Publiceret: 7/28/2011
Visninger: 189
Bedøm casen:

Administracja Ogólnouczelniana Uniwersytetu Jagiellońskiego Microsoft Exchange Server 2010 przykład wdrożenia platformy u Klienta

Informatycy mówią, że jeśli coś działa, nie należy tego zmieniać. Co jednak zrobić, gdy owo coś działa bezproblemowo od ośmiu lat, a jedyny problem to tak naprawdę kończące się oficjalne wsparcie producenta? Przed takim dylematem stanęła Administracja Ogólnouczelniana Uniwersytetu Jagiellońskiego, użytkująca platformę komunikacyjną Microsoft® Exchange Server 2003.

*
* W Exchange Server 2003 działała poczta i kalendarze. Nie korzystaliśmy z folderów publicznych, formularzy i innych licznych funkcji Exchange 2003. Książki adresowe nie były współdzielone, a skrzynki przechowywane były wyłącznie na serwerze. Środowisko było standardowo skonfigurowane, nie mieliśmy żadnych specjalnych skryptów itp. *

Witold Stępień
Specjalista Informatyk
Sekcja Obsługi Informatycznej Administracji Ogólnouczelnianej UJ

*
„Sprawność administracji przekłada się wprost na jakość pracy uczelni jako całości. Dotychczasowe rozwiązanie działało bez zarzutu, ale ten stan nie mógł przecież trwać wiecznie. Poczta i kalendarze to podstawowe narzędzia pracy administracji. Nie chcieliśmy ponosić niepotrzebnego ryzyka - stąd decyzja o migracji” – wyjaśnia prof. dr hab. Piotr Tworzewski, Prorektor UJ ds. rozwoju.

Przygotowanie procesu migracji zajęło kilka godzin, zaś sam proces migrowania danych ze starego do nowego środowiska zmieścił się w trzech dniach. Taki rezultat udało się osiągnąć pomimo faktu, że nowa wersja Exchange Server wykorzystywała nowy format plików bazy pocztowej, a migracji (i konwersji) podlegała baza wielkości ok. 150 GB.

„Muszę przyznać, że wszyscy byliśmy pod wrażeniem sprawności działania narzędzia do importu poczty wbudowanego w Exchange Server 2010. Gdy jakiejś wiadomości nie dało się przekonwertować automatycznie, narzędzie nie przerywało importu, lecz jedynie oznaczało ją jako problematyczną. Takie wiadomości konwertowaliśmy ręcznie, ale było ich zaledwie kilka” – podkreśla Witold Stępień, Specjalista Informatyk w Administracji Ogólnouczelnianej Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Sytuacja
Administracja Ogólnouczelniana UJ
Administracja Ogólnouczelniana Uniwersytetu Jagiellońskiego to szereg jednostek zajmujących się wsparciem organizacyjnym i administracyjnym Uniwersytetu Jagiellońskiego. W skład administracji wchodzą jednostki podległe Rektorowi, Prorektorom, Kwestorowi i Kanclerzowi. Jedną z jednostek Administracji Ogólnouczelnianej UJ jest Sekcja Obsługi Informatycznej, której podstawowym zadaniem jest wspieranie Administracji pod względem informatycznym.

Narzędzie codziennej pracy
„Poczta i kalendarze to jedno z ważniejszych narzędzi pracy Administracji Ogólnouczelnianej, przy czym dla niektórych osób kalendarz jest w praktyce najważniejszy.. Bardzo wiele osób korzysta z poczty i kalendarzy przy pomocy zarówno programu Microsoft Outlook, jak i przeglądarek WWW oraz za pośrednictwem telefonów komórkowych” – mówi Iwona Gajda, Kierownik Sekcji Obsługi Informatycznej w Administracji Ogólnouczelnianej Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Administracja Ogólnouczelniana UJ do niedawna używała platformy komunikacyjnej Microsoft Exchange Server 2003. I używałaby jej nadal, gdyby nie fakt, że system wdrożony został osiem lat temu i skończyło się dla niego wsparcie techniczne.

„Sprawność administracji przekłada się wprost na jakość pracy uczelni jako całości. Dotychczasowe rozwiązanie działało bez zarzutu, ale ten stan nie mógł przecież trwać wiecznie. Poczta i kalendarze to podstawowe narzędzia pracy administracji. Nie chcieliśmy ponosić niepotrzebnego ryzyka - stąd decyzja o migracji” – wyjaśnia prof. dr hab. Piotr Tworzewski, Prorektor UJ ds. rozwoju.

