Publiceret: 11/26/2012
Visninger: 255
Bedøm casen:

Lundbeck Denmark Markant og målbar produktivitetsgevinst hos Lundbeck med Office 365

Den danske Lundbeck-koncern er i front, når der udvikles effektive medikamenter til behandling af en bred vifte af sygdomme relateret til centralnervesystemet – eksempelvis angst og depression, alkoholafhængighed eller Alzheimers. Virksomhedens administration, salg og R&D er fysisk spredt over hele kloden, hvilket stiller store krav til effektivisering af kommunikation og samarbejde.

– Det ligger i vores natur som vidensvirksomhed at holde mange møder, hvilket igen kræver en del rejseaktivitet, spildtid og omkostninger til fly og ophold. Foruden, naturligvis, at travle mennesker skal være væk fra deres familie i kortere eller længere tid af gangen. Så det giver på mange måder mening at nedbringe rejseaktiviteten – selv om vi naturligvis hverken kan eller skal undvære den helt, siger Claus Thomsen, funktionschef, H. Lundbeck A/S.

Derfor implementerede koncernen for år tilbage henholdsvis ’Office Communicator’ og ’Live Meeting’ for at give basal adgang til virtuelle, videobaserede mødefaciliteter. Ideen var god, men det krævede en vis indsigt at kende forskel på de to løsninger – foruden en aktiv indsats at installere og anvende dem.

– Derfor slog de virtuelle møder ikke rigtig igennem i det omfang, vi havde håbet, konstaterer Anders Svarer Nielsen, leder af Lundbecks afdeling for it-infrastruktur arkitektur.

6.000 brugere automatisk på Lync
Så da Microsoft kombinerede de to tjenester under navnet ’Lync’ som del af online-produktivitetssuiten Office 365, var virksomheden ikke sen til at udnytte de nye muligheder. Med Microsoft-partneren ProActives mellemkomst fik man implementeret Lync på tværs af virksomheden, og det gav hurtigt resultat.

– I dag er alle 6.000 brugere logget ind på Lync fra det sekund, de tænder deres pc pga. ADFS-integrationen. Du kan også se, om folk er til stede, ledige eller ej – og det gør det virkelig nemt at starte en samtale eller et decideret møde, hvor du både kan se din modpart og udveksle dokumenter. Det er intuitivt, og det bliver brugt og efterspurgt i meget stor stil, siger Anders Svarer Nielsen.

Enorm tidsbesparelse med virtuelle møder
– For nylig blev der holdt et regelmæssigt tilbagevendende møde med fyrre deltagere, der plejede at komme til København fra hele verden og i alt bruge mindst to hele arbejdsdage på arrangementet. I stedet blev møderne holdt via Lync over en halv dag, hvilket sparede tur-retur flybilletter, to dages ophold og halvanden dag væk fra skrivebord og familie pr. deltager. Så der er meget stor efterspørgsel på at holde den slags møder, ganske enkelt fordi man sparer en masse tid og penge, siger Claus Thomsen. Derfor vurderer han, at der ’slet ikke er nogen tvivl om, at Lync kommer til at slå positivt igennem på både omkostninger og tidsforbrug.’

Rimeligvis er Lync også et af flere centrale elementer i Lundbecks GET 15-initiativ, der går ud på at spare 15 minutters tid pr. medarbejder pr. dag ved at forenkle procedurer og gøre centrale værktøjer mere tilgængelige og lettere at anvende.

Potentiale for markant øget produktivitet
*
* Vi har via ”GET 15” et mål om, at it-løsninger skal give produktivitetstid til alle medarbejdere, og her er Lync et rigtig godt eksempel. *

Claus Thomsen
Funktionschef
H. Lundbeck

*
– Vi har via ”GET 15” et mål om, at it-løsninger skal give produktivitetstid til alle medarbejdere, og her er Lync et rigtig godt eksempel. Vi har indtil videre holdt over 100 Lync-kurser og spørger efterfølgende medarbejderne, hvor meget de får ud af værktøjet. I snit lyder meldingen, at hver medarbejder sparer seks minutter pr. dag. Men selv om det kan være svært at opgøre den præcise økonomiske værdi af hvert sparet minut, så er der helt afgjort betydelige tidsmæssige og økonomiske fordele ved at gøre medarbejderne i stand til at blive mere produktive. Så det går vi meget højt op i, siger Anders Svarer Nielsen.

Næste trin er at integrere Lync med koncernens telefonsystem, hvilket – hvis de eksisterende roadmaps for den Office 365-baserede udgave af Lync holder vand – skulle blive muligt i begyndelsen af 2013.

– Vi venter at kunne tage flere Office 365-elementer i brug over tid. Både for at opnå øget produktivitet og for at optimere driftsomkostningerne. Vi betragter efterhånden mail og kontorprogrammer som ’commodities’, der bare skal virke. Derfor har vi ikke behov for Lundbeck-specifikke tilretninger, og det gør Office 365 til et oplagt valg, når først vi har løst et par juridiske udfordringer vedrørende lagring af personfølsomme data, tilføjer Claus Thomsen.
Løsningen - kort fortalt




Partner Profile
ProActive A/S
+45 82 32 32 32
www.proactive.dk

Situationen
Koncernen havde som strategisk mål at øge produktiviteten med 15 minutter dagligt pr. medarbejder, bl.a. ved at fjerne hindringer, optimere processer og øge it-værktøjers tilgængelighed og brugervenlighed.

Løsningen
Microsoft Lync Online via en generel implementering af Office 365; de resterende elementer af Office 365 forventes taget i anvendelse på et senere tidspunkt.

Fordele
H. Lundbeck A/S er en global medicinalvirksomhed, der udfører forskning med henblik på at udvikle, fremstille, markedsføre, sælge og distribuere lægemidler til behandling af sygdomme i centralnervesystemet (CNS), herunder depression, skizofreni, Alzheimers sygdom og Parkinsons sygdom.

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Life Sciences, Chemicals; Oil & Gas, Mining

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
ProActive Denmark