til det, de er tænkt som: stormøder. Samtidig slipper de for store omkostninger til flere videorum. Alt i alt har Lync 2010 ifølge Søren Lundtang Andersen skabt, hvad han kalder ”en vanvittig flot integration”, der får mennesker, pc´er, Office-programmer, e-mails, kalendere og video til at gå op i en højere enhed på tværs af hele organisationen.

Ud over at den tætte integration i Lync 2010 giver gode brugeroplevelser, fremhæver Kenneth Kastbjerg Clausen også de tekniske fordele ved, at KMD har fået erstattet flere driftstunge teknologiske platforme med én server, der står i KMD´s driftsmiljø. ”For det første har vi kun én leverandør til telefoni, video, chat m.v. – Microsoft. Ydermere er det hele jo ét Microsoft-produkt, som kun kræver de Microsoft-kompetencer, vi allerede har, og som kan indgå i vores eksisterende driftsmiljø. Det gør det nemt at supportere Lync 2010 – fx kræver telefonidelen ikke særlige telefonikompetencer, som det gjorde tidligere. ”

Men hvordan opleves Lync 2010 i det daglige? Vi har oplevet en markant ændring i mødestrukturen efter indførelsen af onlinemøde-værktøjet i Lync 2010, siger Kenneth Kastbjerg Clausen. Det nye er, at lange maraton-møder er kortet ned til dynamiske onlinemøder. ”Og der bliver ikke indkaldt til et onlinemøde, uden at mødelederen har en agenda klar, ” understreger Søren Lundtang. Han kan desuden konstatere, at onlinemøderne har reduceret antallet af fysiske møder – både internt i de enkelte huse og på tværs af dem – samt at de har gjort det muligt at udnytte de eksisterende videorum langt bedre. Nu bruges det, til det, de er tænkt til, nemlig stormøder. ”Før i tiden sad der ofte én medarbejder og talte med én anden medarbejder – men det gør vi over pc´erne i dag. ”

De to fremhæver også Lync 2010´s beskedværktøj, Instant Messaging – der som navnet antyder, er en måde at kommunikere med kollegerne på her og nu. Søren Lundtang Andersen vurderer, at beskedværktøjet er meget værdifuldt for et projektorienteret firma som KMD. Det gør det nemlig lettere for teams at arbejde sammen om et projekt. Kenneth Kastbjerg Clausen fortæller, at medarbejderne faktisk er begyndt at opfatte email som lidt langsommeligt i forhold til Instant Messaging. ”Det, at man kan skrive beskeder til kolleger, der er online – og få svar fra dem 10 sekunder efter – er meget effektivt. Hvis du e-mailer, får du jo ikke altid svar med det samme. ”

”Superfedt”. – Det er hvad Kenneth Kastbjerg Clausen kalder Lync 2010´s tilstedeværelses-værktøj. ”Det sparer mange forgæves henvendelser, at vi nu kan se, hvem der er i møde, offline, ikke til stede m.v. Det bidrager helt sikkert på effektivitetssiden.”

Og hvordan så med implementeringen? Konklusionen er klar for Søren Lundtang Andersen: ”Jeg har arbejdet med it i 30 år, og jeg har aldrig implementeret noget, der er gået så nemt og har haft så stor brugeraccept. Det har været en fornøjelse. Stort set alle har uden videre taget det i brug fra dag ét.” Kenneth Kastbjerg Clausen er enig: ”Ja, og dét på trods af, at vi jo har ændret noget omkring folks telefoner. Det plejer ikke at være populært. Men det har nærmest gjort os til helte at kunne tilbyde telefoni via Lync 2010!”

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
3000 medarbejdere

Organisationsprofil
KMD er den største danskbaserede itvirksomhed med faciliteter i de fire universitetsbyer, over 3.000 medarbejdere og en omsætning på 4 mia. Leverer it-drift og services til en lang række offentlige og private virksomheder samt interne udviklingsafdelinger.

Situationen
KMD havde store service- og opgraderingsomkostninger til en traditionel telefoniplatform, samt et udtalt behov for at udnytte virtuelle møder endnu bedre for at reducere rejseaktiviteten og spare investeringer til nye videorum.

Løsningen
Microsofts Unified Communications-løsning Lync 2010 med alle funktioner (telefoni, videokonference, webmøder, tilstedeværelse, samarbejde, chat, telefonbeskeder og email)

Fordele
Forventning om store driftsbesparelser via afvikling af en traditionel telefoniløsning. Mindre rejseaktivitet samt optimeret mødekultur – og gladere medarbejdere.

Software & Services
  • Microsoft Lync Server 2010
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Office 2010 Suites
  • Windows 7

Industri(er)
IT Services

Land
Denmark

Languages
Danish