Dotychczasowe środowisko
Administracja Ogólnouczelniana UJ korzystała dotychczas z Exchange Server 2003, która działała na pojedynczym serwerze x86 IBM z 2 GB pamięci RAM i lokalnymi dyskami. Mimo tak skromnej konfiguracji sprzętowej, Exchange Server 2003 na platformie Windows Server 2003 radził sobie bardzo dobrze, obsługując ok. 300 skrzynek pocztowych o łącznej wielkości ok. 150 GB. Co więcej, na tym samym serwerze działał główny kontroler domeny Administracji Ogólnouczelnianej UJ oraz skaner antywirusowy Symantec. Konfiguracja istniejącego środowiska była, jak mówią informatycy z UJ, bardzo standardowa.

*
* Nasza rola polegała w pierwszym rzędzie na sprawdzeniu, czy istniejące środowisko w jego ówczesnym stanie nadawało się do migracji za pomocą standardowych narzędzi Microsoft. Drugą sprawą było sprawdzenie konfiguracji procesu migracji. Nie jest to proces bardzo trudny, ale nie oznacza to, że nie można popełnić błędów. Chodziło o to, aby migracja nie zaburzyła normalnej pracy Administracji. *

Marek Koźniewski
inżynier
ITSS

*
„W Exchange Server 2003 działała poczta i kalendarze. Nie korzystaliśmy z folderów publicznych, formularzy i innych licznych funkcji Exchange 2003. Książki adresowe nie były współdzielone, a skrzynki przechowywane były wyłącznie na serwerze. Środowisko było standardowo skonfigurowane, nie mieliśmy żadnych specjalnych skryptów itp.” – opowiada Witold Stępień, Specjalista Informatyk w Administracji Ogólnouczelnianej Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Rozwiązanie
Przygotowania do migracji
Informatycy Sekcji Obsługi Informatycznej rozpoczęli przygotowania do migracji od lektury artykułów technicznych na stronach internetowych Microsoft. Znali kolejność kroków, główne ryzyka oraz sposób postępowania w sytuacjach problemowych. Pomimo relatywnie niewielkiej złożoności środowiska, zdecydowali się jednak na zasięgnięcie rady i pomocy firmy zewnętrznej, gdyż priorytetem było zachowanie ciągłości pracy i zminimalizowanie ryzyka utraty jakichkolwiek danych przechowywanych na Exchange Server.

„Nasza rola polegała w pierwszym rzędzie na sprawdzeniu, czy istniejące środowisko w jego ówczesnym stanie nadawało się do migracji za pomocą standardowych narzędzi Microsoft. Drugą sprawą było sprawdzenie konfiguracji procesu migracji. Nie jest to proces bardzo trudny, ale nie oznacza to, że nie można popełnić błędów. Chodziło o to, aby migracja nie zaburzyła normalnej pracy Administracji” – tłumaczy Marek Koźniewski, inżynier z warszawskiej firmy ITSS, która pomogła pracownikom Sekcji Obsługi Informatycznej w migracji środowiska Exchange Server.

Migracja bazy pocztowej
Migracja bazy pocztowej stanowiła ryzyko z kilku powodów. Po pierwsze skala – ok. 150 GB. Po drugie – zmiana formatu danych. Po trzecie – kontroler domeny Administracji Ogólnouczelnianej UJ na tym samym sprzęcie, na którym działało migrowane środowisko Exchange 2003. Mimo tych uwarunkowań, migracja potoczyła się sprawnie.

„Nasza instalacja Exchange nie była bardzo duża, ale trudno też ją uznać za małą, zwłaszcza pod względem wielkości bazy pocztowej. W naszej organizacji występuje bardzo realna potrzeba przechowywania wiadomości nawet sprzed kilku lat. Prawdę mówiąc, skala bazy pocztowej była jednym z największych potencjalnych wyzwań procesu migracji – obawialiśmy się problemów. Okazało się jednak, że problemów praktycznie nie było” – mówi Witold Stępień.

Proces kopiowania wiadomości z dotychczasowej bazy pocztowej do bazy w nowym formacie zawartej w Exchange Server 2010 trwało łącznie ok. 3 dni. W tym czasie pracownicy Administracji Ogólnouczelnianej UJ pracowali w normalnym trybie. Podczas konfigurowania procesu migracji konieczny był tylko jeden restart starego środowiska i odbył się on poza normalnymi godzinami pracy Administracji.

