Publiceret: 10/23/2013
Visninger: 112
Bedøm casen:

Kerteminde Kommune Kerteminde Kommune øger produktiviteten og sikrer bedre borgerservice med Windows 8

Efter en lang årrække med Windows XP og forældede IT-systemer, besluttede man i Kerteminde Kommune, at udskifte gammel teknologi, der gjorde arbejdsforholdene komplekse og medarbejderne uproduktive. Visionen om en flydende arbejdsplads opstod således, hvor administrative medarbejdere kunne arbejde mobilt og fleksibelt med nyeste software og hardware. En IT-strategi blev lagt for, hvordan Kerteminde Kommune hurtigst muligt kunne blive mobile på pc’er og telefoni samtidig med, at borgernes informationer forblev beskyttede.

*
* I 2010 startede visionen og strategien om en mere digitaliseret kommune, der kunne levere bedre kommunal service til stadig lavere omkostninger. Samtidig var ønsket at blive en mere brugervenlig kommune for borgerne og en mere attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Forretningen efterspurgte derfor de rette IT-værktøjer til at kunne arbejde mere fleksibelt og mobilt og samtidig lette administrationen *

Ulrik Hasselstrøm
CTO
Kerteminde Kommune

*
Business casen viste hurtigt, at en investering i Windows 8 og Office 2010 samt outsourcing af serverdriften ville gøre IT-administrationen nemmere, medarbejdere mere produktive og sikre bedre udnyttelse af IT-budgettet. Den helt store gevinst kunne hentes ved, at borgerservicen ville blive forbedret takket være arbejdsbesparende teknologier, nye processer, nye former for opgaveløsning og digitalisering. Kerteminde Kommune tog således et kvantespring, med rådgivning og hjælp til implementering fra KMD og er i dag en af de kommuner i Danmark, der er længst fremme med brugen af ny teknologi.

Kerteminde Kommune dækker over et stort areal grundet sammenlægningen med Langeskov og Munkebo kommune, og den administrative organisation er spredt. I mange år har kommunen selv vedligeholdt serverdrift, og IT-afdelingen har i den forbindelse håndteret op til 250 forskellige applikationer og mange forskellige pc’er og telefoner på forskellige geografiske områder. Det har krævet en stor indsats fra kommunens IT-afdeling at betjene en så kompleks serverfarm med forskellige behov fra brugerne. Samtidig har mange medarbejdere været utilfredse med tunge processer, langsomme systemer og begrænsninger på at arbejde mobilt. Dertil kommer uproduktive møder, mange timer i trafikken og dyr telefoni.

I 2010 startede visionen og strategien derfor om en mere digitaliseret kommune, der kunne levere bedre kommunal service til stadig lavere omkostninger. Samtidig var ønsket at blive en mere brugervenlig kommune for borgerne og en mere attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Forretningen efterspurgte derfor de rette IT-værktøjer til at kunne arbejde mere fleksibelt og mobilt og samtidig lette administrationen.

Kerteminde Kommune besluttede, at det var vigtigst at håndtere IT-support til forretningen internt, og valgte i stedet at outsource serverparken og den dertil hørende tekniske drift. Markedet for hostede løsninger var modnet og sikkerheden i top, og efter en udbudsrunde vurderede kommunen, KMD havde de rette spidskompetencer til at håndtere serverparken.

Kerteminde Kommunes servere og applikationer hostes derfor nu hos KMD, mens kommunen selv bibeholder driften af netværk og infrastruktur. Kerteminde har fået implementeret System Center Configuration Manager (SCCM) 2012 på sin egen lokation, der gør det nemt for IT-afdelingen at håndtere forskellige pc’er, mobiler og tablets samt nye applikationer. SCCM bruges ligeledes til at udrulle sikkerhedsopdateringer, antivirus og i det hele taget administrere medarbejdernes IT-udstyr fra centralt hold.

Windows 8 og Office 2010 til alle administrative medarbejdere

Næste skridt på rejsen til et bedre IT-setup har været at give ca. 1200 medarbejdere de rette værktøjer til at arbejde produktivt og mobilt. Med KMD som implementerings- og rådgivningspartner har Kerteminde Kommune således udskiftet Windows XP med Windows 8 samt opgraderet til Office 2010. Baggrunden for springet fra Windows XP til Windows 8 har været, at give medarbejderne det nyeste styresystem med mulighed for fuld udnyttelse af touch-teknologien, samarbejdsværktøjer og adgang til nye applikationer.

