Publiceret: 1/18/2013
Visninger: 257
Bedøm casen:

TOP-TOY A/S Legetøjsgigant gav over 300 butikker mail med Office 365

– Butikkerne har længe været nødt til at sende beskeder gennem en egenudviklet løsning, hvor mulighederne har været stærkt begrænsede, særligt i forbindelse med kommunikation med kunder og eksterne parter. Men nu har de fået mail via Office 365. Det er gået stærkt med at få det rullet ud, det virker perfekt – og der har været utrolig god feedback. Samtidig er det forbløffende nemt at administrere for os i it-afdelingen, konstaterer it-chef Søren Sivebæk, TOP-TOY A/S.

Den danske legetøjskoncern er Nordeuropas største, og fra hovedkontoret i Tune ved Roskilde holder man kontakten til mere end 300 legetøjsbutikker fordelt på kæderne BR og TOYS”R”US. I 2010 implementerede koncernen Exchange som mailplatform i administrationen, datterselskaberne og på indkøbskontoret i Hong Kong. Oprindelig skulle butikkerne også have været med, men af forskellige årsager blev det ikke til noget.

*
* Det er gået stærkt med at få det rullet ud, det virker perfekt – og der har været utrolig god feedback. Samtidig er det forbløffende nemt at administrere for os i it-afdelingen. *

Søren Sivebæk,
it-chef,
TOP-TOY A/S

*
’Office 365 var det logiske valg’

– I 2012 vurderede vi imidlertid, at skyløsningerne havde nået et modenhedsniveau, hvor det var værd at gå den vej i stedet. Indledningsvist overvejede vi også Google Apps som mailplatform. Men rent administrativt var der så store fordele ved Microsofts Office 365, at den var det logiske valg for os, siger Søren Sivebæk.

I efteråret 2012 bad han ProActive skitsere en Office 365-baseret løsning, og ’herefter gik det stærkt; faktisk gik vi live med alle knap 750 mailkonti allerede i december,’ konstaterer han. Rent funktionelt har skiftet til Office 365 også medført en række betydelige fordele for butikkerne.

– Tidligere var det reelt sådan, at butikkerne skulle have al kommunikation med nogle eksterne parter på skrift. Det var utrolig upraktisk og i mange tilfælde en kende pinligt. For eksempel når en butikschef sad til et møde i centerforeningen og måtte bede om at få referatet på print, fordi han ikke havde en egentlig mailadresse, siger Søren Sivebæk.

Alle konti styres i én grænseflade

– Men i dag kan ansatte og chefer i butikkerne komme på mailen via en vilkårlig enhed, hvilket har givet dem en markant bedre mulighed for at kommunikere med både hinanden samt med kunder og partnere. Samtidig har ProActive bygget løsningen, så alle brugerkonti peger direkte op mod vores AD, og det er nemt at administrere. Vi ´ser´ både Office 365-brugere og Exchange-konti i samme administrative grænseflade og kan umiddelbart flytte brugere fra det ene system til det andet, hvis de eksempelvis skifter stilling internt i koncernen. Det er også hurtigt at oprette eller slette brugere, tilføjer han.

Kan danne basis for koncernens fremtidige mail- og kalenderstruktur

Desuden er brugervenligheden så god, at koncernen har været i stand til at udrulle den Office 365-baserede mailløsning uden behov for særlig træning eller egentligt undervisningsmateriale.

– Har du helt basale erfaringer med at bruge en computer og et mail-program, kan du også komme på mail via Office 365. Det er utrolig enkelt, siger Søren Sivebæk. Hvis de gode takter fortsætter, kommer Office 365 muligvis til at udgøre grundstammen i en eventuelt fremtidig omlægning af koncernens egenhostede Exchangeløsning.

– Man kunne sagtens forestille sig, at vi rykker hele koncernens mail- og kalendersystem til Office 365, når det nuværende Exchange-miljø eventuelt skal pensioneres om nogle år; det kræver trods alt noget internt, både tid og penge, at drive den slags selv, siger han.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
600 medarbejdere

Organisationsprofil
TOP-TOY A/S er et dansk firma, der sælger og importerer legetøj. Koncernen er moderselskabet for Fætter BR, TOYS”R”US (Skandinavien), NORSTAR A/S og for TOP-TOY (Hong Kong) Ltd. Virksomheden ejer og driver mere end 300 butikker i Norden og Tyskland og har – foruden de butiksansatte – ca. 600 medarbejdere på lager og i administrationen.

Situationen
Koncernen ønskede at udrulle mailadgang til mere end 300 butikker. Løsningen skulle være skybaseret og sameksistere med egenhostet Exchange-miljø.

Løsningen
Microsoft Office 365 i en konfiguration, der peger mod koncernens AD og administreres i samspil med eksisterende Exchange Server.

Fordele
  • Let og automatiseret administration af brugerkonti og rettigheder
  • Ingen udgifter til hardwareanskaffelse eller vedligehold
  • Samkører med egenhostet Exchangeløsning
  • Let at udrulle mail til et stort antal brugere
  • Umiddelbar adgang til mail på vilkårlige pc-platforme og mobile enheder
  • Kendt brugergrænseflade

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Consumer Goods

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
ProActive A/S