„Muszę przyznać, że wszyscy byliśmy zadowoleni ze sprawności działania narzędzia do importu poczty wbudowanego w Exchange Server 2010. Gdy jakiejś wiadomości nie dało się przekonwertować automatycznie, narzędzie nie przerywało importu, lecz jedynie oznaczało ją jako problematyczną. Takie wiadomości konwertowaliśmy ręcznie, ale było ich zaledwie kilka” – mówi Witold Stępień.

*
* Nowe środowisko podoba się użytkownikom – Outlook Web Access w wersji 2010 jest bardzo dobrym narzędziem, z którego można także wygodnie korzystać również za pośrednictwem telefonu komórkowego. *

Iwona Gajda
Kierownik Sekcji Obsługi Informatycznej
Administracja Ogólnouczelniana UJ

*
Nowe środowisko
Obawy o stabilność kontrolera domeny okazały się bezpodstawne. Wszystko działało jak należy. Kontroler pozostał na dotychczasowym serwerze, ponieważ nie jest to system podlegający dużym obciążeniom. Środowisko Exchange Server 2010 zostało posadowione na nowym serwerze HP z 12 GB pamięci RAM. Nowy serwer otrzymał także najnowszą wersję serwerowego systemu operacyjnego Microsoft – Windows Server 2008 R2.

„Nowe środowisko podoba się użytkownikom – Outlook Web Access w wersji 2010 jest bardzo dobrym narzędziem, z którego można bardzo wygodnie korzystać również za pośrednictwem telefonu komórkowego,” – mówi Iwona Gajda.

Podłączenie istniejących aplikacji Outlook 2003, 2007 oraz 2010 do nowego środowiska serwerowego Exchange Server 2010 również odbyło się całkowicie bezproblemowo.

Korzyści
Pracownicy Administracji Ogólnouczelnianej UJ bez problemów używają nowej wersji Exchange Server. Część osób w ogóle nie zauważyła zmiany wersji.. Migracja stanowiła zarówno zabezpieczenie sprawnego wykonywania obowiązków przez ok. 300 osób, jak i inwestycję w przyszłość.

„Exchange Server 2010 to platforma wydajna. Ponadto pozwala na elastyczne skalowanie, zarówno poszczególnych usług, jak i baz pocztowych, a nawet poszczególnych skrzynek. To ważne, bo wersja 2003 stawała się dla nas powoli zbyt ‘ciasna’ – wielkość pojedynczej skrzynki była w niej ograniczona do nieco powyżej niż 1 GB. Nade wszystko jednak, nowa platforma będzie mieć przez kilka najbliższych lat pełne wsparcie techniczne” – podkreśla Iwona Gajda.

Po kilku miesiącach użytkowania nowej wersji Exchange Server 2010 pracownicy Administracji Ogólnouczelnianej UJ są dalej zadowoleni z korzystania z wyżej opisanej platformy.

„Exchange Server to bardzo dobry produkt. Na przestrzeni ostatnich ośmiu lat nie mieliśmy z nim praktycznie żadnych problemów. Najnowsza wersja również działa bez problemów” – mówi Iwona Gajda.
Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
300 medarbejdere

Organisationsprofil

Administracja Ogólnouczelniana Uniwersytetu Jagiellońskiego to sekcja zajmująca się wsparciem organizacyjnym i administracyjnym personelu dydaktycznego oraz studentów UJ.


Situationen

Po ośmiu latach bezproblemowego użytkowania platformy komunikacyjnej Microsoft® Exchange Server 2003 Administracja Ogólnouczelniana UJ zdecydowała się na migrację do najnowszej wersji.


Løsningen

Administracja Ogólnouczelniana Uniwersytetu Jagiellońskiego wdrożyła platformę Exchange Server 2010.


Hardware
  • Aktualne wsparcie techniczne

  • Bezproblemowa praktycznie automatyczna migracja dużej bazy pocztowej

  • Wydajność i skalowalność architektury

  • Bezproblemowe działanie usług poczty i kalendarza


Software & Services
Microsoft Exchange Server 2010

Industri(er)
Education

Land
Poland

Udfordringen
  • Data Warehousing
  • Desktop, Device and Server Management
  • Development
  • Hosted Messaging and Collaboration

Languages
Polish

Partner(e)
ITSS