Samtidig har et vigtigt element på rejsen til en mere digital kommune været at etablere en bedre mødekultur og sikre besparelser på telefoni og transport. Kommunen har derfor valgt at introducere Lync som telefoni- og mødeværktøj. Samtidig udskiftes en stor del gamle klienter med nye Windows 8 pc’er og smartphones med trykfølsomme skærme, som kan bruges både privat og til arbejde.

For at gøre transitionen til nyeste teknologi så brugervenlig som muligt, har IT-afdelingen sørget for at uddanne alle kommunens medarbejdere i Windows 8. Derudover kan de tilgå et online hjælpeværktøj, som tilbyder online læringsmoduler og support.

Mobile og produktive medarbejdere sikrer god borgerservice

En så stor omlægning af teknologi giver Kerteminde Kommune store gevinster i form af øget produktivitet og effektivitet blandt både IT-afdelingen og kommunens administrative medarbejdere. De nye arbejdsbesparende teknologier åbner op for nye og smartere måder at løse opgaver og yde bedre kommunal service til borgerne. Således kommer kvalitetsløftet i teknologien både brugere og borgere til gode.

Kerteminde Kommune opnår ligeledes besparelser i både tid og økonomi som resultat af en mere effektiv organisation med motiverede medarbejdere.

Alt i alt er forandringsprocessen forløbet som planlagt. Det mener CTO Ulrik Hasselstrøm, at der er en god grund til:

”Vi har begivet os på en ambitiøs rejse med så stor en omlægning af kommunens IT. Men processen er forløbet forholdsvis gnidningsfrit, idet brugerne har udvist stor forandringsparathed. Jeg tror, dette skyldes to ting: For det første gør Consumerization of IT-tendensen, at de fleste er bekendte med berøringsteknologien fra egne smartphones, tablets og pc’er. Derudover har vi oplevet et mentalt skifte fra at fokusere på, hvad teknologien funktionelt kan bruges til, mod hvilke brugsscenarier man bedst drager nytte af. Det betyder, at medarbejderne har været gode til at tage de nye teknologier til sig.”

”Vi forventer at opleve de helt store gevinster, når brugerne oplever friheden ved at kunne arbejde fleksibelt og mobilt og samtidig selv bliver mere produktive. Det vil skabe et overskud, som bestemt også kommer borgerne i Kerteminde Kommune til gode.”

Løsningen - kort fortalt




Organisationsprofil
Kerteminde Kommune dækker over et areal på ca. 20.500 hektar land på Nordøstfyn og huser ca. 24.000 mennesker med de vigtigste centre omkring Kerteminde, Munkebo og Langeskov. Kommunen byder på enestående naturoplevelser, god service for borgerne, et driftigt erhvervsliv og et rigt kulturliv. Naturen, kunsten og kulturen er derfor nogle af de bærende værdier i kommunen.

Situationen
Efter en årrække med forældet teknologi og tunge systemer og processer, startede visionen og strategien om en mere digitaliseret kommune, der kunne levere bedre kommunal service til stadig lavere omkostninger. Samtidig var ønsket at blive en mere brugervenlig kommune for borgerne og en mere attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Forretningen efterspurgte de rette IT-værktøjer til at kunne arbejde mere fleksibelt og mobilt og samtidig lette administrationen.

Løsningen
Kerteminde Kommunes har valgt at hoste servere og applikationer hos KMD, mens kommunen selv bibeholder driften af netværk og infrastruktur vha. System Center Configuration Manager (SCCM) 2012. Kommunen har ligeledes udskiftet Windows XP med Windows 8 og opgraderet til Office 2010 hos 1200 medarbejdere i samarbejde med KMD. Derudover har kommunen introduceret Lync som samarbejdsværktøj og ruller nye smartphones og pc’er ud til de administrative medarbejdere.

Fordele
  • En outsourcet serverpark hos KMD giver frihed til at målrette IT-afdelingens ressourcer på intern support og andre forretningsnære områder.
  • En digitaliseret kommune har fundamentet for at yde bedre borgerservice.
  • Mobilitet via ny software og devices giver produktive og tilfredse medarbejdere.
  • Ny teknologi resulterer i besparelser i både tid og økonomi.
  • Et godt partnerskab gør udrulning af nye devices, applikationer og sikkerhedsopdateringer nem.

Software & Services
  • Windows 8
  • Windows Server

Industri(er)
State and Regional Government Agencies

Land
Denmark

Languages
Danish

Partner(e)
KMD