Publiceret: 5/14/2014
Visninger: 45
Bedøm casen:

GEA Group Denmark Moderne kommunikationsplatform løfter samarbejdet i global koncern

– Med Lync har vi gjort mange fysiske møder virtuelle, og det sparer virkelig mange penge på rejsekontoen. Samtidig har onlinemøderne en tendens til at være meget velstrukturerede og effektive end de fysiske; det gør os også mere effektive. Alt i alt kan vi med Lync samarbejde på tværs af koncernen i en grad, der reelt var utænkelig førhen, siger Pernille Herold, Lync-specialist, GEA Group.

GEA Group er en af verdens største virksomheder indenfor udvikling og fremstilling af teknisk udstyr til landbrugs- og fødevarebranchen. Traditionelt har de over 20.000 ansatte og mere end 400 kontorer kloden over anvendt mail, telefoni og fysiske møder som primære kanaler. Derfor betød det ikke så meget, at de enkelte divisioner og afdelinger var spredt på forskellige udgaver af bl.a. Exchange, Lotus Notes og IBM Sametime.

*
* I dag er Lync et fuldstændig uvurdérligt værktøj for os, hvilket statistikkerne beviser med al ønskelig tydelighed. I dag holder vi i koncernen mere end 11.000 Lync-konferencer pr. måned, over 1.6 millioner chatsessions og 700.000 voice-sessions – og tallene stiger hele tiden. Så, ja, der er slet ingen tvivl om, at kollegerne har taget det til sig. *

Pernille Herold
Lync-specialist
GEA Group

*
– Men for 3-4 år siden begyndte chat at vinde frem i virksomheden og det blev tydeligt, at det i længden ikke var holdbart at arbejde på forskellige systemer, der havde svært ved at tale sammen eller måske endda var helt inkompatible, konstaterer Pernille Herold. Derfor besluttede gruppen at finde en samlet løsning, og oprindelig var flere muligheder i spil.

– Vi drøftede, om vi skulle blande systemerne, men nåede ret hurtigt frem til, at vi fik den største effektivitetsgevinst ved at vælge en samlet løsning. Her faldt valget på Exchange og Lync, som et flertal brugte i forvejen, siger Pernille Herold.

Succes hjulpet på vej af brugervenlighed og massiv ledelsesopbakning

Løsningerne blev skubbet ud i flere tempi. Exchange var allerede ganske udbredt, og man skiftede de Notes-klienter, der var, ud med Outlook over et års tid. Lync blev derimod distribueret som del af koncernens standardiserede image til over 20.000 brugere over ganske få måneder – og hele processen blev i højere grad håndteret som forandringsprojekt med fuld ledelsesopbakning end som et traditionelt IT-projekt.

– De fleste kendte Exchange og Outlook, så det vænnede folk sig hurtigt til. Men Lync var noget helt nyt. Her gik ledelsen forrest, og det satte i dén grad skub i anvendelse og accept. For det er jo lidt svært at insistere på, at man ikke kan finde ud af den slags og kun vil mødes fysisk, når direktøren har indkaldt til et videomøde på Lync, konstaterer Pernille Herold.

Ledelsesopbakningen, en høj grad af brugervenlighed og de åbenlyse samarbejdsfordele gjorde da også, at Lync på meget kort tid gik fra at være noget, ”man skulle vænne sig til” og til at blive et fuldkommen accepteret og meget anvendt kommunikationsværktøj. at t og det satte i dhelt nyt, og her gik ledelsen forrest at

11.000 virtuelle møder om måneden – og tallet stiger konstant

– I dag er Lync et fuldstændig uvurdérligt værktøj for os, hvilket statistikkerne beviser med al ønskelig tydelighed. I dag holder vi i koncernen mere end 11.000 Lync-konferencer pr. måned, over 1.6 millioner chatsessions og 700.000 voice-sessions – og tallene stiger hele tiden. Så, ja, der er slet ingen tvivl om, at kollegerne har taget det til sig, konstaterer Pernille Herold.

