Publiceret: 12/9/2013
Visninger: 41
Bedøm casen:

ACV ACV voert het Nieuwe Werken in met Microsoft Lync

Overzicht
Land: België
Sector: vakbond

Uitdaging
Het ACV was op zoek naar een manier om efficiënter te communiceren en samen te werken. De organisatie en haar medewerkers zochten ook naar een systeem om telewerken mogelijk te maken zonder de bereikbaarheid van de gebruikers in het gedrang te brengen.

Oplossing
Partner Dimension Data installeerde Microsoft Lync en integreerde het ook met de Cisco IP-telefonie. In eerste instantie maakt de IT-afdeling gebruik van de chat, conferencing en telefoniediensten. Later volgen mogelijk ook andere medewerkers en deelorganisaties van het ACV.

Voordelen
  • chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferencing in één
  • efficiënte bereikbaarheid dankzij presence status
  • centraal adresboek
  • beter communiceren
  • flexibel werken
  • kostenbesparing door beperken van bureauruimte
  • telewerken helpt medewerkers aan te trekken
ACV voert het Nieuwe Werken in met Microsoft Lync
Bij de vakbond ACV gebruikt de centrale IT-afdeling van 90 interne medewerkers, aangevuld met een aantal externen, Microsoft Lync als centraal communicatiesysteem. Op termijn gaan mogelijk ook andere afdelingen en regionale kantoren Microsoft Lync gebruiken om efficiënter te kunnen samenwerken. Dan zullen er maximaal 3.700 gebruikers zijn. Dimension Data begeleidde het project als IT-partner.

“Ons Lync-project ging van start binnen de IT-afdeling”, vertelt Johan Vandewalle, IT Manager bij het ACV. “We waren al eerder bezig met Lync maar we gingen er pas echt mee werken toen we door verbouwingen tijdelijk naar een andere ruimte moesten verhuizen. Toen hebben we van de gelegenheid gebruikgemaakt om de vaste telefoons te schrappen en over te stappen naar Lync. We gebruiken de software zowel op laptops als op smartphones en tablet pc’s. Zo zijn we veel flexibeler, wat ons als IT-afdeling beter in staat stelt om problemen snel op te lossen. Bovendien gebeuren nieuwe installaties of updates vaak buiten de werkuren. Doorgaans kan dat wel op afstand gebeuren, maar door tegelijk te communiceren via Lync werken we toch samen als een team.”

*
* We gebruiken Microsoft Lync zowel op laptops als op smartphones en tablet pc’s. *

Johan Vandewalle
IT Manager
ACV

*
Voorwaarde voor telewerken

Voor het ACV is Microsoft Lync een voorwaarde voor telewerken. “Dankzij Microsoft Lync zijn onze medewerkers op afstand even goed te bereiken en even productief als op kantoor”, legt operationeel verantwoordelijke Marnick Van de Maele uit. “Sinds we Lync hebben geïnstalleerd, laten we telewerken dan ook veel soepeler toe. Niet omdat we hen willen controleren, maar wel omdat Lync de samenwerking en communicatie efficiënter maakt, waar we ons ook bevinden. Dankzij de presence-informatie zien alle collega’s of iemand beschikbaar is en op welke manier ze hem of haar het best kunnen contacteren. We verwachten ook dat ze minder heen en weer zullen mailen. De instant messaging-functie (chat) van Lync is immers in veel gevallen veel sneller en directer dan een e-mail. Je kan daarna ook nog overschakelen naar e-mail, telefonie, een tele- of videoconferentie als dat nodig is. Al die communicatiemiddelen zijn met elkaar geïntegreerd, zodat je heel vlot van het ene naar het andere gaat of extra deelnemers kan uitnodigen, bijvoorbeeld om samen naar een presentatie te kijken. Onze nieuwe bureaus zijn daar speciaal op voorzien. We hebben nu meer vergaderruimtes, waaronder ook heel wat kleine die we ‘bubbles’ noemen, voor drie tot vier mensen. Alle vergaderruimtes zijn uitgerust met een scherm, microfoons en een webcam, zodat je makkelijk een audio- of videoconferentie kan houden. Door flexibeler om te gaan met de beschikbare kantoorruimte, verwachten we ook kosten te besparen doordat we minder vaste bureaus nodig hebben.”

IT-medewerkers makkelijk aantrekken
Telewerken is niet alleen een troef voor het ACV zelf, dat efficiënter kan communiceren en kosten bespaart, maar ook voor de gebruikers zelf. Zij hoeven immers niet meer elke dag naar Brussel te komen. “In die zin helpt Lync ons ook om onze IT-medewerkers te behouden en nieuwe mensen aan te trekken”, aldus Marnick Van de Maele.

Dimension Data, dat eerder de IP-telefonie en het LAN-netwerk van het ACV installeerde, nam ook het Microsoft Lync-project in handen. Johan Vandewalle: “Ze hebben heel capabele IT-specialisten in huis met expertise over Microsoft Lync. Dimension Data heeft niet alleen Lync geïnstalleerd maar ook volledig geïntegreerd met onze Cisco IP-telefonie. Dat is erg vlot verlopen. Oorspronkelijk werkten we met Lync 2010 maar Dimension Data begeleidt nu ook de upgrade naar Lync 2013. Die nieuwe versie omvat meer basisfuncties die we makkelijker kunnen aanbieden aan andere gebruikers, bijvoorbeeld de medewerkers in de regionale kantoren.”

*
* Sinds we Microsoft Lync hebben geïnstalleerd, laten we telewerken dan veel soepeler toe. De samenwerking en communicatie is met Lync namelijk efficiënter, waar we ons ook bevinden. *

Marnick Van de Mael
*
Geleidelijk uitbreiden naar andere gebruikers

Het Microsoft Lync-project bij het ACV wordt nu geleidelijk uitgebreid naar andere gebruikers. Zo is de technologie ook al ingevoerd bij de businessanalisten, die de IT-projecten bij de eindgebruikers analyseren. Ook zij hebben heel wat vergaderingen over projecten, waaraan ze vanaf nu op afstand kunnen deelnemen.

“We gebruiken Lync ook al voor vergaderingen met de regionale kantoren, bijvoorbeeld binnen een werkgroep over Windows8”, legt Johan Vandewalle uit. “In de regio’s is men vooral geïnteresseerd in de voordelen van presence en chat. Daarnaast hebben we een tiental grote contact centers waar vooral de presence-mogelijkheden een grote toegevoegde waarde kunnen betekenen.”

Betere service voor leden
De contact centra van het ACV beantwoorden de vragen van de leden zo veel mogelijk zelf, maar indien nodig schakelen ze door naar een specialist. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om juridische vragen, klachten of vragen naar bepaalde diensten. Johan Vandewalle: “We overwegen om ook voor de contact centra Lync te gebruiken, zodat de medewerkers in Lync de beschikbaarheid kunnen zien van degene naar wie ze willen doorschakelen. Zo kunnen we onze leden sneller helpen. Een andere mogelijkheid die we in de toekomst nog kunnen benutten, is het creëren van federaties met externe partners zoals Dimension Data.”

De ACV-medewerkers die nu al met Microsoft Lync werken, blijken allemaal enthousiast over de nieuwe werkwijze. “We kregen geen enkele negatieve reactie”, bevestigt Johan Vandewalle. “Vooral de jongere generatie is erg enthousiast. De technologie is ook zeer gebruiksvriendelijk. Een opleiding was overbodig, we hebben alleen een korte uitleg gegeven over het opzetten van conference calls met meerdere personen.”

Ondanks de positieve ontvangst van Microsoft Lync, wil het ACV zeker niet overhaast te werk gaan. “Je mag zo’n nieuwe technologie niet te snel invoeren in de hele organisatie”, vindt Johan Vandewalle. “Daarom gaan onze Cisco IP-telefoons voorlopig nog niet de deur uit. Lync betekent dat je op een andere manier gaat samenwerken en volgens ons is het beter om dat stap voor stap aan te pakken. Op die manier gaan de gebruikers ook echt aan de slag met de functies die voor hun taken de grootste meerwaarde bieden.”
Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
3700 medarbejdere

Organisationsprofil
Het Algemeen Christelijk Vakverbond (ACV), in het Frans Confédération des Syndicats Chrétiens (CSC), is een Belgische vakvereniging. De organisatie telt ongeveer 3700 medewerkers en heeft 1,7 miljoen leden.

Situationen
Collaborate more efficient

Løsningen
Microsoft Lync

Fordele
All in one, better communication, work flexible, cost efficient

Software & Services
Lync Online

Industri(er)
Membership Organizations

Land
Belgium

Forretningsbehov
Team Collaboration

Udfordringen
Cloud Services

Languages
Dutch

Partner(e)
Dimension Data