Hun bemærker, at Lync ikke blot supplerer eksisterende kanaler og har gjort mange fysiske møder overflødige, men at platformen tillige har skabt en helt ny dynamik og et mere effektivt samarbejde på tværs af såvel koncernen som i de enkelte enheder. Det skyldes delvis, at det er let at se – i både Outlook og Lync-klienten – om en kollega er til stede, så man undgår at spilde sin tid med at ringe op eller lægge beskeder. Dels at det er meget nemmere at mødes nu end før.

– Jeg sidder fysisk i Søborg, men arbejder formelt under en tysk afdeling. I dag holder vi hver dag et afdelingsmøde på et kvarters tid og samarbejder fuldstændig, som hvis vi sad på kontor sammen. Det havde i sagens natur havde været helt utænkeligt før, siger Pernille Herold.

Møder er kortere og mere effektive på Lync end om et bord

– Faktisk afholder vi også stadig flere interne møder over Lync her på det danske kontor, fordi vi mangler mødelokaler. Men hvor det tidligere var noget, vi gjorde af nød, er det nu blevet en foretrukken løsning for mange, fordi Lyncmøderne er mere effektive. Folk kommer til tiden – du kan ikke bare liste ind af døren midt i mødet – og vi har en tendens til at fatte os mere i korthed over Lync end når man sidder om et bord. Reelt varer mange Lync-møder ikke mere end et kvarter, mens de færreste fysiske møder kan holdes på under en halv time, tilføjer hun.

Nu har Lync vundet så stor udbredelse og accept, at man undertiden stiller som betingelse, at samarbejdspartnere eller leverandører har Lync.

– Det gør samarbejdet så meget lettere, at eksempelvis leverandører også er på Lync. Og det koster kun 30-40 kroner om måneden for dem at have det via Office 365, så det er jo ikke helt uoverkommeligt. Og når de så har fået Lync, melder de typisk tilbage, at ”det skulle vi jo have gjort for længe siden,” siger Pernille Herold.

”Klar økonomisk gevinst” med Enterprise Voice

Senest er koncernen tillige begyndt at implementere Lync Enterprise Voice, hvor Lync erstatter den eksisterende teleinfrastruktur. Dels for at forenkle infrastrukturen og spare penge på at drive en traditionel PBX, dels fordi Enterprise Voice giver en række muligheder for også at se tilstedeværelse via den mobile klient.

– Lync Enterprise Voice giver en klar økonomisk gevinst. Ikke kun på hardware, men også fordi vi selv kan administrere brugere og numre uden behov for at tilkalde en ekstern partnerbistand i tide og utide, siger Pernille Herold. For nuværende er ca. 45 kontorer og 6.000 brugere på Enterprise Voice, men dette tal vil stige betydeligt i de kommende år som følge af en intern politik om at altid at skifte til løsningen, når der et eller andet sted i koncernen opstår behov for at pensionere det eksisterende telesystem.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
2500 medarbejdere

Organisationsprofil
GEA Group Aktiengesellschaft er en af de største leverandører af udstyr til fødevareindustrien, landbrug og en række andre procesorienterede brancher på globalt plan. Koncernen havde i 2013 en omsætning på over 4,3 mia. euro.

Situationen
Koncernen havde behov for at lette kommunikation og samarbejde mellem mere end 20.000 medarbejdere på tværs af 400 kontorer, men en uensartet infrastruktur gjorde det besværligt i praksis.

Løsningen
En samlet samarbejdsplatform bestående af Microsoft Exchange Server og Lync 2010 (opgraderes snart til Lync 2013). En del af koncernen – pt. ca. 45 kontorer og 6.000 brugere – anvender tillige Enterprise Voice; dette tal ventes at stige betydeligt i de kommende år.

Fordele
  • Betydelige økonomiske besparelser på tværs af en global koncern – både på rejsekonto, drift og tidsforbrug
  • Lettere samarbejde på tværs af kontorer, internt på enkeltkontorer og med samarbejdspartnere
  • Effektive virtuelle møder erstatter i vidt omfang tidskrævende fysiske møder
  • Let adgang til information om tilstedeværelse mindsker tidsspilde
  • Høj grad af brugervenlighed lettede tilvænning og accept
  • Man kan selv vælge kommunikationsform afhængig af formål og omstændigheder

Software & Services
  • Microsoft Exchange Server
  • Microsoft Lync Server

Industri(er)
General Merchandise

Land
Denmark

Languages
Danish